Naast de ICT-samenwerkingen waar gemeenten elkaar ondersteunen, zijn er steeds meer gemeenten die interesse tonen in het afnemen van ICT-diensten via commerciële aanbieders: ‘ICT uit de muur’. Ook shared service centers (SSC’s) zijn continu op zoek naar de beste mogelijkheden om in de behoeften van klanten te voorzien, waarbij diensten als SaaS (applicaties en apps), PaaS (alles wat nodig is om een applicatie te gebruiken), DaaS (een complete werkplek), IaaS (de ICT infrastructuur incl. servers en applicatieservers) onderzocht worden.

Kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten

Gemeenten zijn al jaren geïnteresseerd in deze ‘ICT uit de muur’-ontwikkelingen en brengen deze interesse steeds vaker in de praktijk. Voor aanbieders is dat geen probleem meer. Het applicatielandschap van gemeenten bestaat ook niet meer alleen uit lokaal geïnstalleerde en beheerde applicaties. SaaS (Software as a Service) is voor leveranciers en gemeenten aantrekkelijk gebleken. Gemeenten vinden zichzelf op het gebied van ICT te kwetsbaar en de externe kwaliteit wordt als kwalitatief beter beschouwd. Daarnaast lijkt ICT uit de muur goedkoper, zo wordt vaak gesteld in blogs of in het vakblad van de CIO. Wanneer ik op gesprek ga bij gemeenten om de verschillende varianten van cloud-dienstverlening toe te lichten en ervaringen te delen wordt er vaak gesproken over de 3 K’s: hogere Kwaliteit, minder Kwetsbaarheid en minder (meer)Kosten. De K van kosten lijkt in die gesprekken het minst belangrijk, vaak geeft men aan de prijstechnische voordelen al te weten. Door het uitbesteden gaan de ICT-kosten omlaag waarbij de grootte van de ICT-formatie zal afnemen. Bovendien willen alle leveranciers gemeenten ervan overtuigen dat het uitbesteden in de meeste gevallen goedkoper zal zijn.

Weerbarstige praktijk

Wellicht een logische redenatie, maar in de praktijk blijkt het weerbarstiger te zijn. Hiervoor zijn een aantal oorzaken aan te wijzen:

• Gemeenten weten zelf nauwelijks wat ICT daadwerkelijk kost.
• Gemeenten kunnen wel opereren met een kleinere formatie aan ICT-beheerders, maar er blijft formatie nodig om de regie te kunnen nemen.
• Ontzorgen betekent voor de gemeente niet dat zij na uitbesteding achterover kan leunen, integendeel!

Restricties in gebruik

Gemeenten nemen steeds meer diensten af bij verschillende leveranciers. Er is een trend ingezet dat gemeenten hun applicatielandschap inrichten op basis van ‘best of breed’. De laatste ontwikkelingen in het sociaal domein zijn een mooi voorbeeld. De noodzaak om de benodigde applicaties snel te implementeren zorgt voor een lagere drempel om cloud-applicaties aan te schaffen. Op dit moment is het in de praktijk nog niet mogelijk om alle ICT buiten de deur te plaatsen, niet omdat het technisch niet zou kunnen maar omdat het niet mag. Gemeenten hebben te maken met wet en regelgeving met betrekking tot data met privacygevoelige gegevens en met systemen waarbij het wettelijk nog niet is toegestaan om de apparatuur bij een commerciële partij onder te brengen.

Touwtjes in handen

Een van de grootste en helaas meest onderschatte aspecten bij het afnemen van ICT-diensten is de regierol die de gemeente moet nemen. Waar voorheen de traditionele IT-afdeling aanspreekbaar was, zijn het in de huidige praktijk meerdere externe organisaties waar gemeenten mee aan de slag moeten. Gemeenten moeten ook bij uitbesteding in control blijven, sturend zijn, richting geven aan leveranciers en bovendien goed opdrachtgeverschap tonen. Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en kwaliteit van dienstverlening richting burgers en bedrijven. De regierol is daarbij bepalend en verbindt de mogelijkheden die de markt biedt met de ontwikkeling die de gemeente op het gebied van informatievoorziening doormaakt.  Afhankelijk van de grootte van de gemeente zal de benodigde formatie voor de regierol verschillen, maar bedenk dat het uitbesteden van ICT niet automatisch een vermindering van het aantal formatieplaatsen zal opleveren. Bij het uitbesteden van ICT is het doel om een grote mate van ontzorging te realiseren. Het is aan de gemeente te bepalen op welke manier die ontzorging gerealiseerd wordt. Wanneer de gemeente hier onvoldoende aandacht voor heeft zal het ontzorgen snel omslaan in zorgen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.