De administratieve organisatie (AO) van de afdeling Wmo van de gemeente Stein is in de eerste helft van 2010 opnieuw vorm gegeven. Er is een kwaliteitsprotocol en instructiehandboek ontwikkeld en er wordt een nieuw IC-plan opgesteld. De uitvoering van prestatieveld 6 van de Wmo (de individuele verstrekkingen) omvat op jaarbasis circa 1.700 besluiten en vindt plaats binnen de afdeling Werk en Inkomen.

Achtergrond

De overgang van de WVG naar de Wmo heeft in het verleden in Stein niet geleid tot een aanpassing van de administratieve organisatie. De beschrijving van de AO was verouderd en niet compleet. Normtijden ontbraken. Het onderhoud van de AO was functioneel niet belegd binnen de organisatie. Medewerkers ervoeren veel last van administratieve taken. De doorlooptijd op de afwikkeling van een aanvraag was regelmatig te lang. Tevens was er geen kwaliteitsprotocol en instructiehandboek op productniveau aanwezig.

Een gefaseerde aanpak

Er is gekozen voor een gefaseerde aanpak, gericht op draagvlak en kwaliteit. Alle fases worden afgesloten met een memo, waarin o.a. de resultaten worden vastgelegd. Naast de vakinhoudelijke werkzaamheden is gekozen voor het houden van een draagvlakbijeenkomst, een tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie.

• Draagvlakbijeenkomst
  De opdracht is van start gegaan met een draagvlakbijeenkomst. Het was van groot belang dat de opdracht die uitgevoerd ging worden, gedragen werd door de direct betrokkenen. Er is uitleg gegeven over het nut, noodzaak en belang van de opdracht en de rol die de medewerkers zelf gaan spelen bij onderdelen van de opdracht is toegelicht.
• Tussentijdse evaluatie
  Om de medewerkers te blijven betrekken en in gesprek te blijven met elkaar is er een tussentijdse evaluatie gepland. Hierbij zijn alle betrokken medewerkers aanwezig en wordt in beeld gebracht wat er in voorgaande fases besproken en besloten is.
• Eindevaluatie
  Alle uitgevoerde fases worden geëvalueerd en besproken. Wat is er vastgesteld per fase, welke conclusies zijn er getrokken, welke keuzes zijn er gemaakt door het management en wat betekent dit voor de uitvoering van de werkzaamheden van de huidige medewerkers.

Inventarisatie, categorisering

Onze uitvoering is gestart met onderzoek naar de feitelijke omvang van de werkzaamheden. We hebben hierbij gekeken naar de productie in 2007, 2008 en 2009. We hebben de producten naar aard van het verzoek gecategoriseerd. Zo zijn we gekomen tot een aantal productgroepen. Tezamen met de actuele ontwikkelingen bij de Wmo heeft dit geleid tot inzicht in de Wmo-werkzaamheden die op de gemeente afkomen in 2010.

Kwaliteitseisen van proces en product

In gezamenlijkheid met de gemeentelijke organisatie zijn vervolgens de gewenste kwaliteitseisen per productgroep gedefinieerd. Daarnaast zijn de huidige normen hiermee vergeleken en geëvalueerd. Met name ten aanzien van de administratieve taken is onderzocht of deze kunnen worden verminderd, zonder dat er risico’s ontstaan voor een rechtmatige verstrekking van Wmo-gelden. Deze kwaliteitseisen zijn verwerkt in een kwaliteitsprotocol. In de procesbeschrijvingen wordt steeds een link opgenomen naar het relevante onderdeel uit dit kwaliteitsprotocol.

Daarnaast wordt in deze fase samen met de gemeente Stein de gewenste managementinformatie geformuleerd. Welke sturingsinformatie is gewenst om de dagelijkse uitvoering periodiek te evalueren en optimaal te laten verlopen? Welke informatie is benodigd voor de financiële verantwoording en sturing? De antwoorden op deze vragen worden meegenomen met de vormgeving van de processen en het te actualiseren IC-plan.

Werkprocessen

Per gedefinieerde productgroep wordt de gewenste nieuwe werkwijze beschreven. Het gewenste detailniveau wordt vooraf met elkaar afgestemd, waarbij het van belang is dat dit in lijn ligt met het gehanteerde niveau bij andere onderdelen van de gemeentelijke organisatie. We hebben besproken om via een beschrijving van de Ist-situatie (hoe werken we nu?) uiteindelijk uit te komen bij de vastlegging/beschrijving van de Soll-situatie (hoe willen we gaan werken?).

De uitvoerders van de processen worden nauw betrokken bij de beschrijving. Hiervoor worden 2 sessies georganiseerd. Eén om het proces daadwerkelijk vorm te geven, de tweede om te bekijken wat er anders kan in de huidige processen. Waar kan een efficiëntieslag gehaald worden zonder dat kwaliteit verloren gaat? De processen worden vastgelegd in Protos.

Normtijden en formatiecalculatie

We berekenen de normtijden waarbinnen de producten kunnen worden afgewerkt. Wij baseren ons hierbij onder andere op benchmarkgegevens en een groot aantal ervaringscijfers die binnen Telengy Sociale Zekerheid aanwezig zijn. Op basis van de normtijden en het verwachtte werkaanbod in 2010 calculeren wij de benodigde formatie.

Beheersing en bewaking: evaluatie IC

Het vigerende IC-plan wordt geëvalueerd. De IC-werkzaamheden moeten namelijk worden aangepast op de nieuwe kwaliteitseisen, de werkwijze en de gewenste informatievoorziening voor sturing en verantwoording.