Wanneer u gaat samenwerken op ICT-gebied (of in bredere zin: gaat herindelen) komt er veel op u af. Vaak verspreidt het nieuws van de samenwerking zich snel en kunt u binnen de kortste keren tientallen afspraken maken met geïnteresseerde marktpartijen. Hoe houdt u hierop grip zonder uzelf te kort te doen bij het vergaren van de noodzakelijke informatie uit de markt?

Ron van Dijck, senior ICT adviseur: “Voor de Gemeente Gennep heb ik de gemeentelijke herindeling en later de ICT-samenwerking begeleid. Samen met de I&A-coördinatoren van de gemeenten Bergen en Mook en Middelaar hebben wij geanalyseerd wat er op ons af zou komen. Al snel werd duidelijk dat we voor de ‘markt’ een zeer interessante positie innamen. We werden namelijk overdonderd door partijen die met ons wel eens van gedachten wilden wisselen over wat volgens hen de beste ICT-strategie zou zijn.

Inkoopdynamiek

We kwamen er al snel achter dat we eerst zelf een goed beeld moesten hebben van wat we wilden bereiken, maar ook dat we, gezien de opdrachtgrootte, een Europees aanbestedingstraject in zouden gaan, dat door de te volgen wet- en regelgeving een andere inkoopdynamiek met zich mee zou brengen. Ook hadden we te maken met drie ICT-organisaties die in elkaar geschoven moesten worden. De medewerkers van deze organisaties moesten aan elkaar wennen, zich thuisvoelen en met de reeds opgebouwde kennis ook naar de toekomst toe een professionele dienstverlening overeind houden. We moesten dus zelf de controle houden en ons niet laten leiden door de marktdynamiek.

Marktconsultatie

Om de informatiestroom op gang te houden en de teams samen te laten ontdekken wat voor hen de beste nieuwe situatie zou zijn, hebben we gebruik gemaakt van het instrument ‘marktconsultatie’. Tijdens de marktconsultatie zijn diverse marktpartijen uitgenodigd om hun visie te geven op de markt en onze specifieke situatie. Hierbij lag het initiatief en de vraagstelling altijd bij het team. Iedere marktpartij kreeg hierbij dezelfde uitgangspositie en er werd nadrukkelijk duidelijk gemaakt dat hun deelname aan de consultatieronde geen voordelen zou brengen in een eventuele aanbestedingsprocedure.

Resultaat

Tijdens de marktconsultatie konden op deze wijze verschillende onderwerpen en concepten worden behandeld. Na de consultatieronde is uiteindelijk in de eigen organisatie (met ondersteuning en advisering vanuit Telengy) een definitieve keuze gemaakt over de te kiezen concepten waar het hele team zich achter schaarde. Hiermee was de verbondenheid in het team ook gerealiseerd. De gedegen informatie-uitwisseling heeft uiteindelijk geleid tot een succesvolle aanbesteding.”