Herijking middelgrote gemeente
Informatievoorziening krijgt een steeds belangrijkere rol in de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening. Veel gemeenten hebben daarom behoefte aan herijking van de organisatie van de informatievoorziening. Ook een visie op de toekomstige inrichting kan van waarde zijn. Telengy-adviseurs Henk Albers en Ton de Wit hebben voor een middelgrote gemeente de inrichting en het functioneren van de I&A-organisatie onder de loep genomen. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen zijn:
- Maak informatievoorziening expliciet een directie- en managementverantwoordelijkheid.
- Actualiseer visie en beleid op informatievoorziening.
- Professionaliseer de relatie met de IT-dienstverlener.
- Zorg voor nabije ondersteuning in de gebruikersorganisatie.
- Ontwikkel gegevensmanagement en -beheer.
- Bevorder interactie en richt een overlegstructuur in.
Henk en Ton hebben voor deze herijking de papieren werkelijkheid van de organisatie bestudeerd. Deze eerste stap zetten zij aan de hand van diverse beleidsnota’s. De volgende stap betrof het in gesprek gaan met een brede vertegenwoordiging vanuit de organisatie, om zo de échte werkelijkheid te achterhalen. Deze gesprekken vormden een concreet beeld vanuit de praktijk hoe medewerkers, teamleiders, managers en directie de organisatie van de informatievoorziening hebben ervaren.
Belangrijke constateringen waren:
- Vanuit directie en management is onvoldoende aandacht voor, en sturing op informatievoorziening.
- Een niet actueel en niet vastgesteld informatiebeleid.
- Onduidelijkheid over verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
- Gebruikersondersteuning die niet voldeed aan de verwachting.
De bevindingen uit de gevoerde gesprekken zijn vervolgens besproken met en geaccordeerd door de opdrachtgever. In enkele sessies met de geformeerde kerngroep zijn de bevindingen besproken en vertaald naar verschillende aanbevelingen.
Een en ander is uitgewerkt in een advies voor de (her)inrichting van de organisatie van de informatievoorziening. Tevens zijn de zogenaamde groei- en krimpfuncties benoemd ten behoeve van de strategische personeelsplanning. Alles bij elkaar een waardevol en verhelderend proces, resulterend in een praktisch en gedragen adviesrapport waarmee de gemeente verder kan.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers via tel. nr. 06 22 92 24 16 of email: h.albers@telengy.nl of Ton de Wit via tel. nr. 06 22 97 29 46
