De MUG-gemeenten (Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek) gaan per 1-1-2015 herindelen naar de nieuwe gemeente Groesbeek. De gemeenten hebben het besluit genomen om op diezelfde datum de Wabo-taken over te dragen aan de ODRN (Omgevingsdienst Regio Nijmegen).

De milieutaken van de gemeenten worden al uitgevoerd door de ODRN, binnenkort komen daar de bouwtaken bij. Vanaf dat moment vertolkt de ODRN bovendien de loketfunctie voor inwoners. Bij de gemeente blijft een deel van het Wabo-beleid en coördinatie achter, maar ook de taken op het gebied van bodem en monumenten, evenals de deeladviezen met betrekking tot enkele van de BRIKS-taken (zoals de deeladviezen bij de in/uitrit- en kapvergunning).

De uitbesteding betekent een extra opgave in een toch al drukke periode voor de gemeenten. De uitdaging zit vooral in de wens van de MUG-gemeenten om de eigen medewerkers en de taken op een zo zorgvuldig mogelijke manier over te dragen aan de ODRN. Niet eenvoudig, want medewerkers en taakuitvoering zijn ingebed in de (nu nog drie verschillende) organisaties op basis van factoren als werkprocessen, ICT en informatievoorziening (waaronder applicaties), maar bijvoorbeeld ook op basis van werkplek, collega’s en bedrijfscultuur.

De (scope van de) opdracht
Telengy-adviseurs Lizette van der Velden en Roald Schel zijn door de MUG-gemeenten gevraagd om een impactanalyse te maken van de taakoverdracht op het gebied van ICT en informatievoorziening en de overgang vanuit de MUG-gemeenten op deze aspecten te coördineren en faciliteren.

Belangrijk onderdeel op het gebied van ICT en informatievoorziening is de vakapplicatie Squit XO, die door de drie gemeenten intensief gebruikt wordt voor de vergunningverlening-, toezicht- en handhavingstaken. Wie gebruiken de applicatie in de huidige situatie, welke informatie wordt gehaald of gebracht en hoe ziet dit werkproces eruit? Een inventarisatie van de antwoorden op deze vragen is van belang om de informatievoorziening samen met de ODRN in te kunnen regelen voor de toekomstige situatie. Een complicerende factor hierbij is dat ook de brandweer en de gemeente Beuningen vanaf afstand gebruik maken van de Squit XO omgevingen van de gemeenten. De brandweer maakt van de omgevingen gebruik voor het brandveiligheidsadvies bij de gebruiksvergunning. De gemeente Beuningen (waaraan de gemeenten Groesbeek en Millingen aan de Rijn de belastingtaken hebben uitbesteed) gebruikt de omgeving om gegevens te raadplegen voor de WOZ-administratie.

Faciliteren van het overgangsproces
De inhoudelijke medewerkers van de gemeenten worden zo veel mogelijk betrokken bij het project en krijgen in werkgroepen en in een proeftuin de mogelijkheid om mee te denken met- en bij te dragen aan de nieuwe werkwijze. Daarnaast wordt bijvoorbeeld gefaciliteerd dat medewerkers in kunnen loggen in de omgeving van de omgevingsdienst en daar vertrouwd kunnen raken met het gebruik van nieuwe applicaties en werkwijzen. Tenslotte vinden werkbezoeken plaats en wordt er al vanuit de omgevingsdienst gewerkt, samen met de nieuwe collega’s, vooruitlopend op de nieuwe situatie.

Het besluitvormingstraject
De ODRN heeft de keuze gemaakt om niet over te stappen op Squit XO, ondanks dat die mogelijkheid er nu is bij de taakoverdracht. Men kiest ervoor het gebruik van het eigen systeem Wabo Registratie Systeem (WRS) voorlopig te continueren. Een belangrijke afweging voor deze keuze is de intentie om een gezamenlijke informatievoorziening te ontwikkelen met de overige Gelderse omgevingsdiensten. Een keuze voor Squit XO zou een desinvestering kunnen betekenen. Vanuit het perspectief van de omgevingsdienst is het continueren van WRS daarom een begrijpelijke keuze. Zij bedient immers meer gemeenten en moet tevens rekening houden met ontwikkelingen en wensen van het overkoepelende Gelderse stelsel van omgevingsdiensten. Voor de inhoudelijke medewerkers van de MUG-gemeenten is de keuze een teleurstelling en een grote stap achteruit, gezien de meer vooruitstrevende werkwijze die dankzij de huidige functionele inrichting van Squit XO ondersteund wordt.

In het verlengde van de keuze voor de vakapplicatie door de ODRN, is met de ODRN afgesproken dat het digitale archief tot 1 januari 2015 bij de MUG-gemeenten wordt opgebouwd en beheerd (in Squit XO). Vanaf dan zal het digitale archief worden opgebouwd en beheerd door de ODRN. Dit betekent dat nieuwe zaken worden afgehandeld in WRS en het Document Management Systeem (DMS) Corsa van de ODRN. Dit wordt geregeld via een mandaat, als onderdeel van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de ODRN en de nieuwe gemeente die op dit moment opgesteld wordt.

Als gevolg van deze keuze is geen migratie nodig van de opgebouwde historie (dossiers) in Squit XO naar het WRS van de ODRN; deze dossiers blijven bij de MUG-gemeenten. Wél zal bij de MUG-gemeenten in 2015 een project moeten plaatsvinden om een deel van de dossiers archiefwaardig op te slaan. Vanwege de aanstaande herindeling is er op een eerder moment voor gekozen niet voor alle drie de gemeenten een koppeling te leggen tussen Squit XO en Decos (het DMS van de MUG-gemeenten). Als gevolg van deze keuze is destijds besloten om voor de gemeenten zonder koppeling tijdelijk het Wabo archief op te bouwen in Squit XO, waardoor deze dossiers nergens anders digitaal dan wel analoog beschikbaar zijn. Squit XO is niet archiefwaardig en wordt uitgefaseerd bij de MUG-gemeenten. Dit betekent dat er in 2015 een project moet plaatsvinden (bij de dan nieuwe gemeente Groesbeek) om deze archiefwaardige dossiers, inclusief bestanden en procesinformatie, naar Decos te verhuizen om zo het Wabo-archief op orde te krijgen.

Beschouwing van een samenwerkingsvraagstuk
Het krachtenveld met omgevingsdienst, gemeente(n), medewerkers en leveranciers maakt het voor een coördinerend adviseur soms lastig, maar tegelijkertijd een uitdaging om zijn werk goed uit te kunnen voeren. De omgevingsdienst is een verlengstuk van de afzonderlijke gemeenten, maar heeft de bevoegdheid besluiten te nemen die niet direct in het voordeel zijn van een individuele gemeente of ‘deelnemer’ aan de omgevingsdienst. Een gemeente heeft dan ook beperkte invloed op bepaalde besluiten van de omgevingsdienst. Vanuit het perspectief van samenwerkende gemeenten (verenigd in het bestuur van de omgevingsdienst), dan wel vanuit een samenwerkend stelsel van omgevingsdiensten, zijn deze te verklaren. Vanuit het perspectief van de individuele gemeente (en in dit geval met name vanuit het perspectief van de individuele medewerker) ligt dat een stuk lastiger.

Deze bestuurlijke verhoudingen bij dit samenwerkingsvraagstuk, in combinatie met de versnipperde lokale applicatielandschappen van deelnemers, maken het lastig om de informatievoorziening tussen omgevingsdiensten en gemeenten goed van de grond te krijgen. Meer centrale sturing vanuit de rijksoverheid en koepelorganisaties zou kunnen helpen, maar deze ontbreekt helaas. Veel omgevingsdiensten en gemeenten werken daarom nog steeds met het principe van ‘verlengde kabels’ (vaak ‘houtje-touwtje’ oplossingen) om informatie uit te kunnen wisselen. Maar deze wetenschap als uitgangspunt vormt tegelijkertijd een grote stimulans om hier in de nabije toekomst gezamenlijk verandering in te brengen! Telengy draagt hieraan bij. Zie ook ons onderzoek naar de informatievoorziening tussen omgevingsdiensten en gemeenten.

Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06-28421862 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.