Om grip te krijgen op de informatiehuishouding en met name de vele documenten, zijn gemeenten in de afgelopen jaren aan de slag gegaan met opslag in documentmanagementsystemen (DMS-en). Het helpt niet alleen om grip te krijgen op de dynamische (nog te bewerken en actuele) documenten maar ook op het archiveren, bewaren en vernietigen van de statische documenten.

De invoering van opslag in een centraal DMS

De meeste op de markt beschikbare documentmanagementsystemen voor gemeenten hebben een Records Management-toepassing waarmee ze gearchiveerde documenten en andere relevante informatie regelen. Het DMS is veelal centraal gepositioneerd, al dan niet als onderdeel van een centrale midoffice, waarbij alle inkomende en door de organisatie geproduceerde archiefwaardige documenten (waaronder e-mails) worden opgeslagen. Inkomende analoge documenten worden gescand, van metadata voorzien en opgeslagen in het DMS. Werkprocessen zijn zo ingeregeld dat centrale opslag van vervaardigde documenten in het DMS op enig moment plaatsvindt. Via uniforme sjabloongeneratoren maakt men documenten die direct in het DMS worden opgeslagen. Digitale standaardkoppelingen tussen vakapplicaties en het DMS zorgen dat documenten automatisch overgedragen worden. Medewerkers is, als het goed is, de discipline bijgebracht om alle documenten centraal en via de sjabloongeneratoren in het DMS op te slaan.

In hoeverre gerealiseerd?

Alles bij elkaar goede maatregelen om grip op het documentbeheer te krijgen en daarmee inzichtelijkheid en goede ontsluiting te realiseren. Maar in hoeverre is dit streven naar een centrale digitale opslag van alle documenten bij de gemeenten gerealiseerd? En tegen welke kosten?
Resultaten van een recent onderzoek bij een gemeentelijk samenwerkingsverband:

• 80% van informatie (documenten, mail,
  kaarten enz.) is archiefwaardig, 20% niet
• Van de archiefwaardige informatie zit:
  • slechts 28% in DMS;
  • 25% op afdelingsschijf;
  • 22% onder vakapplicaties (op schijf);
  • 13% in persoonlijk mailbox;
  • 4% op persoonlijke schijf;
  • 8% als papier in kasten.

Tegenvallend resultaat

Deze cijfers tonen aan dat in deze organisatie slechts 28% met DMS- en RMA-functionaliteit gemanaged wordt. Maar liefst 72% is verspreid opgeslagen en wordt niet in een goed DMS beheerd. Dat betekent dat veel documenten makkelijk verloren raken en er geen versiebeheer is. Documenten worden dubbel opgeslagen en niet tijdig gearchiveerd of vernietigd. Ze zijn moeilijk vindbaar en er vindt veelal geen dossiervorming plaats. Als we in dit onderzoek niet alleen de archiefwaardige maar ook alle andere informatie meenemen, die we toch ook graag snel kunnen ontsluiten, blijkt dat slechts 23% via het DMS worden beheerd. Een teleurstellend resultaat na vele jaren DMS-gebruik. Maar deze organisatie staat daarin niet alleen. Onderzoeken en gesprekken met gemeenten en DMS-leveranciers maken duidelijk dat dit de praktijk is bij veel gemeenten en gemeentelijke uitvoeringsorganisaties. Het streven om alles in een centraal DMS vast te leggen wordt bij verre na niet gehaald.

Hoe centraal opslaan bij uitbesteding?

Naast dit gegeven zien we bij gemeenten een uitbestedingsgolf waarbij taakvelden worden verplaatst naar regionale uitvoeringsorganisaties (RUD’s, belastingdiensten, ISD’s enz.). Niet altijd zijn daarbij heldere afspraken gemaakt over wie het archief vormt. Is de afspraak dat de archiefvorming bij de gemeente plaatsvindt (wat de vindbaarheid makkelijker maakt), dan is de levering van de documenten niet altijd goed. Als de archiefplicht (deels) is overgedragen naar de externe instanties, dan is integrale dienstverlening naar de burgers en bedrijven vanwege de versnippering moeilijker. We moeten ons dus afvragen of we ernaar moeten blijven streven om alle informatie in een centraal DMS op te slaan. Jagen we niet op een utopie? Kunnen we niet beter decentraal opslaan toestaan en het beheer op een andere wijze regelen?

Alternatieve oplossingen zinvoller?

Laat bijvoorbeeld alle documenten die door vakapplicaties worden vervaardigd onder die applicatie opslaan en duurzaam toegankelijk (en vindbaar) maken, in overeenstemming met de archiefwet. Ga op zoek naar ICT-instrumenten die op andere manieren de breed verspreide documenten en e-mails beheren en vindbaar maken. Beheer de documenten in een overkoepelend platform waar de verschillende afdelingsmappen en persoonlijke mappen zijn opgeslagen. Daarmee kunnen alle documenten die binnen projecten en programma’s worden gemaakt juist worden beheerd en slim ontsloten, op een wijze waarop een standaard DMS dat zou doen.

Digitale samenwerkingsplatformen zoals bijvoorbeeld Microsoft Office365 met daarbinnen Sharepoint voor het documentmanagement, bieden al veel functionele hulpmiddelen om dat voor elkaar te krijgen. De kracht van zulke platformen is niet alleen dat ze de DMS-functionaliteit bieden, maar vooral dat ze organisatiebreed geïmplementeerd zijn en iedere medewerker er voor vele andere kantoorfuncties continue mee werkt. De medewerkers hoeven dan niet de drempel over om naar een DMS te gaan voor het produceren of vinden van documenten. Door de integraliteit binnen het platform verdwijnt die drempel. Het documentmanagement wordt voor hen onder de motorkap geregeld. Blijft natuurlijk wel zaak om fatsoenlijke metadatering toe te passen, dossiervorming in te regelen en de archieffunctie (overdracht en vernietiging) tijdig uit te voeren. Ook kan nog gemeente specifieke archieffunctionaliteit, NEN2082 gespecificeerd, aanvullend op het platform worden gepositioneerd. We zouden daarmee de grip op de documenten kunnen vergroten van 28% naar mogelijk 80%. Of wellicht  naar 100%? Wat is uw streven voor 2017?

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.