Steeds vaker overwegen gemeenten de doelstellingen van de e-overheid samen met andere gemeenten te realiseren. Doelstellingen die daarbij een rol spelen zijn met name het verminderen van de kwetsbaarheid, het verbeteren van de kwaliteit en het realiseren van de e-overheid met minder meerkosten (K3). Het realiseren van deze doelstellingen vraagt een gedegen voorbereiding van de gemeente.

Telengy heeft veel ervaring met samenwerkingsverbanden tussen gemeenten. Onze stelling is dat gemeenten nog beter en inniger kunnen samenwerken. Hieronder gaan we verder in op  onze aanpak.

Vier pijlers

De werkwijze van Telengy is gebaseerd op 4 pijlers:

• Voorwaarden voor succesvol samenwerken
• Een modelproces bestaande uit 5 fasen, gebaseerd op het EGEM-rapport “Vermenigvuldigen door delen”
• De 5 krachten die mede het succes bepalen van veranderingen in organisaties, volgens Annemarie Mars, “Hoe krijg je ze mee”
• De ondersteuning van Telengy om deze visie op samenwerking en veranderende organisaties samen met u in de praktijk succesvol toe te passen.

Voorwaarden

Telengy gaat allereerst met gemeenten op zoek naar het probleem dat de bestuurlijke buikpijn veroorzaakt. Samenwerken is tenslotte een middel, geen doel op zich. Telengy-adviseur Peter ter Telgte beschreef de voorwaarden voor succesvol samenwerken aan de hand van T. Knoster: Van Plato tot Pluto, inmiddels bekend als de kikkers en de kruiwagen:

Fasenmodel

Het fasenmodel van samenwerking kent vijf fasen; verkennen, onderzoeken, organiseren, inrichten,uitvoeren.

Verkennen

Oriëntatie en visievorming op samenwerking. In deze fase beantwoordt de gemeente individueel een aantal vragen:

• Zijn er knelpunten in bedrijfsvoering en/of dienstverlening en hoe benoemen we die knelpunten?
• Kan samenwerking helpen om benoemde knelpunten weg te nemen?
• Welke partners zijn nodig en hoeveel?
• Hoe kan de samenwerkingsstrategie complementair en versterkend zijn aan de gemeentelijke doelstellingen?

Onderzoeken

Onderzoeken van de haalbaarheid van samenwerking. In deze fase onderzoeken gemeenten gezamenlijk of samenwerking voor partijen een oplossing biedt voor de ervaren individuele knelpunten. De volgende vragen worden beantwoord:

• Wat is de scope van de beoogde samenwerking?
• Welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden in de samenwerking ondergebracht?
• Waarom biedt samenwerking een oplossing voor de individueel benoemde knelpunten?
• Is samenwerking de beste oplossing en welke alternatieve oplossingen zijn er?
• Wat is de gewenste eindsituatie van de samenwerking?
• Wat zijn de financiële consequenties (kosten en baten)?
• Wat zijn de organisatorische en juridische consequenties?

Deze fase wordt afgesloten met formele besluitvorming in de individuele gemeenten, zodat de samenwerking bestuurlijk geborgd wordt. Reikwijdte van het besluit is afhankelijk van wat in de gegeven situatie haalbaar wordt geacht.

Organiseren

Bepalen van de aanpak die gevolgd wordt om de samenwerking op te zetten. In deze fase wordt de concrete uitvoering van de samenwerking vorm gegeven:

• Hoe wordt de samenwerking georganiseerd en hoe ziet de juridische vorm er uit?
• Hoe kunnen de gemeenten zeggenschap houden over de besteding van de beschikbaar gestelde middelen?
• Hoe worden de gezamenlijke kosten tussen de deelnemende gemeenten verdeeld?
• Hoe ziet het dienstverleningsconcept van het samenwerkingsorgaan er uit?
• Hoe wordt de personele invulling geregeld?
• Hoe wordt het samenwerkingsorgaan gehuisvest?
• Hoe ziet de planning er uit?

Inrichten

Het daadwerkelijk opzetten van het samenwerkingsverband. Feitelijk omvat deze fase het project om de overeengekomen samenwerkingsvorm concreet tot stand te brengen:

• Het plaatsen van medewerkers in de samenwerking, inclusief opleidingen, overdracht van HRM-verantwoordelijkheid, werven van personeel, etc.;
• Het eventueel verhuizen naar een andere locatie;
• Het opstellen van een gedetailleerde dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende begroting;
• Het inrichten van de overlegstructuren met de gemeenten;
• Het inrichten van de werkprocessen binnen het samenwerkingsverband;
• Het eventueel aanschaffen/aanleggen van ICT-componenten.

Uitvoeren

Het leveren van de diensten vanuit het samenwerkingsverband aan de deelnemende gemeenten. In deze fase hoort ook het continu evalueren en zo nodig bijstellen van de overeenkomst tussen het samenwerkingsverband en de deelnemende gemeenten.

Wezenlijk in onze visie op samenwerking is de scheiding tussen fase 2 (onderzoeken) en 3 (organiseren). De gedachte daarachter is dat gemeenten in fase 2 borgen wat ze gezamenlijk met de samenwerking willen bereiken en dat de gemeenten daarna pas in fase 3 overeenkomen hoe ze dat dan gaan doen. Daarmee voorkomen we dat in fase 2 de (gedetailleerde) hoe-discussies het haalbaarheidsonderzoek te veel (negatief) beïnvloeden. Anderzijds zorgt een gedegen besluit na fase 2 er voor dat in fase 3 gemakkelijker overeenstemming wordt bereikt.