In 2018 zijn Henk Albers, Harrie Dahlmans, Eric Leroi en Rik Duijmelinck, allen adviseurs van Telengy, nauw betrokken geweest bij de herindeling van de gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen; sinds 1 januari 2019 de gemeente Beekdaelen.

Informatievoorziening en automatisering

De betrokkenheid van Henk en Eric gold voor alles wat met de informatievoorziening en automatisering te maken had. Bij de voorbereiding van de fusie van de gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen werd in november 2017 als mijlpaal geformuleerd: 

Herindeling afgerond (1 januari 2019)

“De gemeente Beekdaelen gaat van start met bedrijfsvoering, dienstverlening en informatiebeveiliging op orde. Medewerkers zijn werkzaam in hun (nieuwe) functie en beschikken over applicaties die hen daarbij ondersteunen. Administraties van de voormalige gemeenten zijn samengevoegd waar nodig of beschikbaar voor raadpleging. Basisvoorzieningen als e-mail, agenda, tekstverwerking en spreadsheet zijn beschikbaar voor alle medewerkers, zowel op de kantoorwerkplek als op andere apparatuur (tablets, smartphones). Uitbestede diensten zijn voldoende ingeregeld bij externe organisaties en deze leveren die diensten naar behoren.”

De belangrijkste vier trajectonderdelen waren: 

• De informatie- en automatiseringsplanning voor de toekomstige gemeente Beekdaelen.
• De migratie van de gemeenten Nuth en Schinnen naar het Shared Service Center Parkstad-IT.
  
• De aanbesteding en implementatie van een vijftal kernapplicaties ter voorbereiding op de ICT-omgeving van Beekdaelen.
• De technische migratie van Nuth, Schinnen en Onderbanken naar Beekdaelen.
  

Dienstverlening op orde

Henk trad op als programmamanager voor het gehele traject en Eric was projectleider van enkele deelprojecten. Samen met de medewerkers I&A van de gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen zorgden zij er voor dat de geformuleerde mijlpaal werd bereikt: de informatievoorziening en automatisering van Beekdaelen is volledig operationeel zodat er continuïteit is voor de bedrijfsvoering en dienstverlening. Henk vertelt: “Natuurlijk moet er nog het een en ander gebeuren om de informatievoorziening vlekkeloos te laten verlopen, maar als we terugkijken, mogen we heel tevreden zijn. De in 2017 geformuleerde mijlpaalresultaten zijn allemaal behaald. De dienstverlening aan de inwoners en bedrijven is met een stop van enkele dagen tussen kerst en oud en nieuw niet in gevaar geweest.” Eric vult aan: “De ambtenaren konden op 2 januari gewoon aan het werk met hun nieuwe en oude software. Er moet immers nog veel uit 2018 voor de oude gemeenten worden afgehandeld. Daarnaast draait de ICT inmiddels bijna als een zonnetje!” 

Een nieuw zaaksysteem

De rol van Harrie was die van projectleider van de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Op basis van een Europese aanbesteding werd er gekozen voor het zaaksysteem JOIN van de firma Decos, inclusief aanvullende modules voor het klantcontactsysteem en voor meldingen openbare ruimte. Op het moment dat de nieuwe gemeente Beekdaelen haar deuren opende, moest de implementatie van deze drie systemen voltooid zijn. Kortom: implementeren in de hoogste versnelling. 

De drie voormalige gemeenten werkten reeds enkele jaren zaakgericht en maakten daarbij ook gebruik van drie verschillende zaaksystemen met verschillende werkwijzen. Gelukkig was de harmonisatie van de drie werkwijzen en zaaktypecatalogi al gestart en kon begin oktober de inrichting van het nieuwe zaaksysteem worden vastgesteld.  

Kortcyclisch testen

De maand november stond in het teken van inrichten en testen. Dat gebeurde op een kortcyclische wijze, waardoor er snel resultaten werden bereikt en het vertrouwen in een goede afloop bij het projectteam snel groeide. Naast de implementatiewerkzaamheden werd er ook gestart met het opstellen van een opleidingsprogramma en van instructiekaarten voor de medewerkers. Dit alles ter voorbereiding op de livegang tussen kerst en het nieuwe jaar. Hierbij heeft Rik stevig ondersteuning geboden. In die periode zijn alle bestanden uit de oude zaaksystemen definitief geconverteerd naar het nieuwe zaaksysteem, is de inrichting van de testomgeving omgezet naar de productieomgeving, zijn de scanners gekoppeld aan de omgeving en is een koppeling gelegd tussen het zaaksysteem en het vergunningensysteem.

Zowel in het oude als het nieuwe jaar konden medewerkers de trainingen volgen en op 2 januari was het nieuwe zaaksysteem beschikbaar voor de medewerkers. Daarna volgde nog de koppeling met de landelijke voorzieningen waarna eind januari geconcludeerd kon worden dat de gemeente Beekdaelen succesvol een nieuw zaaksysteem heeft geïmplementeerd. Harrie concludeert: “Dit zegt veel over de betrokkenheid en daadkracht van de projectleden en de leverancier, die deze grote klus in een kort tijdsbestek hebben gerealiseerd. Chapeau!” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via email: h.albers@telengy.nl.