Montferland is een gemeente met ongeveer 35.000 inwoners op de rand van de Achterhoek, ontstaan in 2005 uit een herindeling van de gemeenten Didam en Bergh. In eerste instantie is gestart met het werken met een documentmanagementsysteem (DMS), in tweede instantie met een zaaksysteem. Deze systemen zijn van twee verschillende leveranciers. In de praktijk liep men er steeds vaker tegenaan dat het aan elkaar knopen van de systemen en het leggen van koppelingen met front- en backofficeapplicaties en landelijke voorzieningen erg moeizaam ging. Dat er gestart is in een tijd dat er nog weinig standaards beschikbaar waren, hielp niet. Maar ook nu die standaards er wél zijn is het nog steeds geen gemakkelijke opgave. Met veel doorzettingsvermogen is Montferland er in geslaagd om, een behoorlijk doorontwikkeld informatielandschap neer te zetten, zeker voor een gemeente met deze omvang. De mate van digitaal werken, zowel intern als extern, is relatief hoog.

Hoe gaan we verder?

Dan komt na 12 jaar de onvermijdelijke vraag: hoe gaan we verder? De leveranciers van het zaaksysteem en DMS die, ten tijde van de start in Montferland, nog een innige samenwerking kenden, hebben in de tussentijd ieder hun productaanbod aangepast en de samenwerking van destijds is op een laag pitje komen te staan. Tijd voor een herbezinning dus, waarbij het sterke idee bestond dat het “gras aan de overkant” groener was. In een gesprek met Marco Robins, informatiemanager, Hillie Schut, hoofd afdeling Informatie en Willem Isendoorn van Telengy is het idee besproken om een marktconsultatie te houden. Dit wordt tegenwoordig steeds vaker gebruikt in de aanloop naar een aanbesteding maar kan in een situatie als deze ook goed toegepast worden.

Demo in marktconsultatie

De marktconsultatie had de volgende doelen:

• Bepaling van de scope voor een eventuele aanbesteding van midofficecomponenten (waaronder een zaaksysteem en DMS) ter vervanging van de huidige systemen.
• Een indicatie krijgen van de incidentele en structurele kosten voor een ander systeem. Een vergelijking met de beschikbare budgetten moest duidelijk maken of een eventuele aanbesteding financieel haalbaar is.

De kennis die in deze marktconsultatie is opgedaan zou ook gebruikt kunnen worden voor het opstellen van een programma van eisen en wensen voor een aanbesteding, mocht het zover komen. Er is gekozen om 5 leveranciers uit te nodigen, waaronder de twee bestaande. Daarnaast is een goede mix gemaakt uit het speelveld van de andere leveranciers. Per leverancier is 2 uur uitgetrokken voor een presentatie én demonstratie. Het voordeel van een demonstratie is dat de ‘mooie verhalen’ ook tot leven komen. Voor de gemeentelijke deelnemers leverden deze sessies een goed beeld op van het huidige aanbod in de markt.

Voorkeur integraal systeem

Duidelijk werd dat doorgaan met de huidige combinatie van zaaksysteem en DMS een doodlopende weg is. Een belangrijke conclusie was ook dat één systeem, waarin DMS en zaaksysteem geïntegreerd opgenomen zijn, de voorkeur heeft boven twee losse systemen van twee verschillende leveranciers. Voordelen van zo’n geïntegreerd systeem zijn:

• Alle informatie m.b.t. zaken en documenten is opgenomen in één consistent systeem.
• Het gebruikersgemak neemt toe (slechts één systeem in plaats van twee).
• Er is geen externe koppeling tussen zaaksysteem en DMS nodig (dat is duur, moeizaam om te realiseren en is vaak instabiel).
• Er is geen functionele beperking t.a.v. de interne gegevensoverdracht (de zaak-documentservices zijn ‘geknepen’);
• De performance is meestal beter.

“Doorpakken met het zaaksysteem”

Hoe is het verder gegaan? Er is voor gekozen om eerst met één van de twee huidige leveranciers verder in gesprek te gaan om te bepalen of hun huidige aanbod een goede toekomst biedt voor Montferland. Dit traject loopt nog dus de uitkomst is nog ongewis.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.