De gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek zijn per 1 januari 2015 één nieuwe gemeente. Lizette van der Velden is als adviseur van Telengy betrokken bij de herindeling van de MUG-gemeenten. In dit artikel volgt een kort verslag over de laatste loodjes rondom de herindelingsperikelen.

Het afgelopen jaar ben ik druk bezig geweest met alle ICT-aspecten van de herindeling van de MUG-gemeenten.  Een jaar geleden ging het vooral over het maken van keuzes en het uitwerken van die keuzes. Er kwamen vragen langs zoals: Met welke applicaties gaan we verder? Met welk dienstverleningsconcept gaan we werken? En met welk kantoorconcept? Hoe gaat een werkplekinrichting eruit zien? Welke gebouwen gaan we ondersteunen? Enzovoorts.

In de loop van het jaar zijn de gemaakte keuzes uitgewerkt. Alle leveranciers zijn betrokken, er zijn projectplannen gemaakt, contracten getekend en alles voor de nieuwe gemeente Groesbeek is in de rit gezet. Uiteindelijk was  tegen het einde van het jaar veel klaar en staat het nodige in de startblokken om gerealiseerd te worden. De laatste dagen van het jaar zijn het dan concrete zaken die afgehandeld moeten worden, wat natuurlijk erg spannend is. Hieronder een verslag:

Vrijdag 19 december

In het hele gebouw zijn nog bouwvakkers bezig. Er wordt geverfd, geboord en de kabels worden nog getrokken. Er worden nieuwe meubels binnengebracht voor nieuwe werkoverleggen. Daarnaast wordt alles wat vanuit Ubbergen verhuisd is naar Groesbeek op een plek gezet. Medewerkers uit Ubbergen komen vanaf deze dag ook werken in Groesbeek. Aan het einde van de werkdag zijn de loketten in de hal op de goede plaats ingericht. Er is een mooi nieuw loket gekomen. Alle werkplekken zijn weer met de juiste apparatuur aangesloten. Daarnaast worden de nieuwe spreekkamers beneden ingericht en wordt ook de raadzaal opnieuw ingericht.

Maandag 22 december

Sinds enkele maanden starten we op maandagmorgen 9.00 uur met een werkbespreking ICT: Wat moeten we deze week zeker doen, wat kan al eerder gedaan worden? En waar schiet het maar niet op? Dit zijn de vragen die we beantwoord willen krijgen. Deze week richten we ons vooral op het inrichten van het gebouw. Dit houdt in: Alle werkplekken nalopen, overal twee schermen plaatsen, de inrichting wat betreft bijzondere eisen en wensen en de inrichting van  de nieuwe spreekkamers met grote tv-schermen.

Er is een overleg met het bestuurssecretariaat over hoe we om zullen gaan met de e-mailaccounts van de bestuurders die per 1 januari 2015 stoppen. Wat de software betreft is de voorbereiding voor de BAG-conversie gestart. Er is een laatste back-up gemaakt en PinkRoccade is vanuit Den Bosch gestart met de migratie van de BAG.

Naast de herindeling zijn we ook bezig met de voorbereidingen rondom de transities in het sociaal domein. Rondom de aansluiting op het gegevensknooppunt en op CORV is er nog een kort overlegje om de puntjes op de i te zetten. Ook zijn er nog vragen vanuit het werkbedrijf waar Groesbeek vanaf 1 januari 2015 formeel mee start.

Dinsdag 23 december

Alle werkplekken zijn inmiddels ingericht. De werkkamers van de wethouders blijken nog niet van het juiste meubilair voorzien. Nu ook de nieuwe wethouders bekend zijn, kunnen we voor hen de benodigde hulpmiddelen op orde brengen zoals telefonie, laptops, enzovoorts.
De afgelopen maanden is ook de software voor wegen, riolering en groen samengevoegd in één applicatie. Deze oplevering heeft inmiddels plaatsgevonden. Er worden afspraken ingepland om de oplevering te beoordelen en om kwaliteitsverbeteringen door te voeren. Het was niet noodzakelijk dat dit op 1 januari klaar was, maar wel prettig als dit in januari wordt gedaan.

Woensdag 24 december

Elke spreekkamer wordt voorzien van pc’s zodat men kan werken in combinatie met een scherm of beamer. Daarnaast is de raadzaal verder ingericht. Er wordt nog steeds ingebeld voor de BAG conversie. Daarnaast is om 12.00 uur de dienstverlening vanuit burgerzaken naar de burgers toe gestopt. In de drie gemeentehuizen is dat nu afgerond. De afdeling verwerkt nu alle berichtenverkeer en dan kunnen we de GBA-gegevens van de burgers van de drie gemeenten aanleveren aan PinkRoccade. Zij gaan er vervolgens mee aan de slag. Op maandag 29 december krijgen we het resultaat terug geleverd.

We sluiten vandaag pas als we zeker weten dat de levering aan PinkRoccade goed is gegaan en als we weten dat er niet meer ingebeld hoeft te worden voor de BAG conversie. Het berichtenverkeer wordt ‘automatisch’ afgesloten. Op woensdagmiddag krijgen we van PinkRoccade nog het bericht dat de werkzaamheden ten behoeve van de BAG-conversie voor nu goed zijn verlopen. De volgende actie is pas op maandag 5 januari.

Maandag 29 december

We starten om 10:30 uur met werkoverleg. Om 12.00 uur krijgen we van PinkRoccade het eindresultaat voor de herindeling GBA terug. We moeten er nu voor zorgen dat alles weer terug wordt geplaatst in de applicaties. Op dinsdag en woensdag zal inhoudelijk een en ander gecontroleerd worden en zullen de opgespaarde mutaties bijgewerkt worden. Wat het gebouw betreft liggen we op schema, alle werkplekken zijn voorzien  van de benodigde apparatuur en de spreekkamers zijn ingericht. We moeten slechts nog telefoons plaatsen in de spreekkamers en de pc in de raadzaal. De eerste raadsvergadering vindt plaats op vrijdag 2 januari. De iPads voor de raad zijn opgeleverd. Deze week richten we de iPads in zodat de raadsleden deze vrijdag, voorafgaande aan de vergadering, kunnen ophalen. Mededeling vanuit de afdeling Burgerzaken, gebruikmakend van de nieuwe GBA-software: “Ik kan geen fouten ontdekken in het nieuwe bestand. De fouten die gesignaleerd zijn tijdens de proefconversie komen nu niet meer voor. We hebben nu een gemeente van 34.266 inwoners!”

Dinsdag 30 december

Het gemeentehuis in Ubbergen is voor de laatste ochtend geopend voor de burger. Na afloop haalt de afdeling ICT alle spullen op die nu niet meer nodig zijn. De lokale omroep heeft toch niet de juiste kabels. De leverancier wordt gebeld om te zorgen voor de juiste verbindingen, zodat de raadvergadering vrijdag wel uitgezonden kan worden. Er starten vier wethouders, twee ervan zijn nieuw in functie. De afdeling ICT gaat zorgen voor hulpmiddelen zodat ook de wethouders goed uitgerust aan de slag kunnen.

Er vindt een controle op de GBA plaats. De woonplaatsnaam blijkt te ontbreken bij onbewoonde panden in Ubbergen en Millingen aan de Rijn. Dit probleem wordt vandaag en morgen opgelost. Op de valreep moet nog een PTF van Civision Samenlevingszaken geïnstalleerd worden in verband met nieuwe wetgeving, welke eigenlijk los staat van de herindeling). Microsoft Outlook wordt in orde gemaakt voor alle (nieuwe) medewerkers van Groesbeek. Daarnaast speelt ook dat de websites van de MUG-gemeenten worden samengevoegd en de webteksten worden aangepast.

Woensdag 31 december

De dag begint even spannend. We krijgen vanuit het gemeentehuis geen verbinding met het systeem waar de GBA-applicatie op draait. De firewall-instellingen zijn aangepast, niet wetende dat de gemeente Groesbeek daar nu last van zou hebben. Kleinigheidje gelukkig, zo opgelost! We treffen de laatste voorbereidingen voor de conversie van Civision Samenlevingszaken. Hebben we overal aan gedacht? Hebben we de juiste kennis achter de hand, het worst-case  scenario uitgewerkt? Achter de telefooncentrale moeten vandaag de juiste doorschakelingen georganiseerd worden. De app ‘Raad Digitaal’ van de website blijkt toch niet goed te functioneren.

Natuurlijk nemen we wel even tijd voor oliebollen.

’s-Middags moet voor de GBA het nodige klaargezet worden, zodat het op 1 januari om 12:00 uur kan opstarten. Als we tegen 14:00 uur denken klaar te zijn, is er toch nog een horde te nemen. De verwerkingen die na 12:00 uur moeten gaan lopen zijn per abuis opgestart. Het gevolg is dat de leverancier weer aan de slag moet om een en ander terug te draaien en juist klaar te zetten. Iets na 16:00 uur verlaten we het pand.

Vrijdag 2 januari

Op de website van de gemeente Groesbeek staat een doorverwijzing naar de gezamenlijke website van de MUG-gemeenten aangezet. Het betreft een belangrijke website voor burgers. Deze laatste site doet het niet meer. Een ieder die over de website gaat is vandaag afwezig. Na de nodige telefoontjes hebben we het probleem scherp en wordt het opgelost. De verwerking die voor GBA op 1 januari om 12:15 zou opstarten is opgestart op 31 december om 23:15. We nemen contact op met het GBA-projectenbureau waar dit aan ligt. Het blijk dat de datum- en tijdstempel op de persoonslijst een Europees gemaakte afspraak is en daarom landelijk vastgesteld. Het uur verschil met de Nederlandse tijd is daarom geen fout in het systeem maar wel één om rekening mee te houden bij herindelingen en migraties. Dus de actie die PinkRoccade moet nemen is dat alle berichten opnieuw aangemaakt en verstuurd moeten worden. De na-ijlende mutaties worden verwerkt. De burgerzakenherindeling is om 12:00 uur een feit! Werkplekken in Millingen aan de Rijn (het dienstverleningspunt naar de burger) kunnen niet met de printers werken aldaar. Dat hadden we ons vooraf niet gerealiseerd. Ook dat wordt opgelost.

De voorbereidingen voor de conversie van Civision Samenleving spreken we door. De acties liggen op zaterdag bij de afdeling, vanuit ICT zijn we stand-by.

Zaterdag 3 januari

De conversie voor Civision Samenlevingszaken wordt uitgevoerd. We krijgen na afloop te horen dat de werkzaamheden goed zijn afgerond.

Maandag 5 januari

Het nieuwjaarsontbijt is om 8.30 uur. De hal staat vol. Het lijkt erop dat alle ambtenaren terug zijn van vakantie. De ICT-bezetting is compleet aanwezig en we zitten er klaar voor!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.