Stel je voor, je mag je tekstverwerker voortaan niet meer gebruiken. “Eh…? Maar hoe kan ik dan nog werken?” In een discussie met enkele collega’s over zaakgericht werken kwam naar voren dat bijna iedereen nog steeds in documenten denkt en werkt en ook heel veel aandacht besteedt aan de opmaak ervan. Het loslaten van de structuur van een document valt ons blijkbaar zwaar. En dat terwijl we juist met zaakgericht werken proberen om in processen en informatie te denken. Informatie die niet altijd in een mooi document hoeft te zijn gegoten, maar wel bij een ‘zaak’ hoort. Het maken van een document met een mooie lay-out is daaraan echt ondergeschikt.
Ik vind het dan ook leuk dat steeds meer mensen er in hun dagelijkse werk voor kiezen om blokjes informatie uit te wisselen zonder gebruik van een mooie lay-out. Via WhatsApp en Twitter delen zij informatie en de resultaten bewaren zij als een soort ‘zaak’ op hun telefoon.
Ja maar…
Hoe zit het dan in ons werk? We hadden toch afgesproken om zaakgericht met elkaar te gaan werken? Dat is zo, maar je weet dat het management en het bestuur een stuk willen lezen met een voor- en een achterkant. Zij willen van de hoed en de rand weten en er naar anderen mee voor de dag kunnen komen. Zaakgericht werken vinden ze prima, maar het moet allemaal wel toonbaar en leesbaar zijn. Dus…
Dat was toch niet de bedoeling?
Nee, inderdaad. Zaakgericht werken is een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van zaken. Documenten kunnen onderdeel zijn van een zaak maar een zaak is veel breder en bevat informatie die zelfs niet eens ‘op papier’ hoeft te staan. Zaakgericht werken is ‘anders werken’. Denken en werken in zaken en in processen en daar hoort meer bij dan een document.
Met zaakgericht werken is het dus niet de bedoeling om een ‘boek’ te schrijven. Het spijt mij, maar de meesten van ons zijn geen schrijvers. ‘Typ-ers’ misschien. Diep in ons hart willen we natuurlijk wel op schrijvers lijken, wij willen onze geesteskinderen kunnen vasthouden. Daarom printen we natuurlijk ook alles. Het resultaat is belangrijk en moet er ook nog eens mooi uitzien. Voor ons als typ-ers is het fenomeen ‘document’ blijkbaar zo belangrijk, dat de zaak voor ons gelijk staat aan een verzameling documenten.
ZINO
Mag ik dan concluderen dat zaakgericht werken eigenlijk niet meer is dan ZINO (vrij vertaald naar PINO): ‘Zaakgericht In Name Only’? Misschien wel, maar hoe krijgen we het denken en werken dan in een andere richting? Laten we eens kijken naar de titel van mijn stukje. Wat zou er gebeuren als we niet meer de beschikking hebben over MS Word of een andere tekstverwerker? Zouden we dan echt niet meer kunnen werken? Natuurlijk niet. Er verandert weinig tot niets. We zijn onze mooie lay-outs kwijt maar we dwingen onszelf wel om bij de zaak te blijven.
Zaakgericht en ‘Word’-loos werken. We hebben al een gemeente zonder gemeentehuis, binnenkort ook een gemeente zonder tekstverwerker? Als ik luister naar de reacties van mensen uit de leeftijdsgroep 20 – 30 jaar, dan mag dat wat hen betreft morgen al.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl.
