Een organisatie die niet meer tevreden was over de manier waarop het financiële pakket hen ondersteunde in de bedrijfsvoering. En daarnaast een accountant die de gemeente er op wees dat de onderhoudsovereenkomst met de leverancier niet zomaar telkens verlengd mocht worden en er dus een aanbesteding gestart moest worden. Ziedaar de aanleidingen voor een middelgrote gemeente om Telengy te vragen een advies uit te brengen voor de beste aanpak voor een op te starten aanbesteding. Een opdracht die uitgevoerd is door onze adviseur Henk Albers.

Verlevendigde discussie

Gestart is met groepsgesprekken om te achterhalen welke wensen en eisen vanuit de organisatie gesteld worden aan een nieuwe financiële applicatie. De groepen waren samengesteld uit medewerkers van verschillende afdelingen. Hierdoor verlevendigde de discussie en in de gesprekken bleek al snel dat de ontevredenheid over de applicatie niet alleen veroorzaakt werd door tekortkomingen in het pakket.

Onbenutte mogelijkheden

Vele mogelijkheden die door het pakket wel geboden worden, waren onbekend en werden daarom ook niet benut. In de gesprekken wezen collega’s elkaar daar op. Enerzijds kwam de onbekendheid door gebrek aan kennis (onvoldoende opleidingen), maar anderzijds ook doordat onvoldoende geïnvesteerd werd in het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden en het vertalen van die mogelijkheden naar een betere ondersteuning voor de organisatie. Bij analyse hoe die situatie zo was ontstaan, bleek dat applicatiebeheer al jaren verwaarloosd was.

Investeer in applicatiebeheer!

Het belangrijkste advies was dan ook om te investeren in applicatiebeheer door daar structureel tijd voor te maken (van 0,1 fte naar 1,0 fte). Zonder deze investering zal iedere nieuwe applicatie uiteindelijk opnieuw leiden tot een ontevreden organisatie. Daarnaast is aanbevolen om de gebruikers van de nieuwe applicatie intensiever te betrekken bij de inrichting en voldoende tijd en geld beschikbaar te stellen voor de opleidingen. In de afsluitende presentatie van het advies namen directie en management van de gemeente de aanbevelingen ter harte. Het vervolg zal als een project worden georganiseerd waarbij de aanbevelingen in het projectplan worden verwerkt.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via email: h.albers@telengy.nl.