Op 1 januari 2017 zijn de gemeenten Sint-Oedenrode, Schijndel en Veghel één ambtelijke organisatie geworden, gemeente Meierijstad. De circa 600 medewerkers van Meierijstad zijn trots op hun nieuwe organisatie. Medewerkers kunnen plaats– en tijdonafhankelijk (samen)werken en worden daarbij met de meest moderne apparatuur en apps ondersteund. Zo hebben alle medewerkers onder andere een iPhone waarmee zij ongeacht de locatie via Skype for Business (MS Office365) kunnen bellen en chatten met contacten binnen en buiten de organisatie.  

Bereikbaarheid KCC toegenomen

Het KCC krijgt alle telefoontjes van burgers en bedrijven via het centrale nummer binnen. De KCC–medewerkers werken niet meer met een traditionele telefooncentrale, maar met een KCC–applicatie die volledig geïntegreerd is met Skype for Business. Zij zien direct of afdelingen en medewerkers bereikbaar en beschikbaar zijn.  

Wordt het telefoongesprek door het KCC naar de medewerker doorgezet, dan gaat de mobiele app Skype for Business over op de apparaten waarmee de medewerker aan het werk is. Dat kan alleen de iPhone zijn, maar ook de werkplek of juist allebei.  Het is aan de medewerker te bepalen of zij de oproep beantwoorden, om op de flexplek of buiten een van de locaties van Meijerijstad het gesprek te kunnen voeren. Medewerkers zijn hierdoor maximaal bereikbaar.  

Meer dan bellen

Daarnaast wordt de iPhone ook gebruikt voor het veilig inloggen in systemen via een “token”–app. Naast de traditionele agenda en e–mail app, beschikken zij ook over een app waarmee zij zich op een eenvoudige manier voor workshops of (in)formele bijeenkomsten kunnen aanmelden. De iPhone is hiermee echt een verlengstuk van de werkplek geworden.  

Aan de hand van toegewezen persona’s krijgen medewerkers een i-uitrusting op maat. Zo zijn er medewerkers waarvan de i-uitrusting bestaat uit een flexwerkplek met pc-desktop, een persoonlijke headset en een iPhone. Andere persona’s gebruiken een laptop, iPhone en iPad.  

Omvangrijk traject

Als adviseur en projectleider heb ik met veel plezier de projecten voor het inkopen en implementeren begeleid, waarmee de Skype for Business infrastructuur, de KCC–applicatie met Skype integratie, de 600 iPhones, de 400 laptops, Wifi-optimalisatie voor de binnen- en buitenlocaties en tot slot de provideronafhankelijke 3G/4G indoordekkingsinstallatie rechtstreeks gekoppeld aan het glasvezelnetwerk van de telecomprovider zijn gerealiseerd.  

Deze projecten zijn echter het topje van de ijsberg aan projecten waarmee de werkateliers ICT en informatievoorziening aan het werk zijn of zijn geweest. Als coach voor het werkatelier informatiestrategie heb ik de adviseurs geleerd meer grip op de werkbelasting te krijgen. De medewerkers hebben allereerst het productenportfolio op orde gekregen. Vervolgens zijn zij met een scrum–aanpak aan de slag gegaan met het doen van ‘de goede dingen‘ en ‘die dingen in één keer goed te doen‘. Daarom zijn ze als werkatelier in staat de beschikbare capaciteit efficiënter en effectiever in te zetten. Ook krijgt management vooraf inzage in wat tot eventuele knelpunten kan leiden, waardoor verwachtingen richting de organisatie beter te managen zijn.

Wat vind ik het fijn en leuk om als adviseur bij te dragen aan het tot stand komen én het ontwikkelen van een organisatie met ambities! 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.