Telengy-adviseurs Ron van Dijck en Stella Mol zijn betrokken geweest bij het aanbesteden, inrichten en implementeren van het zaaksysteem van de gemeente Molenlanden.  

Zaakgericht werken en 360 graden klantdossier: de aanbesteding en implementatie

Ron heeft het project rondom zaakgericht werken en het 360 graden klantdossier gestart met het opzetten van een Europese aanbesteding voor het zoeken naar een goede applicatie. Er was een aantal eisen die de aanbesteding risicovol maakte: 

• De applicatie moest gebaseerd zijn op Microsoft Dynamics/Sharepoint.
• De applicatie moest in de “eigen” cloud (tenant) van de gemeente Molenlanden draaien.
  

Uiteindelijk is er maar één leverancier geweest die heeft ingeschreven: QNH. Na het zorgvuldig nakijken van alle eisen, was helder dat het systeem van QNH ook daadwerkelijk voldeed. In de zomervakantie kon vervolgens gestart worden met de implementatie van het zaaksysteem, klantcontactsysteem en 360 graden klantdossier. Ron vertelt: “De grote uitdaging was het opzetten van de processen rondom Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Deze processen waren in het oude systeem van gemeente Molenwaard (Mozard) ook volledig ingericht. Aan het einde van 2018 was het grootste gedeelte van de zaken (Postproces, KlantContact, Bestuurlijke besluitvorming, VTH, MOR, Bezwaar en Beroep) ingericht. De dienstverlening en bedrijfsvoering waren hierdoor operationeel” 

Communicatie en training

De laatste maanden voor de herindeling heeft Stella het project ondersteund, met name op het gebied van communicatie en trainingen. Wat zij heeft opgemerkt is dat door de tijdsdruk van een herindeling en alles wat er nog gedaan moet worden, het voor het projectteam nog heel ver weg lijkt om al na te denken over training en communicatie: “De deadline staat natuurlijk vast en geeft veel tijdsdruk bij het projectteam om alles af te krijgen. Het is logisch om ernaar te streven dat bij livegang de inrichting van het nieuwe systeem minimaal dezelfde functionaliteit en kwaliteit biedt als de oude systemen deden. En bij voorkeur natuurlijk nog veel meer en beter; de ambities van Molenlanden rondom digitaal en zaakgericht werken liggen heel hoog. Als het projectteam realiseert dat voor hun gevoel zelfs ‘het minimale’ niet 100% af gaat zijn vóór 1 januari, is dat heel moeilijk te accepteren”. 

Helaas is het bij een herindeling niet mogelijk om de tijdsplanning aan te passen. Toch heeft het projectteam in december gemotiveerd drie weken trainingen gegeven en was er een hoge opkomst. Weliswaar was er nog geen perfect ingericht systeem, maar de basis stond en daar kon al goed mee geoefend worden. Er is duidelijk en eerlijk gecommuniceerd aan de organisatie wat er bij livegang wel en (nog) niet operationeel is. Stella vertelt: “De eerste reacties op het zaaksysteem waren positief, ik denk mede doordat de verwachtingen goed neer zijn gezet. Verder merkte ik op dat het heel belangrijk is bij een herindeling om te zorgen dat je medewerkers niet overbelast met jouw project. Er lopen tig projecten en tegen het einde van het jaar gaat alles zich meer en meer opstapelen. Het is dus belangrijk om je planning goed af te stemmen met andere projecten. Al met al heb ik veel respect voor hoe het projectteam de laatste maanden richting de herindeling heeft gewerkt. Een belangrijke succesfactor hierin was denk ik dat het projectteam bestaat uit een goede combi van zeer gemotiveerde ervaren medewerkers, jonge ambitieuze medewerkers en de nodigde sturing en kennis van externen.” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.