Na een jarenlange samenwerking tussen de gemeenten Bergambacht, Nederlek, Ouderkerk, Schoonhoven en Vlist (ook wel de ‘K5-gemeenten’), heeft het parlement besloten tot een herindeling k5-gemeenten per 1 januari 2015 tot de gemeente Krimpenerwaard.
De samenwerking is op verschillende terreinen reeds vormgegeven in een gemeenschappelijke regeling. ICT is één van die terreinen, met een afdeling van 12 medewerkers waaraan Henk Albers, adviseur van Telengy Management en Advies, vanaf begin 2013 als manager leiding geeft. In de afgelopen jaren is een gezamenlijk datacentrum en een eigen uitwijklocatie ingericht. Alle locaties zijn verbonden via een eigen glasvezelnetwerk. Ook op het gebied van de applicaties is al het nodige geharmoniseerd. Op bijna alle vakgebieden gebruiken de gemeenten dezelfde applicaties, echter nog steeds in een eigen (gescheiden) omgeving.
Het besluit om daadwerkelijk te fuseren is pas in een laat stadium genomen. Feitelijk zijn de voorbereidingen daarvan begin 2014 begonnen. Onder toezicht van een stuurgroep, bestaande uit de bestuurders van de vijf gemeenten, heeft een projectgroep van gemeentesecretarissen de dagelijkse leiding over het proces om te komen tot één gemeente. Daarvoor zijn 18 verschillende werkgroepen geformeerd. Eén van deze werkgroepen is de werkgroep ‘Informatievoorziening en Automatisering’ (I&A). Vanwege zijn ervaring in andere herindelingstrajecten is Henk Albers gevraagd de voorzittersrol van de werkgroep I&A op zich te nemen, naast zijn functie als afdelingshoofd ICT. Het doel: ervoor zorgen dat de informatievoorziening en automatisering op 1 januari 2015 naar behoren functioneert.
Alhoewel (door de jarenlange samenwerking) veel zaken al geharmoniseerd en beschikbaar zijn, dient er toch nog het nodige te gebeuren. Zo is er een project om de werkplekken te transformeren van een traditionele omgeving met Windows XP naar een geavanceerde omgeving met Windows 7 met virtuele servers. Daarnaast dienen er virtuele werkplekken te komen en een goede beveiligde oplossing om ook thuiswerken mogelijk te maken. Deze projecten zijn in de eerste helft van 2014 versneld en succesvol afgerond. Dit was van belang, omdat in de tweede helft van 2014 de werkzaamheden voor de herindeling veel tijd, aandacht en energie kosten. Om de verschillende administraties (burgerzaken, financiën, begraafplaatsen, belastingen, BAG, openbare ruimte, etc.) van de gemeenten samen te voegen, zijn de afspraken met de diverse leveranciers inmiddels gemaakt. Daarvoor is een detailplanning voor de tweede helft van 2014 opgesteld. Dit dient als een routeplan voor de vele werkzaamheden.
Qua huisvesting is duidelijk dat de medewerkers van de nieuwe gemeente zeker niet in één gemeentehuis gehuisvest zullen worden. Een aantal van de bestaande gebouwen zal worden aangepast, zodat dienstverlening op verschillende locaties plaatsvindt. Daarbij wordt ook overgeschakeld op een meer flexibel werkplekconcept. De ‘eigen’ werkplek bestaat in de nieuwe gemeente niet meer en die keuze heeft uiteraard ook consequenties voor de inrichting van die werkplekken. Complex is de samenvoeging van documentmanagementsystemen en het creëren van een nieuwe uniforme inrichting van het zaaksysteem. Het streven is om de fysieke archieven van de vijf gemeenten zoveel mogelijk af te sluiten en vanaf de datum van herindeling uitsluitend nog een digitaal archief op te bouwen.
Naast de vele praktische zaken die tenminste voor 1 januari 2015 afgerond moeten zijn, heeft de werkgroep ook de opdracht om het informatiebeleid voor de nieuwe gemeente in de steigers te zetten. In 2015 dient er een informatiebeleidsplan vastgelegd te worden door de nieuwe gemeenteraad. Hierdoor kan de gemeente Krimpenerwaard vanaf 2015 gaan werken aan verdere verbetering van bedrijfsvoering en dienstverlening met behulp van moderne ICT.
Meer informatie?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl .
