Twee middelgrote buurgemeenten werken op het vlak van ICT (lees ‘automatisering’ c.q. de technische infrastructuur) al enige tijd intensief samen en hebben een ICT-omgeving van een goed niveau opgebouwd. Ze maken gebruik van moderne technologie, met virtuele werkplekken dankzij VDI (Virtual Desktop Infrastructure), die stabiel en goed presterend is. Ook het beheer en de servicedesk hebben zich tot een hoog niveau ontwikkeld, waarmee een tevreden gebruikersorganisatie tot stand is gekomen. Daarnaast werken de twee gemeenten nog samen met andere gemeenten op het vlak van informatievoorziening: het I-taakveld. 

Zijn we groot genoeg?

Ondanks deze goede ICT-voorzieningen rijst bij beide gemeenten toch de vraag of ze samen gereed zijn voor toekomst. Kunnen ze met deze omvang de toekomstige ontwikkelingen aan? Hebben ze voldoende kennis en ontwikkelruimte in huis om de vele innovaties te onderzoeken, te implementeren en te beheren? En dit alles te bekostigen? Moet er worden gezocht naar aansluiting bij grote ICT-uitvoeringsorganisaties zoals Shared Service Centers (SSC’s) om bij groei van de ICT-voorzieningen de beheerkosten niet te laten stijgen of wellicht zelfs wat in te dammen? Een uitvoeringsorganisatie die door haar schaalgrootte in staat is om hoogwaardige kennis op te bouwen en te behouden en die de ruimte heeft voor onderzoek en innovatie? 

Advies

Deze gedachten waren aanleiding voor de gemeenten om Telengy te vragen om een advies uit te brengen over het onderbrengen van hun ICT-voorzieningen bij een regionaal SSC. Wat zijn de plussen en minnen van toetreding tot dat SSC, zowel nu als in toekomst?  

Telengy-adviseurs Eric Leroi en Ad van Dijck hebben dit verzoek opgepakt. Na het doorlezen van relevante documenten zoals strategische plannen, I- en ICT-visies, ontwikkelplannen, architecturen, beheermodellen, servicemodellen, DVO’s en SLA’s en kwaliteitsmetingen van zowel de betreffende gemeenten als het aanbiedend SSC, hebben zij gesprekken gevoerd met de juiste mensen binnen de gemeenten en het SSC. Deze gesprekken vonden plaats op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Het doel van de gesprekken was meerledig: 

• Analyseren wat het ICT-niveau in de gemeenten en bij het SSC is.
  
• Analyseren hoe de beheermodellen zijn ingericht en worden uitgevoerd, zowel bij de gemeenten als het SSC.
• Analyseren hoe de serviceorganisaties opereren, zowel bij gemeenten als SSC.
• Achterhalen wat de verwachtingen omtrent technologische innovatie en service bij de gemeenten zijn.
  
• Achterhalen hoe de innovatiekracht van het SSC is en welke rol de nieuw aan te sluiten gemeenten daarin spelen.
• Onderzoeken wat de veranderkracht van het SSC is: hoe Lean zijn zij in het snel aanbieden van nieuwe gewenste functionaliteiten, oftewel: kunnen zij daarin een korte ‘time-to-market’ bieden.
• Achterhalen welke visie het SSC heeft in het samenspel tussen de informatiekant (die bij de gemeenten ligt) en de automatiseringskant (die dan bij het SSC zou komen) indien deze scheiding wordt gemaakt.
• Onderzoeken hoe het SSC haar positie over 5 jaar ziet.

Technische verbeterslag

Allereerst bleek dat de technische verbeterslag, waar het SSC met haar huidige gebruikers nog middenin zit, van invloed was op de toetredingsmogelijkheden. Dit behelst een omslag naar een zeer moderne ICT-infrastructuur met goede beheervoorzieningen en een hoge beveiligingsgraad. Een omslag waarin van meerdere ICT-omgevingen van alle deelnemende gemeenten, die allemaal separaat moeten worden beheerd, naar één beheeromgeving voor alle deelnemende gemeenten werd gegaan. Deze forse verandering maakt het minder makkelijk om nieuw toetredende gemeenten direct mee te nemen. 

Hoe kijkt het SSC aan tegen de toekomst?

In de gesprekken met het SSC is vooruitgekeken naar de veranderingen die het nu al oppakt en nog verder wil oppakken, met een doorkijk naar de positie van het SSC over vijf jaar. Hierbij werd ingegaan op hoe het SSC omgaat met snel innoveren. Ook werd besproken hoe het SSC ervoor zorgt dat nieuwe maatschappelijke en technologische ontwikkelingen worden vertaald naar nieuwe ICT-voorzieningen en functionaliteiten, die de deelnemende gemeenten direct kunnen inzetten voor hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Met andere woorden: biedt het een korte time-to-market?   

Het is dus zoeken naar een balans tussen een uniforme, stabiele en makkelijk te beheren ICT-omgeving met lage beheerkosten enerzijds en het snel inzetten van de allerlaatste technologische innovaties anderzijds. Veel SSC’s hebben met veel overleg en inzet alle deelnemers in een uniforme architectuurlijn gekregen en proberen met harmonisaties de beheerkosten zo laag mogelijk te houden. Het is niet makkelijk om deze afspraken steeds weer op te breken met nieuwe ontwikkelingen. Het is daarbij moeilijk om Lean te reageren op de continue veranderingen binnen een strategie om alle ICT uniform en binnen de gemaakte architectuurafspraken te laten passen. Efficiënt beheren en daarnaast ook snel anticiperen op innovaties vragen veelal verschillende organisatiemodellen en strategieën. 

De cloud

Een tweede aspect dat doet nadenken zijn de snelle cloud-ontwikkelingen. Steeds meer ICT-leveranciers, ook die in de gemeentespecifieke markt, bieden hun functionele oplossingen in de cloud aan. Deze oplossingen draaien in een ICT-omgeving bij de aanbieders of bij grootschalige en gespecialiseerde outsourcingaanbieders waarmee zij een partnerschap hebben. Gemeenten hebben dus steeds minder servers en andere ICT-voorzieningen nodig waarop de applicaties draaien. De behoefte aan het gebruiken van een serverpark en bijbehorende voorzieningen bij een gezamenlijk regionaal SSC neemt daarmee ook in hoog tempo af. Gemeenten moeten zich afvragen of ze niet meer moeten inzetten op het toenemende cloud-aanbod voor hun commodity-werkplekken, en zelfs of ze hun ICT niet bij een grote landelijke of op wereldniveau opererende professionele aanbieder moeten gaan afnemen. Dat kunnen ook aanbieders zijn die dit niet gemeentespecifiek aanbieden, omdat dit bijvoorbeeld voor een werkplekomgeving niet nodig is. Daarmee is tevens meer kans op zeer lage prijzen.   

Pas op de plaats

Al met al hebben de twee gemeenten vanwege deze laatste ontwikkelingen en de grote verbeterslag die het SSC nu maakt, besloten om even te wachten met aansluiten in 2018. Daarbij speelt mee dat de gemeenten in hun samenwerking ook goede stappen voorwaarts hebben gezet en kunnen leunen op een eigen moderne ICT-omgeving van hoog niveau. Over enkele jaren zullen zij met de nieuwe omstandigheden nogmaals onderzoeken of toetreden alsnog zinvol is.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.