Deze artikelen zijn tot stand gekomen door observaties van collega’s en informatiemanagers in het wild.

In 2022/2023 heeft een informatiemanager aan kennis en projectmanagementvaardigheden niet meer genoeg. De informatiemanager is een ambassadeur geworden van digitalisering en digitale technologie. Hij/Zij beweegt zich tussen afdelingen, groepen, netwerken en organisaties en tot slot vertelt de informatiemanager het mooie verhaal van de samenwerking tussen de mens en digitale technologie om het welzijn van inwoners en de organisatie te verbeteren.

In drie artikelen schrijven Eline van Lieshout en Roel Ottens over nieuwe vaardigheden van een informatiemanager. Deze keer staat netwerken centraal.

Netwerken

Waar een informatiemanager vroeger nog gewoon kon wachten tot advies werd gevraagd, zal deze nu zelf op de hoogte moeten zijn van de laatste ontwikkelingen in de organisatie, regio en in het land om adequaat bij te dragen aan de besluitvorming.

Hier komt de vaardigheid netwerken van pas. Veel mensen denken “netwerken dat is voor populaire sociale dieren”. Niets is minder waar. Netwerken is een puzzel die je als persoon moet leggen om door te krijgen waar en wie de besluiten neemt en welke mensen jouw informatie moeten krijgen om de juiste besluiten te nemen.

Het is belangrijk dat je als informatiemanager aansluit bij netwerken rondom een vraagstuk, probleem, thema, opgave of agenda. Netwerken hebben niet ‘de’ oplossing, maar vormen door middel van een sociaal proces het besluit over het vraagstuk dat jij wil oppakken.

Het netwerk ontwikkelen in de praktijk

Linda van Duiven van de gemeente Kapelle is een informatiemanager die haar netwerk optimaal benut om de laatste ontwikkelingen te volgen en toe te passen bij haar gemeenten. Vanaf 2019 heeft zij, mede via het netwerken, datagedreven werken op de kaart weten te zetten binnen haar gemeente en de Bevelanden-regio. Dit deed zij aan de hand van de volgende stappen:

Stap 1. Welke richting gaan we op? Breng in kaart welke bestuurlijke opgaven er liggen, wetgeving en welke regionale thema’s spelen

Kapelle is een gemeente waar vernieuwing voorop staat. Op deze wijze kan de gemeente unieke dienstverlening blijven verzorgen voor inwoners en blijft de gemeente van waarde voor haar omgeving.

Om op de hoogte te blijven van alle vernieuwingen organiseert Linda in 2019 de regiobijeenkomst Zeeland. Verschillende organisaties delen daar ervaringen en oplossingen op het gebied van informatisering en automatisering. Eén van de thema’s die blijft hangen is de meerwaarde van oplossingen op basis van data.

Stap 2. Wat doet de informatiemanager? Bepaal de rol van de informatiemanager en het raakvlak met de I&A-organisatie

Samen met haar interne opdrachtgever kiest Linda in 2020 het thema datagedreven werken uit om te experimenteren. Linda krijgt het mandaat om een verkenning uit te voeren wat datagedreven werken de gemeente kan bieden.

Binnen de organisatie gaat Linda op zoek naar soortgelijke projecten of projecten met een datagedreven element. Daarnaast gaat zij op zoek naar mogelijke organisatievraagstukken die kunnen worden opgelost door middel van datagedreven werken, een rol die bij de informatiemanager past.

Stap 3. Waar staan we? Bepaal de positie van de gemeente t.o.v. het onderwerp, de ontwikkeling, i-visie en/of het informatiebeleidsplan

Linda gaat met verschillende experts het gesprek aan, dit kunnen organisatieadviesbureaus zijn die meer vertellen over de datavolwassenheid van organisaties of technische consultants die de gemeente voorlichten wat haalbaar is.

Deze informatie houdt zij niet voor zichzelf. In de regio zet zij een werkgroep op. De presentaties/trainingen worden vaak in de werkgroep gegeven en de werkgroep praat elkaar bij over de laatste ontwikkelingen binnen de organisaties. Op deze wijze  ontstaat er een goed beeld welke overeenkomsten er zijn tussen de Bevelandse gemeenten en waar zij gezamenlijk kunnen optrekken.

Stap 4. Waar en wie zijn sleutelfiguren? Identificeer welke personen/netwerken relevant zijn 

In de eigen organisatie is voorlichting nodig over het onderwerp. Mensen zijn niet bekend met datagedreven werken of hebben angst voor potentiële risico’s. In samenwerking met haar interne opdrachtgever brengt zij de interne hoofdrolspelers in kaart, o.a.: het managementteam, het college van B&W, de gemeenteraad. Maar ook de domeinexperts die betrokken moeten worden bij de eerste pilots.

Extern trekt Linda op met verschillende gemeenten, materiedeskundigen, de gemeenschappelijke regeling en leveranciers om de technische randvoorwaarden te organiseren.

Stap 5. Wie nemen er besluiten? Benut de cirkel van invloed

Om zowel de ambtelijke organisatie als de politieke organisatie te informeren organiseert zij informerende sessies. Mede op basis van deze bijeenkomsten wordt besloten om de verdere financiering vast te stellen.

Het lobbyen werpt zijn vruchten af en de gemeente Kapelle gaat aan de slag met een pilot rondom afvalinzameling. De vraag naar expertise op het gebied van data-analyse leidt in 2022 tot een gezamenlijke inhuur van een data-analist met de gemeente Borsele. Daarnaast wisselen de gemeenten verschillende projecten uit.

Resultaat

De gemeente Kapelle heeft in 2022 een datateam dat zowel voor de gemeente als in de regio werkt aan dataoplossingen. De werkgroep bestaat nog steeds en het netwerk wordt steeds verder uitgebreid, onder andere met de Hogeschool Zeeland. Ook de nieuwe leden van het datateam zorgen voor interessante en verfrissende nieuwe relaties. De ontwikkelingen en het delen van oplossingen wordt op deze manier versneld. Voor ons een goed voorbeeld hoe netwerken een informatiemanager versterkt.

Digitale empathie

Het succes van digitalisering wordt voor een groot gedeelte bepaald door bereidwilligheid om mee te werken en gebruik te maken van de digitale oplossing oftewel: digitale empathie. Dat behandelen we een volgende keer.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl,  of Eline van Lieshout 06 14 31 62 03, e.v.lieshout@telengy.nl.