In het Groene Hart van Holland liggen de vijf Krimpenerwaard gemeenten. Deze gemeenten (Schoonhoven, Bergambacht, Nederlek, Vlist en Ouderkerk) zijn door de rijksoverheid flink aangespoord om aan de slag te gaan met verbetering van de e-dienstverlening aan burgers en bedrijven. De Krimpenerwaard gemeenten hebben daarom in oktober 2008 besloten om samen te werken.
Hoe geven we samenwerking vorm?
Met deze vraag ging Telengy eind 2008 van start. Enkele projecten moesten al op 1 januari 2010 ingevoerd zijn. We moesten dus snel aan de slag. Alle vijf gemeenten hadden al een EGEM-I realisatieplan met vergelijkbare doelen opgesteld. Het vaststellen van één gezamenlijke ambitie op het gebied van e-dienstverlening was dan ook een belangrijke eerste stap.
Ambitie en doel
In een gezamenlijke sessie van één dag heeft het management van de vijf gemeenten een antwoord gezocht op een aantal vragen:
- Welk doel streven de gemeenten rondom e-dienstverlening gezamenlijk na?
- Welke vrijheid heeft elke gemeente straks bij de invoering van de projecten?
- Wordt er steeds gewerkt aan één uniforme werkwijze (processen) of zijn er in sommige gevallen toch nog vijf individuele varianten mogelijk? Hoe en door wie wordt deze afweging telkens gemaakt?
- Welke gezamenlijke financiële onderbouwing wordt er gehanteerd?
- Welke projecten krijgen de hoogste prioriteit?
De gemeenten merkten dat er veel winst gehaald kan worden uit de samenwerking. Al na een paar weken waren de contouren van een gezamenlijk EGEM programma zichtbaar. Met een heldere ambitie en een gedragen financiële onderbouwing. Aansturing en verantwoordelijkheden waren benoemd en 12 projecten kregen vorm.
Samen
De samenhang tussen de projecten is belangrijk. Want keuzes in een bepaald project kunnen direct invloed hebben op een ander project. Om hier goed zicht op te krijgen en houden, is een programmastructuur ingericht, de zogenaamde metrokaart.
Communicatie
We zijn nu een jaar verder en er is sprake van een succesvol programma. De betrokkenheid van alle medewerkers in de gemeenten is vergroot door goede communicatie. In nieuwsbrieven (zie voorbeeld) en bijeenkomsten communiceert de programmamanager over voortgang van de projecten. Door een planning met inzicht in de belangrijke mijlpalen, zijn de secretarissen nu altijd op de hoogte van de voortgang.
Resultaten
Het programma heeft met de afsluiting van een aantal projecten al succes gehad. WION, Durp, verplicht gebruik GBA en Wabo zijn gerealiseerd. Kortom een traject met een mooi en concreet resultaat!
