Op 1 januari 2019 zal een flink aantal gemeenten gaan herindelen. Een belangrijk onderdeel van zo’n herindelingsproces betreft de harmonisatie van het applicatielandschap. Het is namelijk onwenselijk dat een nieuwe gemeente met meerdere softwarepakketten voor hetzelfde vakgebied blijft werken. Bij bijvoorbeeld Burgerzaken is dat zelfs onmogelijk.

Telengy-medewerkers spelen bij diverse herindelingen een rol als adviseur of projectleider. Zo ook bij de drie gemeenten waarover deze casus gaat. Deze drie gemeenten gaan op in één nieuwe gemeente. Daarbij hebben twee gemeenten een website van leverancier X en de andere gemeente een van leverancier Y. Volgens de opgestelde spelregels betekende dit het selecteren van een nieuwe oplossing via een aanbesteding. Daarom is een projectgroep ingesteld met deelnemers van de gemeenten op het gebied van communicatie en informatiemanagement, ondersteund door een regionaal inkoopbureau.

Marktconsultatie

Na een voorlopige bepaling van de scope is een marktconsultatie georganiseerd met vier leveranciers, zodat een aantal vraagstukken bentwoord kon worden voor de start van de aanbesteding. Zo is bepaald dat de website geen digitaal loket hoeft te bevatten. Met andere woorden: geen aanvraagprocessen met e-formulieren, identificatie via DigiD en eHerkenning, en afrekening via Ingenico. Dit maakte al onderdeel uit van het gekozen zaaksysteem, dat tevens een KlantContactSysteem (KCS) bevat. Een Social Intranet was ook niet nodig, want het systeem dat voor het herindelingsproces is opgetuigd bevalt goed en mag doorgaan. Wel moet de website een Producten en Dienstencatalogus (PDC) bevatten en uiteraard de mogelijkheid om dynamisch toptaken te presenteren.

De aanbesteding

Uit de prijsindicaties bleek dat een Europese aanbesteding niet nodig was. Er is daarom besloten tot een meervoudige onderhandse aanbesteding met dezelfde vier leveranciers. Gekozen is voor selectie op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding, waarbij gebruik wordt gemaakt van de gunningssystematiek ‘gunning op waarde’. Dat betekent dat de totale inschrijfsom verlaagd wordt met een fictieve aftrek, die ‘verdiend’ kan worden door meer toegevoegde waarde te leveren. De projectgroep heeft een mix bepaald van functionaliteit, implementatieplan en de Service Level Agreement (SLA). Daaraan toegevoegd is het verplichte onderdeel Duurzaamheid en Social Return on Investment. Voor de functionaliteit waren 39 wensen opgesteld. Dat lijkt wellicht veel, maar is al veel minder dan de honderden eisen die we een aantal jaren geleden nog wel eens meemaakten.

GIBIT

Daarnaast is dankbaar gebruik gemaakt van de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) zoals opgesteld door de VNG. Ook handig is dat de VNG een generator beschikbaar stelt om overeenkomsten te maken op basis van een groot aantal keuzes. Dat nog niet alle leveranciers zich hierin kunnen vinden, blijkt uit het feit dat een groot deel van de 39 vragen in de Nota van Inlichtingen (NvI) hierover gingen. Een mooie service van de VNG is dat ze standaardantwoorden leveren op vaak gestelde vragen over de GIBIT. Slechts enkele vragen gingen over de eisen en wensen, waaruit bleek dat deze wel duidelijk waren: een voordeel van de gehouden marktconsultatie.

Lessons learned

De beoordeling van de inschrijvingen heeft een duidelijke winnaar opgeleverd. Dat was niet de partij met de hoogste fictieve aftrek, zoals vooraf verwacht was. Dat leverde de vraag op of ‘gunning op waarde’ voor deze aanbesteding de meest optimale variant is geweest. Een belangrijke les voor toekomstige aanbestedingen.

Andere geleerde lessen:

• Een marktconsultatie vooraf heeft veel toegevoegde waarde.
• De GIBIT vangt veel van de contractvoorwaarden af.
• Bij ‘gunning op waarde’ is er geen vaste verhouding tussen prijs en kwaliteit.

De spanning is er in ieder geval af! Het implementatietraject met de winnende leverancier is met groot enthousiasme gestart.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.