Bij de start van de fusiegemeente per 1 januari 2017 heeft Gemeente Meierijstad haar 600 medewerkers voorzien van een moderne i-uitrusting. Daarmee hebben de medewerkers alle hulpmiddelen in handen om plaats-, tijd- en werkplekonafhankelijk te werken. Het plaatsonafhankelijk werken vergt extra aandacht omdat de telefonische dienstverlening en bereikbaarheid daar niet onder mag lijden. Dit is voor de directie in 2018 de reden geweest om de iPhone standaard in de i-uitrusting op te nemen. De uitrol van de laatste 200 iPhones is inmiddels afgerond. 

Om meer dan 100 medewerkers per dag te voorzien van een iPhone en gedegen gebruikerstraining is een goede voorbereiding noodzakelijk, vertelt Frank Huijbregts van Telengy. Als adviseur en projectleider heeft hij zowel het inkooptraject als de uitrol begeleid. Voor de uitrol is samen met de klant en leverancier SISO een draaiboek voor de uitrol opgesteld.

Draaiboek uitrol

In het draaiboek is aandacht besteed aan de volgende aspecten: 

• Logistiek 
• Geautomatiseerde registratie  
• Testen  
• Communicatie 
• Training 
• Nazorg 

Logistiek 

Leverancier SISO heeft de iPhones op eigen locatie voorbereid. Daar zijn de iPhones opgeladen, voorzien van een glazen screenprotector, getest op werking en voorzien van een geactiveerde simkaart. 

Geautomatiseerde registratie 

Via een slim geautomatiseerd registratiesysteem was het voor medewerkers mogelijk om zelf een geschikt moment te kiezen waarop zij de iPhone in ontvangst wilden nemen en de training wilden volgen. Na het inplannen werd direct een gepersonaliseerde bevestigingsmail met reserveringsnummer, locatie, datum en tijd verstuurd. Medewerkers meldden zich vervolgens bij de uitgiftebalie waar de gebruikersovereenkomst digitaal werd ondertekend. Tot slot ontvingen medewerkers en de afdeling P&O direct na ondertekening via e-mail een digitaal exemplaar van de overeenkomst. 

Testen  

De iPhone is zeer populair in de consumentenmarkt. Met de Enterprise-tools van Apple, het Device Enterprise Program (DEP), het Volume Purchase Program (VPP) en een Mobile Device Management systeem (MDM), is de iPhone ook geschikt voor gebruik in de zakelijke markt. Met deze tools worden de 600 iPhones inclusief de business-apps op afstand geïnstalleerd en beheerd. Daarnaast is het voor de installatie en configuratie van de iPhone en apps belangrijk voldoende internetcapaciteit beschikbaar te stellen via wifi, 4G of een combinatie daarvan.  

Het gebruik van de bovenstaande beheertools maakt het mogelijk om 98% van de uitrol te automatiseren. Om het risico op verstoringen tijdens de uitrol zoveel mogelijk te beperken, is de uitrol vooraf stap voor stap getest op een goede werking. 

Communicatie 

Het tijdig en herhaaldelijk communiceren over de aanpak en beoogde planning voorkwam een lage opkomst en beperkte het aantal vragen vanuit de organisatie. Herhaaldelijk zijn er berichten op het intranet en op de verschillende nieuwsschermen geplaatst. Met de leveranciers is daarnaast veelvuldig contact geweest over het draaiboek, de logistiek, de planning en de testwerkzaamheden.   

Training 

Tijdens de training werden medewerkers getraind in het gebruik van de verschillende business-apps. Voor de gemeente Meierijstad was de instructie over de app ‘Skype voor Bedrijven’ een belangrijk onderdeel van de training. Hiermee kan met het vaste toestelnummer worden gebeld. Tijdens de training werden de persoonlijke instellingen zoals pincode, e-mailadres en wachtwoord door de medewerkers zelf ingevoerd. De resterende 98% van de configuratie ging geheel geautomatiseerd. Het advies was om maximaal 25 gebruikers per trainingssessie uit te nodigen. 

Nazorg 

Wellicht verwacht je het niet direct, maar het gebruik van de iPhone en de business-apps vergt, net als bij een laptop, pc en tablet, digitale vaardigheden. Alle medewerkers kregen in anderhalf uur tijd veel informatie. Daarom is de presentatie met de belangrijkste onderwerpen uit de training direct via het intranet beschikbaar gesteld. Een afvaardiging van de servicedesk en de beheerorganisatie heeft deelgenomen aan een van de trainingssessies om zelf te ervaren welke training werd gegeven en welke vragen medewerkers stelden. Hierdoor konden vragen van medewerkers beter en sneller worden beantwoord. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.