Nu sinds 1 januari 2010 EGEM-i teams grotendeels is opgegaan in het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING), is de vraag gelegitimeerd of deze aanpak gewerkt heeft. Wat staat er in al die realisatieplannen? Welke thema’s staan centraal? Werken gemeenten eraan? En leidt het tot resultaat?
Samen met de onduidelijke status van de voortgang van de realisatieplannen zijn er voldoende vragen die een antwoord behoeven. Telengy heeft het initiatief genomen onderzoek te doen bij gemeenten naar de status van de uitvoering van de realisatieplannen. Deze vragen kwamen voor Telengy in een nog actueler licht te staan toen de NUP-review ‘Wederzijdse gijzeling in machteloosheid, of de As van het Goede?’ publiekelijk bekend werd. In deze gateway-review wordt gesteld dat ondersteuning bij de implementatie van de NUP-bouwstenen onontbeerlijk is bij gemeenten die dat niet zelf kunnen (dat is het merendeel). Zonder deze ondersteuning zal de e-overheid zeker niet binnen tien jaar gerealiseerd zijn, aldus het reviewteam onder leiding van mr. A.W.H. Docters van Leeuwen. Maar welke groep gemeenten kan de NUP-bouwstenen niet zelfstandig implementeren? Wat voor ondersteuning is dan nodig?
Download de volledige publicatie (pdf)
Veranderkrachten
De onderzoeksresultaten zijn beschreven aan de hand van de veranderkrachten:
- Urgentie: in hoeverre is bij de doelgroep helder waarom dit veranderingsproces noodzakelijk is en levert dit urgentiegevoel voor hen voldoende ‘duwende kracht’ op om de huidige situatie te verlaten?
- Ambitie: is er een visie die de doelgroep een gevoel voor richting geeft waar het heen gaat, waarbij duidelijk en concreet wordt wat de verandering voor hen betekent?
- Planning: is er een bij de doelgroep passende aanpak en tijdpad gekozen?
- Interactie: wordt de doelgroep in een optimale mix van mondeling tweerichtingsverkeer en schriftelijke communicatiemiddelen blootgesteld aan de verandering?
- Leiderschap: worden de top en het middenmanagement voldoende in stelling gebracht om zich te verbinden aan de verandering en ‘hun mensen’ te betrekken en te bereiken?
Urgentie
Dienstverlening is bestuurlijk belangrijk, maar…
Bij de totstandkoming van gemeentelijke realisatieplannen heeft het voldoen aan wettelijke verplichtingen of overeenkomsten tussen rijksoverheid en gemeenten (zoals het Nationaal Uitvoerings Programma NUP) een urgent karakter gehad. De noodzaak voor de invoering van de bouwstenen van de e-overheid was in het EGEM-i- traject bij gemeenten een belangrijke katalysator. Maar er is meer; gemeenten hebben naast landelijke verplichtingen een eigen lokale agenda. Bij de planvorming van de realisatieplannen hebben gemeenten veelvuldig de landelijke en lokale agenda in samenhang vastgelegd.
Ambitie
Een onomkeerbare impuls geven aan de e-overheid
Er zijn verschillende typen plannen gemaakt, naargelang de ambities en de startpositie van de gemeente. Opvallend was overigens dat veel gemeenten die startpositie veel rooskleuriger inschatten dan na een analyse van de stand van zaken het geval bleek te zijn.
Planning
Willens en wetens een brug tussen ‘verhaal’ en ‘proces’
Uit de vorige hoofdstukken blijkt dat gemeenten drie belangrijke ‘veranderverhalen’ hanteren:
- dienstverlening en/of de inrichting van een Klant Contact Centrum (KCC);
- zaakgericht werken en digitalisering;
- basisregistraties en beheer van basisgegevens.
Deze veranderverhalen vragen om een passende aanpak en tijdpad, een veranderstrategie die recht doet aan de duwende kracht urgentie en trekkende kracht ambitie.
Interactie
Wachten is ook een kunst
Nut en noodzaak van de uitvoering van het realisatieplan zijn voldoende scherp, de toekomstige manier van werken is zo concreet mogelijk gemaakt en het beste vervoermiddel is gekozen voor de gezamenlijke reis… maar hoe vertellen we het in de organisatie, welke reacties kunnen we verwachten en gaat het wel lukken?
Leiderschap
Makelaar in succes- en faalfactoren
Sturing geven, voors en tegens afwegen en keuzes maken met gevolgen voor de uitvoering van het realisatieplan. Maar welke factoren leveren een bijdrage aan een succesvol realisatieplan en welke hobbels zijn beter te mijden?
De plannen zijn klaar, uitvoeren is nu het credo
Ten tijde van het plannen maken voor de uitvoering van de e-overheid was er een gevleugeld gezegde: een onomkeerbare impuls. De EGEM-i realisatieplannen en aansluitend de NUP-plannen dienden een onomkeerbare impuls teweeg te brengen voor de realisatie van de e-overheid. Een half jaar na vaststelling van het laatste EGEM-i plan heeft Telengy de eerste balans bij gemeenten opgemaakt.
Verantwoording onderzoek
We hebben dit onderzoek via drie sporen ingericht. Allereerst hebben we de gemeentesecretarissen en e-coördinatoren van alle 431 gemeenten uitgenodigd antwoord te geven op een digitale vragenlijst. Uiteindelijk hebben we 126 beantwoorde vragenlijsten ontvangen. Daarnaast hebben we dertien gemeenten en twee EGEM-i regieadviseurs bereid gevonden mee te werken aan een diepte-interview.
Interviews
Voor het onderzoek hield Telengy diepte interviews met 13 gemeenten en twee EGEM-i regieadviseurs. Wat ons opviel, is dat deze interviews in alle openheid plaatsvonden. Inhoudelijk werd uitvoerig gesproken over successen en mislukkingen, maar vooral over achterliggende oorzaken. Hieronder kunt u de volledige interviews downloaden.
Interview met Berend van der Ploeg en Paul Rekveld, directeur bedrijfsvoering en afdelingshoofd I&A van de gemeente Gouda: klik hier.
Interview met Henk Verbunt, hoofd afdeling facilitaire zaken van de gemeente Sneek: klik hier.
Interview met Patrice van Geffen, directeur bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeente Waalwijk: klik hier.
Interview met André Drenth, projectmanager internet en digitalisering c.q. programmamanager NUP van de gemeente Almere: klik hier.
Interview met Harrie Timmermans en Gerrit Menting, gemeentesecretaris en afdelingshoofd dienstverlening van de gemeente Eersel: klik hier.
Interview met Raph Stijns, directeur sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente Kerkrade: klik hier.
Interview met Frank Mathijsen (programmamanager ‘Deurne in Contact’, afdelingshoofd handhaving), Robert Sleifer (adviseur informatievoorziening) en Ton Duijmelings (e-coördinator, projectleider BAG) van de gemeente Deurne: klik hier.
Interview met Jo Nelissen, directeur dienstverlening van de gemeente Sittard-Geleen: klik hier.
Interview met Henk Spaan, regieadviseur EGEM i-teams: klik hier.
Interview met Hans Boet, programmadirecteur dienstverlening van de gemeente Schiedam: klik hier.
Interview met André Struijs, adjunct-directeur van de gemeente Giessenlanden: klik hier.
Interview met Bert Holman en Frank Stege, directeur bedrijfsvoering en Frank Stege en hoofd ICT gemeente Venlo: klik hier.
Interview met Wim Fluks, regieadviseur EGEM i-teams: klik hier.
Interview met Mark Markusse en Harrie de Loos, interim programmamanager dienstverlening en afdelingshoofd informatie en dienstverlening van de gemeente Loon op Zand: klik hier.
Interview met Jet de Lange, gemeentesecretaris van de gemeente Gennep: klik hier.
