De gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk hebben in 2015 besloten intensief samen te werken. Vanaf eind juni zitten de drie gemeenten op één gezamenlijk ICT platform. Oisterwijk en Hilvarenbeek namen hun ICT-diensten al af van Equalit. Goirle heeft zich hier eind juni aan toegevoegd. Dit vanuit het doel om de processen en applicaties verder te harmoniseren.

Goede voorbereiding cruciaal

Om samen op één ICT-platform te komen, ging er voor Goirle een hele migratie vooraf. Op papier lijkt het zo gemakkelijk: inpakken en wegwezen. Echter, in de praktijk is het vele malen weerbarstiger. Naast dat het een ICT-technische kluif is, zorgt dit ook voor vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. Vanuit haar rol als medewerker informatiemanagement heeft Teuntje Brouns zich intensief bezig gehouden met de voorbereiding. Dit om te zorgen dat de gemeente op een snelle, voor gebruikers vlotte manier naar de nieuwe omgeving konden overgaan. Je moet dan denken aan vraagstukken zoals: 

• Hardware: wat is er op dit moment in huis, wat is er daadwerkelijk nodig in de nieuwe situatie, welke impact heeft de wijziging op gebruikers? 
• Account/profielen: welke rechten en instellingen hebben medewerkers?  
• Processen: welke processen moeten op een andere manier georganiseerd worden? 
• Communicatie: welke gebruikersgroep moet op welke moment om welke manier geïnformeerd worden. 
  

Aandachtspunten voor een succesvolle ICT-migratie 

Tijdens de verschillende vraagstukken blijft steeds het betrekken en het communiceren met je gebruikers het belangrijkste aandachtpunt. Gebruikers zorgen namelijk voor essentiële input in de voorbereiding. Als hier op wordt ingespeeld, zorgt dit voor gebruikersadoptie en gebruikerstevredenheid bij gebruikers. Hieronder diverse aandachtspunten die deels bijdroegen aan een succesvolle ICT–migratie.  

Een goed begin is het halve werk

Zoals het eeuwenoude gezegde zegt: “Een goed begin is het halve werk”. Veel mislukte migraties vloeien niet voort uit haperende technische oplossingen of slechte consultancy. Regelmatig komt dit doordat de IT-omgeving wordt aangepakt, maar de organisatie niet in gereedheid worden gebracht.  

Betrek medewerkers

Als alleen de administratieve inventarisaties worden meegenomen en de gebruikers niet worden betrokken, heeft dit ten gevolg dat er niet de juiste resultaten uit inventarisaties komen. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers zich te laat verdiepen in wat er komen gaat. Je hebt juist medewerkers nodig die meedenken vanuit gebruikersperspectief. Dit zorgt voor een nog scherper beeld, ook voor de technici.  

Aanspreekpunt

Zorg dat er aanspreekpunt zichtbaar is op de werkvloer. Door een laagdrempelig aanspreekpunt aan te wijzen aan wie gebruikers hun vraag kunnen stellen, haal jij als organisatie belangrijke info op. Doordat medewerkers hun vraag stellen en feedback geven, kan de organisatie handelen waar nodig. Daarnaast voelen medewerkers zich op deze manier begrepen en gaan de dialoog met je aan. Dit moet zowel in de voorbereiding als de nazorg.  

Doorvragen naar beweegreden

Let er op dat je constant goed blijft doorvragen naar de beweegreden van een gebruiker. Het lijkt een open deur, maar deze vragen zijn zo goed dat ook kleine kinderen ze gebruiken. Blijf de vraag stellen: “Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Waarmee, Wie, Waarvoor”, enzovoorts. En om de vraag te begrijpen moet je ook de “Hoe”-vragen blijven stellen. Wees dus zichtbaar en ga de dialoog aan.  

Samenvattend is een ICT migratie niet alleen een technisch feestje. Uiteindelijk wil je dat gebruikers op een vlotte, probleemloze manier over gaan naar de nieuwe omgeving. Dit vergt een intensieve voorbereiding. In deze voorbereiding is het van belang dat je de organisatie in gereedheid brengt en de gebruikers betrekt. Zorg dan ook voor een laagdrempelig aanspreekpunt die de taal van de medewerkers spreekt en meedenkt in hun feedback. Daarna kan deze feedback meegenomen worden in het technische deel. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail t.brouns@telengy.nl.