Per 1 januari 2019 is de nieuwe gemeente Hoeksche Waard (± 86.000 inwoners) ontstaan uit de vijf voormalige gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen. Telengy-adviseur Jacob Ubbels was bij deze herindeling verantwoordelijk voor de harmonisatie en implementatie van het zaaksysteem. 

Harmonisatie zaaksysteem 

Het zaaksysteem is in de nieuwe gemeente Hoeksche Waard een belangrijke applicatie voor de bedrijfsvoering. Dit komt omdat de meeste processen als zaken worden afgehandeld en dat daarbij alle documenten centraal worden geregistreerd. Daarnaast worden er ook enkele specifieke processen volledig met het zaaksysteem afgehandeld. Denk hierbij aan leerlingenvervoer, subsidies, inkoop, contractbeheer en het bestuurlijk besluitvormingsproces. Telengy kreeg in het kader van de herindeling de opdracht om het zaaksysteem van de vijf verschillende gemeenten te harmoniseren en te implementeren. 

Aanpak 

Omdat het zaaksysteem vele processen ondersteunt, en veel raakvlakken heeft met andere disciplines, is het noodzakelijk om aan het begin van het traject nauwkeurig de scope te bepalen. De belangrijkste onderdelen in de aanpak waren de contentmigratie, de koppelingen, het harmoniseren en inrichten van de specifieke werkprocessen, het ontwikkelen van sjablonen en het uitwerken en inrichten van het bestuurlijk besluitvormingsproces. “Omdat de deadline van de herindeling hard is en er ontzettend veel werk moest plaatsvinden in een korte tijd, hebben we aan het begin besloten om de ambities realistisch te houden en echt alleen de focus te leggen op die onderdelen die op 1 januari 2019 per se gereed moeten zijn,” zo vertelt Jacob. 

Teamwork 

Nu de herindeling een feit is, is het project nog niet helemaal klaar. Na 1 januari werd duidelijk dat de nieuwe werkwijze nog door de gebruikers in de praktijk moet worden gebracht. De komende maanden wordt hier nog extra op ingezet. 

Het succes van het project is vooral voortgekomen uit teamwork. Jacob stelt: “Als projectleider had ik het geluk en genoegen om met enkele goede medewerkers uit de verschillende gemeenten een krachtig te team te vormen. Door hun enthousiasme, en vooral ook praktische kennis en vaardigheden, is het ons gelukt om in een jaar tijd de bedrijfsvoering van vijf verschillende gemeenten te harmoniseren. Het zaaksysteem in de Hoeksche Waard is nu volledig operationeel, en daar zijn we als projectteam super trots op!” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl.