Data visualiseren op B1-niveau

Veel gemeenten zijn bezig met het opstarten van “Datagedreven werken-projecten”, getriggerd door bedrijven die daarin gespecialiseerd zijn, enthousiaste wethouders of slimme techneuten. En niet onterecht, want datagedreven werken stelt ons in staat om rationele, met feiten onderbouwde beslissingen te nemen en om besluiten tijdig bij te sturen. Aan de hand van kleurrijke cirkeldiagrammen en stoplichten laten we de data voor ons spreken. Althans, dat is de bedoeling.

In de praktijk blijkt de boodschap toch niet altijd goed over te komen. De makkelijke verklaring is dat dit komt door de beperkte datageletterdheid van de ontvanger van de boodschap, ofwel zijn of haar vermogen om gegevens en grafieken te lezen, te begrijpen en op basis daarvan te handelen. Maar misschien is er ook nog wel wat te verbeteren aan de boodschap zelf?

Zonde van de tijd

Een gemiddelde manager heeft nauwelijks of geen tijd om data uitgebreid te lezen en te doorgronden. Er is een risico dat daardoor nauwelijks wordt gekeken naar al die zorgvuldig gemaakte rapportages en dashboards, of dat er eigen interpretaties worden gemaakt. Dat is zonde van ieders tijd. Bovendien schieten we hiermee ons doel voorbij en worden in het slechtste geval verkeerde besluiten genomen.

Hoe dan wel?

Vergelijk het visualiseren van data met taal: om de boodschap helder over te brengen hanteren steeds meer organisaties taalniveau B1 in hun correspondentie. Omdat teksten op B1 niveau voor het grootste deel van de volwassenen is te lezen, bereik je meer mensen en is de boodschap een stuk effectiever. Maar afhankelijk van je doelgroep kan het in sommige gevallen juist beter zijn om te kiezen voor een lager, of juist een hoger taalniveau.

Ook bij het visualiseren van data is het verstandig om het juiste ‘taalniveau’ te kiezen. Door hier slim mee om te gaan, bereik je de doelgroep nu eenmaal makkelijker. Cole Nussbaumer Knaflic biedt hiervoor een aantal bruikbare richtlijnen in haar boek Storytelling met data. Kort samengevat:

• Wees duidelijk over de context

Een leidinggevende die een grafiek of dashboard voor zijn neus krijgt, moet snappen wat de context is. Daarom is het van belang om na te denken over je doel: Voor wie is de boodschap bedoeld? Wat wil je dat hij of zij te weten komt? En wat verwacht je dat hij of zij hiermee gaat doen? Als dit voor de ontvanger niet duidelijk is, verdwijnt je rapport in een kast of mailarchief en kijkt niemand ernaar.

• Denk goed na over hoe je data visualiseert

Tools als PowerBI, Tableau of Excel bieden heel veel mogelijkheden om data te visualiseren. Een mooie visualisatie is dan ook zó gemaakt. De kracht van de visualisatie zit echter in het ondersteunen van de boodschap. Niet elke vorm is daarvoor even bruikbaar en effectief. Denk daarom goed na over de boodschap die je wil overbrengen en kies daarbij de juiste visualisatie. Dat hoeft niet altijd een grafiek te zijn. Soms is het duidelijker om alleen een tekstuele toelichting te geven, zoals het onderstaande voorbeeld laat zien:

Figuur 1: Links een visualisatie van de stijging van het aantal Wmo-aanvragen in een grafiek. Rechts dezelfde informatie, maar dan in de vorm van tekst.

• Beperk je tot de essentie

Het is verleidelijk om alle kennis en beschikbare data over een onderwerp te etaleren. Daarmee loop je alleen het gevaar dat de kern van de boodschap ondersneeuwt. Zorg er daarom voor dat je je beperkt tot het tonen van gegevens die relevant zijn voor de ontvanger om het verhaal te snappen.

Ditzelfde geldt overigens ook voor de visualisatie zelf. Hele drukke grafieken zijn lastig te lezen, omdat je al snel wordt afgeleid door onnodige details. Zorg er dus voor dat overbodige lijntjes, kleurtjes en teksten tot een minimum worden beperkt. Voegt het niks toe? Haal het dan weg!

• Laat zien wat belangrijk is

Het is vaak lastig en vervelend als je moet zoeken naar de boodschap. Zeker als je, zoals veel leidinggevenden, nog andere prioriteiten hebt.

Benadruk daarom wat van belang is. Dat begint al bij de titel van een grafiek. In plaats van een droge vermelding van wat er te zien is, kun je in de titel ook aangeven wat je wil bereiken, of waar je de aandacht op wil vestigen. Daarnaast kun je gebruik maken van bijvoorbeeld kleur of tekst om bepaalde onderdelen in je visualisatie te benadrukken.

Figuur 2: Resultaten enquête dienstverlening voor en na invoering van ‘Dienstverlening op afspraak’. Door middel van tekst en kleur wordt de aandacht gevestigd op de kern van de boodschap, namelijk dat de tevredenheid is toegenomen.

Datageletterdheid heeft dus niet alleen betrekking op degene die de gegevens moet lezen, begrijpen en interpreteren. Het gaat er ook om dat de maker in staat is om data om te zetten in duidelijke en leesbare informatie, zodat de ontvanger er ook daadwerkelijk iets aan heeft. Door goed na te denken over hoe je data aan de man brengt laat je data écht spreken!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99 of m.verbeeten@telengy.nl  of met Luc Aarts, 06 54 74 38 47 of l.aarts@telengy.nl.