Telengy-adviseur Ger Manders heeft afgelopen half jaar (2 dagen/week) de rol waargenomen van clustermanager I&A bij een gemeente van circa 45.000 inwoners. Het team I&A telt 18 fte en bestaat uit de servicedesk, centrale applicatiebeheerders, systeem- en netwerkbeheerders, enkele i/data-adviseurs en de CISO. De ICT is deels in eigen beheer en applicaties zijn deels SaaS. Er zijn ongeveer 125 applicaties, verdeeld over 60-70 leveranciers. Er wordt niet samengewerkt met andere gemeenten op I&A-gebied.

Naast het waarnemen van de clustermanager heeft Ger zich een goed beeld kunnen vormen van de ‘stand van zaken’ en de ‘gang van zaken’ op het gebied van informatisering. De situatie is herkenbaar bij veel gemeenten. Het gaat zoals het gaat; er zijn geen majeure incidenten of problemen. Alles gaat goed zolang het goed gaat. Het (management van het) I&A-cluster is vooral druk met ‘todays troubles’. Reflectie en een blik op ‘tomorrows business’ komt er dan vaak niet van. Veel gaat op de ‘automatische piloot’. Er is weinig gedocumenteerd en geformaliseerd; nagenoeg alles zit in de hoofden van mensen. Het is uiteraard belangrijk om het vele (vooral operationele) dat goed gaat te koesteren. Maar er moeten ook gericht ontwikkelingen aangepakt worden.

Informatiseringsbeleid 2024-2028

Daarom is aan Telengy in de persoon van Ton de Wit gevraagd om een visie te ontwikkelen voor de informatisering. Informatisering is daarbij breed opgevat; zowel de centrale organisatie van I&A, DIV, privacy en security als ook de decentraal georganiseerde functioneel beheerders. Deze taken bij elkaar vragen dagelijks circa 30 fte inzet (1 op de 15 fte van de hele organisatie).
Op basis van stukken, interviews en eigen observaties is een (praktisch) informatiseringsbeleid 2024-2028 opgesteld. Het I-beleid geeft de ontwikkelrichting op hoofdlijnen aan en biedt een referentiekader voor te maken keuzes en uit te voeren projecten op het gebied van informatisering. Dit is tevens vertaald naar een aantal concrete adviezen en aanbevelingen.

Ontwikkelthema’s

Het kenmerkende van het informatiseringsbeleid is dat het niet zozeer gaat over de inhoudelijke keuzes en concrete projecten (het ‘wat’) maar vooral over ‘hoe’ de organisatie met alle ontwikkelingen omgaat en weloverwogen keuzes maakt en prioriteiten stelt. Ontwikkelthema’s voor de i-organisatie zijn o.a.:

• Verduidelijk en versterk de i-organisatie: leg taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast, met name van decentraal functioneel beheer en centraal applicatiebeheer; zorg voor meer exposure/profilering; breng de veranderende i-rollen door Saas/outsourcing in beeld.
• Verbeter de verbinding tussen bestuur, ‘business’ en ‘IT’. Maak duidelijk wat IT kan betekenen voor bestuurlijk/politieke thema’s zoals criminaliteitsbestrijding, armoedeproblematiek, energietransitie en ondermijning.
• Richt portfoliomanagement in voor informatisering, om nadere invulling te geven aan de ontwikkelthema’s en prioriteiten. Daarmee kan de gemeente de gewaardeerde flexibiliteit en pragmatische aanpak behouden. Tegelijkertijd kan op hoofdlijnen gestuurd worden op de geprioriteerde ontwikkelthema’s. Dit past ook bij de huidige tijd waarin ontwikkelingen steeds sneller gaan en voortdurend weloverwogen keuzes nodig zijn.
• Richt projectmanagement in voor informatisering, waarbij tevens het advies is om grote meerjarige projecten te splitsen in kleinere (deel)projecten zodat jaarlijks vanuit portfoliomanagement te beoordelen is welke vervolgstap (nog) wenselijk is.
• Verbeter de financiële processen: expliciteer de inkoopspelregels en de financiële gang van zaken bij implementaties en exploitatie m.b.t. ICT/I&A. Voor een verplichtingenadministratie in, waarmee de ‘forecast’ meer gebaseerd is op feiten in plaats van op onderbuikgevoel.
• Stel administraties/registers op voor contracten, applicaties, systemen en devices en onderhoud deze.
• Werk actief aan digitale fitheid, digitale bestuurskracht en digitale weerbaarheid voor de hele organisatie.

Naast flexibiliteit meer structuur

Het mag en kan allemaal wel wat ‘blauwer’ en gestructureerder. Dat is echt nodig om kansen (m.n. e-dienstverlening) te kunnen pakken en risico’s te kunnen beheersen. De ontwikkelthema’s zijn in de steigers gezet. Het is nu aan de organisatie het momentum te pakken en hier invulling aan te geven.

Ook nog vermeldenswaard is dat modellen als het 9-vlaksmodel van Rik Maes en BiSL nog steeds van waarde blijken te zijn om dergelijke vraagstukken bespreekbaar te maken binnen een gemeente.

Meer weten?

Herkent u de situatie? Bent u ook op zoek naar ondersteuning, wilt u advies of begeleiding bij het ontwikkelen/professionaliseren van uw I&A-organisatie of bij het ontwikkelen van i-visie- of beleid?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roel Ottens, 06 50 43 15 77 of r.ottens@telengy.nl.