Met alle focus op bedrijfscontinuïteit en informatieveiligheid blijft het voor gemeenten en IT shared service organisaties een uitdaging om de meerwaarde van digitale innovaties te realiseren. Telengy adviseur Anne-Marie Bruggert heeft onderzocht hoe de IT governance digitale innovatie een impuls kan geven. Daarmee heeft ze haar opleiding IT Regie Management aan Nijenrode afgerond. In dit eerste deel draait het om de kernspelers in de governance, de stakeholders. In een volgend artikel wordt ingegaan op de routes om de governance verder te verbeteren.
Drie stakeholders geven samen governance vorm
Met governance[i] processen wordt concreet gemaakt hoe de IT shared service organisatie optimaal bijdraagt aan de doelen van de gemeenten. Kernspelers hierbij zijn het bestuur (College en Raad), het management van de domeinen binnen de gemeente en de shared service organisatie zelf. Dit deel is geïnspireerd door het werk van Strikwerda[ii] naar de ontwikkeling van shared service organisaties.
Strikwerda onderscheidt per kernspeler vijf fasen van visie en sturing op de bijdrage van de shared service organisatie. Grosso modo gaat dit van ondergeschikte leverancier tot innovatieve partner in hoogwaardige dienstverlening. Stelling van Strikwerda is dat de drie kernspelers dezelfde ontwikkeling moeten doormaken. Omgekeerd: als één achterblijft, moet je als koploper inhouden en investeren op de visie-ontwikkeling van die stakeholder. Met vier managers binnen gemeenten en shared service organisaties is gesproken over hun beeld bij de kernspelers en hoe zij de bijdrage van governance zien aan de visie-ontwikkeling.
College en Raad: nog weinig aanjagend
De colleges van B&W en de gemeenteraden (bestuur) worden (nog) niet gezien als actief sturende aanjagers van digitale transformatie. De sturing op de digitale ontwikkelagenda loopt vooral via het niveau van het management van de organisatiedomeinen. De inhoudelijk domeinmanager geeft de strategische agenda in gesprek met de wethouder vorm en gaat vervolgens zelf verder in gesprek met de IT organisatie. Rondom de betrokkenheid van de Raad signaleren de respondenten een sterke samenhang met de affiniteit van individuele raadsleden met het onderwerp. Zij zien nog geen ontwikkeling binnen partijprogramma’s rondom dit digitale innovatie.
Domeinmanagement: sleutelfunctie in digitale innovatie
Het inhoudelijk domeinmanagement heeft een sleutelfunctie in het realiseren van digitale innovatie. Zij voeden de strategische besluitvorming door de bestuurders en sturen op de realisatie van de meerwaarde van de digitale innovaties in de gemeente. Ruimte voor deze vernieuwende opdrachten aan de shared service organisatie zien zij als er goed wordt gepresteerd op de beheerbasis (bedrijfscontinuïteit en informatieveiligheid). Bij de sturing op de beheeropdracht is het inhoudelijk management beperkt betrokken, dit wordt gedaan vanuit het domein bedrijfsvoering.
IT organisatie: ruimte vinden voor innovatie
Binnen de IT organisatie is de beheeragenda rondom beveiliging en continuïteit topprioriteit. Dit sluit aan op de opdracht van het bestuur. De werkzaamheden die hierbij horen zijn sterk technisch-inhoudelijk. Daarmee is het lastig deze adequaat op de agenda te brengen van het bestuur of het inhoudelijk management. De opdracht sec leidt zo tot beperkingen in het voeren van een agenderende functie als innovatiepartner. Terwijl zij juist graag actief zijn op die agenderende rol: zij (her-)kennen veel mogelijkheden voor digitale innovatie.
Twee van de gesprekspartners gaven aan digitale innovatie in een apart organisatieonderdeel te hebben ondergebracht. Daarmee is er meer ruimte voor korte lijnen met de inhoudelijke kenners, een andere opdrachtrelatie en een op experiment en ontwikkeling gerichte werkcultuur.
Hoe verder?
Het realiseren van meerwaarde van digitale innovatie vergt werk en aandacht van alle stakeholders van de IT shared service organisatie. Bestuur, management en de IT organisatie zelf moeten onderkennen dat de dynamiek rondom sturing en invulling van de beheeropdracht en een innovatie opdracht verschillend is. Inrichting van de governance biedt hierbij goede aangrijpingspunten. Over dit deel van het onderzoek meer in een volgend artikel.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Anne-Marie Bruggert, a.bruggert@telengy.nl.
[i] Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van een organisatie, gericht op efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden.
[ii] Strikwerda, J. (2010), Shared Service Centers II. Van kostenbesparing naar waardecreatie, Assen/Den Haag: Van Gorcum/Stichting Management Studies.
