In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat; het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen. In dit artikel wordt de werkmethode ‘de kikkers en de kruiwagen’ toegelicht.
De afgelopen jaren hebben steeds meer gemeenten een oplossing gezocht voor hun automatiseringsproblematiek door uitbesteding of samenwerking met andere gemeenten. Vaak is daarbij gekozen voor een afbakening waarbij de samenwerking zich beperkte tot het beheer van de apparatuur. Het beheer van de ‘informatievoorziening’ (applicaties en gegevens om bedrijfsvoering en dienstverlening te optimaliseren) werd daarentegen vaak buiten de samenwerking gehouden, om baas in eigen huis te kunnen blijven.
Na automatisering nu ook informatievoorziening
Anno 2016 tekent zich af dat die afbakening verschuift. Het tempo waarin gemeenten erin slagen om – met moderne informatie- en communicatietechnologie – de bedrijfsvoering efficiënter en de dienstverlening effectiever te maken, wordt over het algemeen te laag gevonden en de kosten te hoog. Kortom, gemeenten ontwikkelen zich te langzaam en met te hoge kosten tot een moderne digitaal werkende organisatie. Dat 390 gemeenten tegen hoge kosten alle hun eigen wiel uit willen vinden, is steeds minder acceptabel.
Ook de komende jaren samenwerking
Omdat uitbesteding van informatievoorzieningstaken wat minder voor de hand ligt, resteert de optie van samenwerking tussen gemeenten om ook op het gebied van informatievoorziening de krachten te bundelen. De verwachting is dat gemeenten ook op dat gebied intensiever de samenwerking gaan zoeken. Dat zal niet gemakkelijk zijn. Met vertrouwen in elkaar, gelijkwaardigheid én een doordachte aanpak wordt de slagingskans groter.
In de praktijk blijkt de aanpak die Telengy volgt succesvol: de kikkers en de kruiwagen, gebaseerd op een model van T. Knoster.
Hoe houd je de kikkers in de kruiwagen?
Tja, om de kikkers in de kruiwagen te houden, zal je ze er eerst in moeten krijgen. Te vaak zie ik een samenwerking starten zonder een goede voorbereiding. De kikkers springen niet uit de kruiwagen. Sterker nog, ze zaten er nog niet eens in!
Organisaties werken niet samen, mensen werken samen!
Mensen zijn bereid om samen stappen te zetten als ze (1) elkaar kennen, (2) elkaar mogen en (3) elkaar vertrouwen. En in die volgorde: kennen-mogen-vertrouwen. Op dat principe is de aanpak ‘de kikkers en de kruiwagen’ gestoeld. We onderkennen 5 stappen die doorlopen en afgesloten moeten worden.
- Verkennen: hoe ziet het speelveld er uit, wie zijn de spelers en waar liggen de mogelijkheden?
- Onderzoeken: welke knelpunten kunnen we in een samenwerking aanpakken en welke resultaten boeken we daarmee?
- Organiseren: hoe richten we de samenwerking in (juridisch, financieel, personeel, huisvesting, etc.)?
- Inrichten: de feitelijke start van de samenwerking op basis van het inrichtingsplan (= project).
- Uitvoeren: de operationele samenwerking, evalueren en bijsturen.
Zorgvuldigheid vs. snelheid
Telengy heeft de afgelopen jaren vele samenwerkingsverbanden mogen begeleiden en daarmee veel kennis en ervaring opgebouwd. Het tempo waarin de bovenstaande stappen gezet kunnen worden verschilt per situatie. Kennen de betrokken medewerkers elkaar al? Is er al een soort van vriendschap ontstaan? Is er vertrouwen in andermans capaciteiten? Zorgvuldigheid en snelheid verdragen elkaar niet goed. Te zorgvuldig en te weinig vorderingen is niet goed, maar aan de andere kant is onzorgvuldig en snel ook weer niet wenselijk. Een goede procesbegeleiding is noodzakelijk om de kikkers in de kruiwagen te krijgen. En te houden!
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via email: h.albers@telengy.nl.
