In 2013 werd bekend dat de gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek (ook wel de ‘MUG’-gemeenten) per 1 januari 2015 samengaan als één nieuwe gemeente. Lizette van der Velden is als adviseur van Telengy betrokken bij de herindeling van de MUG-gemeenten.

De MUG-gemeenten werken op ICT-terrein al jarenlang intensief samen. De hardware staat in één ruimte in Groesbeek en vanuit daar worden de benodigde ICT-werkzaamheden gezamenlijk verricht. De servicedesk is gevestigd in Groesbeek. Daarnaast kenden de MUG-gemeenten voor de ICT  al een gezamenlijke aansturing, meerjarenplan en meerjarenbegroting. Wat stelt herindelen dan nog voor vanuit ICT-oogpunt?

Er wordt samengewerkt en afgestemd, maar iedere gemeente heeft haar eigen applicaties. Wanneer men kiest voor een specifieke applicatie, wordt deze bij iedere gemeente geïmplementeerd. Bij de MUG-gemeenten is het in het afgelopen jaar gelukt om de inrichting op leveranciersniveau vrijwel gelijk te houden, waardoor de integratie wat eenvoudiger wordt. In 2013 zijn de MUG-gemeenten gestart met de voorbereiding. Vragen hierbij waren destijds: Waar wil de gemeente staan op 1 januari 2015? Hoe gaat het applicatielandschap van de nieuwe gemeente eruit zien? Welke keuzes kunnen worden gemaakt? Wat wil de gemeente bereiken? Wat kan behouden worden en wat moet anders?

Anno juli 2014
Waar staan de MUG-gemeenten anno juli 2014?

De gebouwen
Per 1 januari 2015 sluit het gemeentehuis in Ubbergen. De ambtenaren uit de gemeente Ubbergen komen in Groesbeek te werken. Het gemeentehuis van Millingen aan de Rijn blijft intact als servicepunt. Vanuit de ICT-afdeling wordt nagedacht over de gekozen werkplekinrichtingen, over de faciliteiten in alle spreekkamers en het gebruik van een raadzaal. Er is inmiddels gekozen voor een ‘standaardwerkplekinrichting’, zodat de meeste ambtenaren op een willekeurige werkplek aan de slag kunnen. Daarnaast wordt gezorgd voor beter Wi-Fi-bereik in het gehele gemeentehuis. De huidige faciliteiten voldoen simpelweg niet langer aan de behoeften van deze tijd.

De systemen
Ondanks de voorbereiding van de herindeling gaan de lopende werkzaamheden van de drie individuele gemeenten gewoon door. Voor 2014 was een uitbreiding van systemen noodzakelijk om een vierde omgeving voor de nieuwe gemeente op te kunnen starten.

De applicaties

• Het gewenste applicatielandschap van de nieuwe gemeente is in beeld gebracht.
• De adviseur heeft met alle beoogde afdelingshoofden afgestemd welke applicaties voor de nieuwe gemeente moeten worden ingericht.
• De adviseur heeft met alle huidige leveranciers gesprekken gevoerd over de migratie van drie verschillende applicaties naar één gezamenlijke applicatie. In deze gesprekken is inhoudelijk besproken wat hierbij komt kijken, de aanpak, de hoeveelheid werk en een inschatting van de kosten.
• Er is bepaald wat wordt meegenomen van de oude applicaties van de drie individuele gemeenten naar de nieuwe situatie en wat overboord kan. Een project op zich!

De projecten
In het kader van de herindeling zijn keuzes gemaakt, waardoor ook het applicatielandschap verandert. Een voorbeeld is de complete uitbesteding van de WABO aan het ODRN. Dit heeft gevolgen voor de mensen, maar ook voor de informatievoorziening bij de gemeente. Ook in het kader van de drie decentralisaties worden keuzes gemaakt. Een voorbeeld hiervan is de oprichting van het werkbedrijf, waardoor werkzaamheden regionaal uitgevoerd gaan worden. Dit maakt afstemming met de geplande herindelingswerkzaamheden noodzakelijk. De adviseur van Telengy zorgt ervoor dat de nieuwe gemeente voldoet aan de NUP-verplichtingen.

De betrokken Telengy-adviseur is voorzitter van de werkgroep ICT en dient ervoor te zorgen dat alle applicaties van de nieuwe gemeente op tijd in de lucht zijn. Daarnaast is het van belang dat de verplichtingen ten aanzien van de basisregistraties worden nagekomen. En minstens zo belangrijk: dat de medewerkers goed aan de slag kunnen op hun nieuwe werkplek, met de benodigde applicaties: Nu ter voorbereiding op de herindeling, in januari voor de uitvoering van hun dagelijks werkzaamheden.

Hiermee is geschetst wat er zoal komt kijken bij een herindeling op ICT-gebied. Telengy  ondersteunt zeer regelmatig soortgelijke samenwerkingsverbanden en herindelingen. Op dit moment is Telengy niet alleen actief bij de MUG-gemeenten, maar bijvoorbeeld ook bij de herindeling van de K5-gemeenten en RID De Liemers.

Meer informatie?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy en betrokken bij de herindeling van de MUG-gemeenten. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06-15479294 of via email: l.v.d.velden@telengy.nl.