Vanwege het Coronavirus neemt online vergaderen een grote vlucht. Veel organisaties introduceren versneld diensten waarmee je vanuit huis met je collega’s kunt overleggen via videoconference-diensten. Afhankelijk van het aanbod kun je hiermee met meerdere personen videobellen, chatten en bestanden en schermen delen. Echt een uitkomst, is ook mijn eigen ervaring. Maar niet alle organisatie bieden de eigen medewerkers dit soort diensten aan. Hierdoor gaan mensen zelf op zoek gaan naar alternatieven.
Voor wie even googelt is een groot aanbod aan online tools en diensten te vinden. Superhandig natuurlijk, én vaak gratis! Maar voor niks gaat de zon op: aanbieders van gratis online diensten leven over het algemeen van de informatie die gebruikers hen aanleveren. Dit roept de vraag op of je gratis online vergaderdiensten wel veilig kunt gebruiken. Zeker in gemeenteland, waar veel met privacygevoelige informatie wordt gewerkt. Tijd dus om eens te spitten in de voorwaarden van een aantal van deze diensten:
Verschillende soorten informatie
Alle aanbieders van online vergaderdiensten verzamelen informatie. Dit geldt niet alleen voor gratis diensten. Naar eigen zeggen doen zij dit om het product of de dienst die zij bieden te verbeteren. Daarbij gaat het om:
Persoonlijke gegevens
Hierbij moet je denken aan informatie over de gebruiker, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. Bij sommige diensten kun je ook inloggen met je Facebook of Google account. In die gevallen worden ook gegevens over je Facebook / Google profiel verzameld en doorverkocht.
Gegevens over het apparaat dat je gebruikt
Ook informatie over het apparaat dat je tijdens de online vergadering gebruikt wordt verzameld. Het gaat hier bijvoorbeeld om IP adres, MAC adres, locatiegegevens, het soort apparaat en het operating system.
Gegevens over het gebruik van de dienst of het product
Gegevens die betrekking hebben op het gebruik van de dienst zijn bijvoorbeeld, tijd en datum, deelnemers en de duur van de vergadering.
Content
Sommige aanbieders slaan ook content op. Daarbij gaat het bijvoorbeeld over bestanden of scherminformatie die je deelt. Wanneer je een opname maakt van de vergadering wordt deze ook opgeslagen. En ook als je zelf geen opname maakt, kan het zo zijn dat de aanbieder van de dienst dit doet.
Oké, ze verzamelen gegevens…nou en?
Op zichzelf is er niets mis met het verzamelen van gegevens door aanbieders van online vergaderdiensten. Zij verdienen hun geld in ruil voor toestemming om jouw gegevens te mogen verzamelen en te gebruiken. Alleen, in een aantal gevallen gaat het niet alleen over jóuw gegevens, maar mogelijk over gegevens van jouw werkgever of van de inwoners van de gemeente waarvoor je werkt. Zeker bij diensten die content verzamelen is dit het geval.
Hoe dan wel?
Dit artikel heeft niet als doel een advies te geven over welke online vergaderdienst je wel of niet moet gebruiken. Wel om je bewust te maken van de risico’s. Daarom een paar algemene tips:
- Maak gebruik van tools die door je werkgever worden aangeboden en hou je aan de voorwaarden die jouw organisatie hieraan verbindt. Als jouw organisatie je toegang biedt tot software is gegevensbescherming in het algemeen goed geregeld.
- Kun dit niet? Kijk dan welk alternatief je veilig kunt gebruiken. Lees bijvoorbeeld het privacy statement van de online dienst goed door. Klinkt als veel gedoe, maar ze zijn makkelijk te vinden en over het algemeen best leesbaar opgesteld.
- Bedenk wat je bespreekt en deelt. Deel bijvoorbeeld geen bestanden of scherminformatie waar gevoelige informatie op staat. Wees voorzichtig met het bepreken van privacygevoelige onderwerpen. Bedenk daarbij dat je niet altijd weet wie aan de andere kant van de lijn (mee-)kijkt en luistert.
- Sommige online tools bieden de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen. Vraag voor de zekerheid altijd vooraf toestemming aan de deelnemers als je een vergadering opneemt.
- Hou ook andere (thuiswerk) veiligheidsmaatregelen in je achterhoofd. Werk bijvoorbeeld via een veilige verbinding, gebruik veilige wachtwoorden, laat huisgenoten niet meekijken en lock je scherm als je van je werkplek weg bent.
Referenties
Voor dit artikel is gekeken naar de privacy statements van de volgende diensten:
- Zoom: https://zoom.us/privacy
- Hangouts: https://policies.google.com/privacy?hl=nl
- Whereby: https://whereby.com/information/tos/privacy-policy/
- Lifesize: https://www.lifesize.com/en/company/legal-notices/privacy
- Jitsi: https://community.jitsi.org/privacy
Ook de IBD geeft advies over digitale vergadertools:
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.
