De afgelopen 2 jaar werkte Telengy-adviseur Ger Manders nagenoeg fulltime als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement (IM) bij de gemeente Heerlen.
Bij gemeente Heerlen werken ongeveer 1100 medewerkers. De afdeling IM telt 50 fte, verdeeld over 3 bureaus: het gecentraliseerd functioneel beheer, documentaire informatievoorziening en beleid & projecten. De harde ICT heeft Heerlen ondergebracht bij Parkstad-IT.
De opdracht
De opdracht voor Ger was enerzijds om dagelijks leiding te geven aan de afdeling en de lopende projecten én om een visie/plan uit te werken om de informatievoorziening (IV) binnen de gemeente de komende jaren naar een hoger plan te brengen. Een belangrijk aspect van de dagelijkse gang van zaken was het versterken van de relatie tussen de vakafdelingen en de afdeling IM. Eind 2017 zijn informatie-adviseurs geïntroduceerd die met één been in de vakafdeling staan en met één been in de informatievoorziening en ICT. Met andere woorden: zij moeten de brug slaan en zorgdragen voor ‘business and IT alignment’. Ook in het MT is IV regelmatig geagendeerd. Het is overigens geen eenvoudige opgave om elkaar daarin goed te verstaan en te begrijpen.
Projectenkalender
Een andere uitdaging was om alle IV– en ICT–projecten te managen. Meerdere tientallen projecten stonden in de steigers, liepen of naderden hun afronding. Op basis hiervan is het proces van portfoliomanagement ingericht en wordt er sinds begin 2018 met een projectenkalender gewerkt. Zo krijgt de gemeente steeds meer grip op de projecten, hun samenhang en ook op de investeringen en exploitatiekosten die er mee gemoeid zijn. Eén van die projecten is het zaakgericht werken. Daarnaast bevat de projectenkalender de aanschaf van een nieuw financieel systeem, een nieuw servicemanagementsysteem en de informatievoorziening Omgevingswet, om er maar enkele te noemen.
Informatiebeveiliging en privacy
Ook is in 2018 binnen de afdeling IM met name aandacht besteed aan informatieveiligheid en privacy. De formatie op beide terreinen is fors uitgebreid en er zijn contactpersonen Informatieveiligheid & Privacy aangesteld binnen elke afdeling. Dat bleek trouwens nog geen sinecure; het aantrekken van nieuwe medewerkers was lastig, en het is duidelijk dat de BIG/BIO en AVG de arbeidsmarkt behoorlijk onder druk zetten.
De aandacht vanuit de organisatie voor informatievoorziening en de afdeling IM had de afgelopen jaren te lijden gehad vanwege de destijds aan te komen herindeling met de gemeente Landgraaf, per januari 2019. Noodzakelijke verbeteringen zijn vaker doorgeschoven, want… we gaan herindelen. Zoals wellicht bekend, is deze herindeling eind 2017 stopgezet door de ministerraad.
Reorganisatie
Dat was voor de gemeente aanleiding om uitgestelde verbeteringen ter hand te nemen. In de loop van 2018 is een grootscheepse reorganisatie in gang gezet. Van 14 afdelingen naar 6 domeinen, minder leidinggevenden en een versterking van met name de financiële en de informatiefunctie. Zo is een visie op informatisering ontwikkeld voor de komende 3 jaar, met concrete beoogde resultaten. Ook is antwoord gegeven op de vraag: waar staan we over 3 jaar? Daarnaast is de verbinding gezocht met de maatschappelijke en organisatorische vraagstukken van de gemeente en met op handen zijnde ontwikkelingen en wet- en regelgeving. Hierdoor is tevens een 3-jaars personeelsplan informatisering opgesteld. Dit personeelsplan betekent zowel een behoorlijke capaciteitsuitbreiding (o.a. BI-specialisme) als een ontwikkeling van enkele kennisgebieden (waaronder DIV). Voor het overgrote deel heeft deze personele invulling per afgelopen 1 juli – de datum dat de nieuwe organisatie live ging – vorm gekregen.
Door bovenstaande ontwikkelingen en acties staat informatievoorziening binnen de gemeente nadrukkelijker op de kaart. De organisatie er klaar voor, maar … er is ook nog veel te doen.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ger Manders adviseur/interim manager bij Telengy, via tel. nr. 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl.
