Gemeenten zijn de afgelopen jaren volop bezig geweest om hun sociaal domein zodanig in te richten dat ze de 3 decentralisaties zo goed als mogelijk op de rit krijgen. Her en der zijn Sociale teams, Gebiedsteams, Wijkteams, Jeugdteams en andere varianten uit de grond gestampt, samengesteld uit eigen (regelmatig nieuw aangetrokken) medewerkers of bemenst vanuit de verschillende ketenpartners, waarmee overeenkomsten gesloten zijn. Ook voor veel ketenpartners heeft deze operatie grote gevolgen gehad waarbij sommigen zelfs omgevallen zijn.

Onzekerheid zorgt voor stress

Processen zijn ingericht, zonder dat duidelijk was hoe zij precies zouden moeten gaan lopen. Er bestond simpelweg nog veel onzekerheid over de gevolgen van de nieuwe taken. Veel gemeenten zijn nu bezig met een evaluatie en bijstelling van de organisatie en processen. Ook de administratieve gevolgen waren vooraf moeilijk in te schatten. Wel was bekend dat er veel extra werk op gemeenten af zou komen. En dat hebben we geweten. De PGB-problematiek en de opdrachten en declaraties via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) hebben nog steeds een flinke impact op de werkdruk van veel gemeenten. Bij kleinere gemeenten rust dit meestal op de schouders van een enkeling. Wethouders keken vanaf het eerste kwartaal van 2015 reikhalzend uit naar de eerste cijfers om te bepalen of de veronderstelde grote financiële risico’s zich in werkelijkheid voordeden.

Softwareondersteuning voor regisseurs

Te midden van deze hectiek is het natuurlijk van belang dat alle aangepaste en nieuwe processen goed ondersteund worden door adequate software en dat deze software in staat is om de gewenste en zich snel wijzigende bestuurs- en managementinformatie op te leveren. Voor de ondersteuning van de Sociale teams met passende software hebben zich wel meer dan 20 leveranciers aangediend, die zich allen op dit nieuwe gat in de markt gestort hebben. De VISD (Verkenning Informatiesystemen Sociaal Domein) voorzag ons van het etiket ‘Regiesysteem’.

Een onderzoek in de GEMMA-softwarecatalogus van KING laat inmiddels zien dat slechts een handvol leveranciers kans heeft gezien om minstens 10 gemeenten aan zich te binden. Naast de ‘usual suspects’ Centric en PinkRoccade zijn dat LostLemon, Solviteers, Topicus en ZorgNed. Gemeenten die voor één van de andere leveranciers gekozen hebben, mogen zich gerust zorgen maken over de continuïteit van hun software. Dat de ‘grotere’ leveranciers ook niet bij elke klant goed scoren, blijkt uit het feit dat er nu al gemeenten zijn die een overstap overwegen. Voor een langdurige doorontwikkeling en ondersteuning door een leverancier zijn toch zeker tientallen klanten nodig. En dan zien we natuurlijk nog gemeenten die ervoor gekozen hebben om het regiesysteem vorm te geven in hun zaaksysteem, om kosten voor een dedicated systeem uit te sparen of vanuit de overtuiging dat de werkzaamheden in het Sociaal team zaakgericht benaderd kunnen worden.

Betrokkenheid van informatieadviseurs

In de aanloop naar 1 januari 2015 zijn bij de meeste gemeenten en samenwerkingsverbanden nog informatieadviseurs betrokken geweest. Gewapend met de architectuurplaat en de archetypen van VISD konden zij hun positie in de programmaorganisatie innemen. Het lijkt er echter op dat zij inmiddels verder getrokken zijn, wellicht om zich te richten op de Laan van de Leefomgeving en de Generieke Digitale Infrastructuur. Dat wil echter niet zeggen dat alles koek en ei is wat betreft de informatievoorziening in het sociaal domein. In onze eigen praktijk komen we helaas te vaak tegen dat er (dure) software aangeschaft is waar onvoldoende gebruik van gemaakt wordt. Daar waar digitaal werken mogelijk is, voeren papieren dossiers nog steeds de boventoon. De voorbeelden waarbij documenten, die in essentie digitaal zijn, geprint worden om ze daarna door te geven aan een collega, liggen voor het oprapen. Met enige regelmaat worden de papieren dossiers zelfs meegenomen naar een keukentafelgesprek met alle risico’s voor privacyverlies van dien!

Geoliede 3D-machine

Ook komt de digitale dienstverlening maar moeizaam van de grond terwijl er toch steeds betere mogelijkheden verschijnen. De kansen om de processen echt efficiënter te maken én de klant sneller en beter te bedienen laten we onbenut. Hier ligt een schone taak voor het management in het sociaal domein om samen met de informatieadviseurs door te pakken en zowel de eigen gemeente als de burger te geven waar ze recht op hebben: een goed geoliede machine waarin de professionals zich helemaal kunnen richten op de echte doelstellingen van de 3D’s.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.