Het eerste dashboard is opgeleverd, management wordt maandelijks gevoed met rapportages over de stand van zaken van enkele afdelingen. De eerste stappen naar datagedreven werken zijn gezet. Maar met elk dashboard en elke rapportage ontstaan er nieuwe vragen, en nog meer nieuwe behoeftes. De vraag overstijgt de capaciteit om te leveren. Het datateam loopt vast of management raakt gefrustreerd, want er waren gouden bergen beloofd.

Waar eerst een ad hoc organisatie voldeed, is nu structurele inbedding in de organisatie nodig voor datagedreven werken. Datagedreven werken betekent een organisatieverandering.

Maar hoe pak je dat aan? Waar sta je nu en waar werk je naar toe?

Voor de gemeente West Betuwe hebben we deze gap-analyse uit mogen voeren, met bijbehorende praktische handvatten om naar de gewenste dataorganisatie te komen. Hieronder leggen we uit hoe we dat doen. Ten slotte deelt de teamleider Sociaal Domein gemeente West Betuwe zijn ervaringen met het onderzoek en wat het de gemeente West Betuwe heeft opgeleverd.

Aanpak

Om de gemeente West Betuwe te helpen hebben wij ons onderzoek opgedeeld in drie delen:

1. Het in kaart brengen van de opgaves en bijbehorende informatiebehoefte en daarmee vaststellen welk datavolwassenheidsniveau de dataorganisatie nodig heeft om in die behoefte te voorzien.
2. Het huidige datavolwassenheidsniveau en stand van zaken bepalen.
3. Uitzoeken wat er nodig is om naar het gewenste niveau te komen.

De benodigde informatie hebben wij opgevraagd en we hebben vervolgens interviews gehouden met o.a. de medewerkers met de beschreven rollen in onderstaand schema.

Datavolwassenheid ‘matchen’ met informatiebehoefte

Door middel van interviews en documenten bepalen we de informatiebehoefte. De informatiebehoefte halen we op door te kijken naar opgaves en welke informatiebehoefte daar globaal bij past. Deze bepaalt het ambitieniveau en daarmee het te bereiken doel op de datavolwassenheidsladder.

Hiervoor gebruiken we het datagroeimodel, dat is geïnspireerd op modellen van Gartner en Davenport. Uiteraard bepalen we ook het huidige niveau, dit doen we aan de hand van 5 categorieën:

1. Waarde en gebruik van data.
2. Beschikbaarheid van data.
3. Kwaliteit en betrouwbaarheid van data.
4. Eigenaarschap van data.
5. Kwaliteit en vaardigheden van de medewerkers.

Dit geeft direct een concreter beeld waar de aandacht en energie op gericht kan worden om het gewenste resultaat te bereiken.

Dataorganisatie

Om een doorontwikkeling mogelijk te maken op de verschillende categorieën die het datavolwassenheidsniveau bepalen, kan de gemeente op verschillende plekken in de organisatie activiteiten uitvoeren. Hiermee zorg je voor een structurele verbetering van de dataorganisatie en samenhang tussen te onderdelen. Dit kan je ophangen aan het onderstaande raamwerk geïnspireerd op het model van het Ministerie van Justitie en Veiligheid voor de algehele dataorganisatie.

Inrichting datateam, intern en/of extern

Omdat datagedreven werken specialistische kennis vraagt, gebundeld in een datateam, wil je deze resources zo goed mogelijk inzetten in je organisatie. Dit kan door middel van een of meerdere centraal georganiseerde en/of decentraal georganiseerde datateam(s). Zelfs regionale samenwerking is hierin mogelijk. Afhankelijk van de wensen en voorkeuren op onderstaande punten, kan een ontwikkelscenario worden vormgegeven:

• Mate van regie en flexibiliteit in de beantwoording van de informatiebehoefte.
• Opzet en verdeling van de het datateam, beschikbaarheid van resources.
• Mate van samenwerking om krachten, kennis en geld te bundelen.
• Technische invulling (dataplatform).

De stelregel is hierbij: Hoe meer decentraal het datateam opereert, hoe meer regie de afdelingen hebben op de ontwikkeling van dataoplossingen en hoe meer het datateam gespecialiseerde kennis krijgt van een domein. Maar tegelijkertijd betekent dit ook, hoe meer decentraal, hoe duurder en/of kwetsbaarder het datateam wordt. Ook kennisuitwisseling wordt in veel gevallen minder optimaal bij decentrale teams. Het is per organisatie zoeken naar de juiste balans in combinatie met de ambities.

Ervaring gemeente West Betuwe

Teamleider Maatschappelijke Ontwikkeling Sociaal Domein Dolf Haank van de gemeente West Betuwe licht verder toe:

De beleidsafdeling van het Sociaal Domein van de gemeente West Betuwe heeft circa anderhalf jaar geleden besloten ‘datagedreven werken’ in te voeren. Het toenmalige doel was structureel een betere, op feiten gebaseerde analyse te kunnen maken op de kostenontwikkeling van het Sociaal Domein. Met behulp van partners werd een dashboard ontwikkeld waarin kostenontwikkeling op het gebied van vooral WMO en Jeugd in kaart werd gebracht. We wisten dat dit slechts een eerste stap was. Uiteindelijk wilden we een doorontwikkeling naar preventie, maar ook hadden we het idee dat het mogelijk zou moeten zijn om onze beleidseffecten te meten. En zelfs ook meer data onder onze beleidsontwikkeling te leggen. Toen onze data-analist een andere functie aanvaardde hebben we ervoor gekozen om niet zondermeer een vacature uit te zetten maar eerst een analyse te maken van waar we stonden, hoe we data gedreven werken meer gericht vorm konden geven. We wilden weten wat daarvoor nodig was, wat realistisch was. Pas daarna wilden we een nieuwe functie data-analist inkaderen en omschrijven. Zelf hadden we als middelgrote gemeente daarvoor niet de expertise in huis. Daarom hebben we Telengy gevraagd dit voor ons te doen.

Telengy heeft dit onderzoek voor ons uitgevoerd. Het viel ons op dat Telengy dit onderzoek kleinschalig kortdurend en toch gedegen wist uit te voeren. Niet alleen werd verkend wat de situatie en behoefte was van de gemeente, maar deze werd ook bekeken in relatie tot onze netwerken zoals bijvoorbeeld de intergemeentelijke bedrijfsvoering organisatie.

Opvallend was dat Telengy niet wilde opschrijven wat we wilden horen, maar vooral wat we moesten horen.

Onze ambities werden afgezet tegen gezond realisme. Zo werd ons aanbevolen deze ontwikkeling in een gemeentelijk beleidskader te plaatsen, dus los te komen van ‘alleen’ het Sociaal Domein. Telengy heeft van daaruit een aantal scenario’s voorgelegd met een beeld van de daaraan verbonden keuzes en organisatorische consequenties. Ons begrippenkader werd aangescherpt; ons beeld van de kwaliteit van data werd daardoor verscherpt.  Het rapport werd eerst met de managers besproken en daarna afgerond. Dit rapport is daarna met de directie besproken die tot de conclusie kwam dat dit helpend én passend was voor de gemeentebrede ontwikkeling op het gebied van datagedreven werken. Het onderzoek en rapport is met belangstelling ontvangen door onze partners; Zo zijn we in staat meer gericht met hen af te stemmen en door te ontwikkelen. Waarbij het nog steeds mogelijk is eigen keuzes te maken.

Kortom: dit onderzoek heeft ons veel opgeleverd, niet zozeer in de eindsituatie maar vooral ten behoeve van een gerichte doorontwikkeling.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl,  of Tim van der Pol, 06 21 36 68 58, t.v.d.pol@telengy.nl.