Sinds eind november 2015 toert de ‘TMLO Roadshow’ door het land. Op initiatief van het Nationaal Archief wordt, in samenwerking met regionale archieforganisaties, in elke provincie een sessie gehouden over het nut van metadateren en het gebruik van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) daarbij. Arjan Kloosterboer van Telengy neemt de toehoorders mee in het ‘waarom en hoe’ van het metadateren. Verder komen praktijkervaringen en een vingeroefening aan bod. Overijssel, Friesland, Groningen, Drenthe en Zeeland zijn al aan de beurt geweest, andere provincies volgen.
Digitale dementie
In april 2015 waarschuwden enkele bestuurders van gemeenten, waterschappen en een provincie voor onvindbare informatie. Dit “zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden.” (Bron: https://vng.nl/files/vng/20150417_brief_aido_1.1.pdf) Aanleiding was de constatering in een ICTU-onderzoek dat de digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden niet op orde is. In de papieren wereld hebben we de vindbaarheid van informatie redelijk voor elkaar, in ieder geval vanaf het moment dat er gearchiveerd is. Digitale informatie is veel vluchtiger. Wat komt er binnen, wat wordt er gecreëerd, waar ligt dat vast, wie heeft er weet van, is het toegankelijk, wordt het gearchiveerd?
Grip op informatie
Metadateren is een middel, geen doel op zich. Daarbij wordt van elke informatieset een aantal kenmerken (de metadata) vastgelegd waarmee die informatie geduid en gevonden kan worden. Het gaat bijvoorbeeld niet alleen om aanvragen en vergunningen maar ook om registraties van procesuitvoering, digitale kaarten, e-mails en andere minder voor de hand liggende informatiesets. Door de hele organisatie rond te gaan en afspraken te maken over het metadateren van deze informatiesets, wordt overzicht verkregen van de (digitale) informatie die door de organisatie ontvangen en gecreëerd wordt. Daar ligt dan ook de bijdrage: het nut van metadateren. Het gaat hier om grip op informatie, weten welke informatie er in de organisatie aanwezig is en het borgen van de toegankelijkheid daarvan: tijdelijk, gedurende langere tijd of voor eeuwig. De indruk is hier en daar ontstaan dat metadateren bedoeld is om een eDepot te vullen. Ja, het is daarvoor een randvoorwaarde. Het eDepot draagt bij aan duurzame toegankelijkheid en dat is het doel van metadateren, ook voor alle informatie die nog niet of nooit overgedragen wordt naar een eDepot.
Niets nieuws onder de zon
Komt metadateren er als taak of activiteit bij, terwijl er al zoveel ontwikkelingen zijn die tot nieuwe of andere taken leiden? In veel gevallen niet! Van veel informatiesets worden in desbetreffende applicaties en registraties al gegevens vastgelegd. Eenvoudigweg omdat die voor de uitvoering van het proces noodzakelijk zijn. Kijkend door ‘een procesbril’ naar de TMLO-metadata blijken die metadata overeen te komen met bepaalde procesgegevens. Een mooi voorbeeld is een zakensysteem of zakenmagazijn in combinatie met een documentmanagementsysteem. Verwacht mag worden dat die gebaseerd zijn op RGBZ en ImZTC. En die zijn weer geharmoniseerd met het TMLO. Oftewel, houd uw zaak- en documentgegevens goed bij en u voorziet als vanzelf in de TMLO-metadata. Steeds meer processen worden zaakgericht uitgevoerd, met een zakensysteem of een procesapplicatie die zaakgericht kan uitwisselen. Metadateren is dan vooral afspraken maken, niet zozeer meer werk.
Niet alleen een DIV-feestje
Duurzame toegankelijkheid is een onderwerp dat veelal bij ‘DIV-ers’ en archiefbeheerders leeft. Gelukkig maar! Het belang is evenwel breder dan alleen op het gebied van archivering. Het gaat om grip op informatie en zou dan ook een aandachtsgebied van informatiemanagement moeten zijn. Er zijn al organisaties waarbij de DIV-functie deel uit maakt van dat taakveld. Voor degenen met wie afspraken gemaakt moeten worden over het metadateren, de procesuitvoerders, is archivering dan ook niet (het enige) argument: het gaat om het verantwoord omgaan met informatie. Het metadateren ‘op de werkvloer’ brengt voor de ‘DIV-er’ een taakverschuiving met zich mee. Het gaat meer om het bezig zijn met afspraken maken (over het metadateren) en met het ondersteunen van en toezien op het nakomen daarvan. Uitvoerende werkzaamheden aan dossiers nemen af (die zijn immers digitaal en gemetadateerd).
Meer weten over metadateren voor grip op uw informatie?
Bezoek één van de provinciale sessies of neem contact op met Arjan Kloosterboer via telefoonnummer 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.
Links:
Agenda TMLO-roadshows
Agenda Archief2020
Informatie over het TMLO
Grote opkomst TMLO-Roadshow
Verslag TMLO-roadshow Zeeland
