In november heeft Telengy de workshop ‘Hoe voorkom ik onaangename verrassingen van mijn softwareleverancier?’ georganiseerd. 24 medewerkers van gemeenten kropen in de rol van accountmanager van de softwareleverancier. Achterliggend idee was om zich te verplaatsen in hun klant, de gemeente. Als ze dat goed deden, zou het bijdragen aan de klanttevredenheid, de omzet en de winst. Telengy-adviseur Harrie Gooskens heeft daar veel ervaring mee en ontwikkelde een workshop die een omgekeerd effect beoogt: een gemeente die de strategie van een leverancier beter kan doorgronden ter bevordering van het effectief onderhandelen, maar ook een gemeente die de argumenten van de leverancier beter kan beoordelen zodat de gemeente zich niet ‘met een kluitje in het riet laat sturen’.

De Gijzeling

Zo’n workshop is gebaat bij een gemeenschappelijk kennisfundament, in dit geval gebaseerd op de  Telengy-whitepaper ‘De Gijzeling’. Daarin wordt de marktwerking bij gemeentelijke software onder de loep genomen.

Businessmodel & case

In de inleiding zijn verschillende businessmodellen besproken, waarbij uitgebreid werd stilgestaan bij het specifieke businessmodel van een pakketleverancier. Aan de hand van een uitgewerkte businesscase kropen de deelnemers in de huid van de softwareleverancier, gevoed met een berekening van verschillende scenario’s met financieel-economische effecten van een investering in pakketsoftware en het terugverdienen daarvan. Toen het model een beetje duidelijk was, kon men aan de slag met de eerste groepsopdracht: ‘Verplaats je in het MT van een leverancier en probeer de aandeelhouder tevreden te stellen via een ander scenario en reken dat door’. Mede vanwege de beperkte tijd een pittige opdracht die een aantal goed doordachte en soms verrassende uitkomsten opleverde. Een enkeling had wat moeite met de businesscase, de meesten lieten echter zien dat creatief ondernemerschap niet is voorbehouden aan de leveranciers.

Conflictmanagement

In het tweede deel van de workshop werd ingegaan op geschillenpreventie en conflictmanagement in de relatie met een leverancier. Daarin kwam een stappenplan aan bod met acties die een gemeente het beste kan doorlopen om bij problemen aan het stuur te blijven zitten, zodat de rechtspositie niet verslechtert. Ook dat deel werd afgesloten met een oefening in groepen. Hiertoe was een verschil van inzicht met een leverancier uitgewerkt en diende elke groep een strategie te ontwikkelen, deze keer als gemeentelijk managementteam. Oefening baart kunst, want het ging de groepen goed af om geschillen bespreekbaar te maken en waar nodig het conflict niet uit de weg te gaan. Veel deelnemende gemeenten bleken al een fundament te hebben gelegd voor het beter organiseren van contractmanagement. Voor hen werd duidelijk hoe op dat fundament kan worden doorgebouwd aan professioneel opdrachtgeverschap.

Leveringsvoorwaarden en geschilbeslechting

Tenslotte werd ingegaan op de leveringsvoorwaarden. Dit thema werd afgesloten met een groepsdiscussie waaruit bleek dat dit onderwerp veel belangstelling geniet. Dat gold ook voor het aanpalende thema ADR (Alternative Dispute Resolution). Zowel de verschillende soorten leveringsvoorwaarden als de alternatieve mogelijkheden tot geschilbeslechting bleken aansprekende thema’s te zijn waar de deelnemers graag meer van willen weten.

Blijf onafhankelijk, praat de taal van de gemeente

Veel informatie in een workshop van drie uur, met ook nog eens een paar uitdagende oefeningen. Toch waren de deelnemers over het algemeen heel tevreden over de workshop. De verrassende kijk aan de andere kant van de tafel en het concreet bezig zijn met leveranciersmanagement bleken een schot in de roos. Ook was er onder de deelnemers veel waardering voor whitepaper ‘De Gijzeling’. Dit blijkt ook uit het feit dat de whitepaper inmiddels bijna 200 keer is opgevraagd. Volgens de deelnemers aan de workshop is Telengy het enige adviesbureau is dat naast aanbestedingsbegeleiding concreet werk maakt van de thema’s opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement. De deelnemers moedigen Telengy dan ook aan om het hier niet bij te laten, maar in 2017 met vervolgbijeenkomsten en andere aanvullende vormen van dienstverlening te komen. Een motiverend bijpassend advies van een van de deelnemers: “Blijf onafhankelijk, praat de taal van de gemeente en organiseer dit soort bijeenkomsten vaker!”

Meer weten?

Wilt u meer weten over de workshops of over whitepaper ‘De Gijzeling’? U kunt contact opnemen met Harrie Gooskens, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer  06 83 17 70 41 of via e-mail: h.gooskens@telengy.nl.