De informatiekundige visie ‘Common Ground’ is bij menig gemeente inmiddels wel bekend. Veel gemeenten en leveranciers zijn al een tijd actief in het ontwikkelen van nieuwe oplossingen en het implementeren van nieuwe standaarden. Bij zowel gemeenten als leveranciers is het duidelijk dat deze beweging niet meer te stoppen is. Langzaam wordt duidelijk wat deze nieuwe opzet van de informatiehuishouding voor een organisatie gaat betekenen. Niet alleen de manier van ontwikkelen is nieuw voor een organisatie, ook de implementatie van de nieuwe componenten gaat veranderen. Vergeet tot slot niet het beheer hiervan.

In een serie van drie artikelen bespreekt Telengy-adviseur Paul Jansen de ontwikkelingen van Common Ground. Paul legt uit wat de vijf lagen van Common Ground nu eigenlijk echt inhouden, gaat in op de transitie en verschillende migratievarianten die mogelijk kunnen worden doorgevoerd. Ook wordt het effect van Common Ground op de rol van de beheerder besproken. In dit tweede artikel: de rol van de functioneel beheerder.

Losse componenten

In het vorige artikel heb ik de vijf lagen van Common Ground besproken. Daarin heb ik aangegeven dat wanneer men een ‘silo’ splitst in vijf lagen, meerdere componenten ontstaan. Dit is in eerste instantie een horizontale opdeling. Echter kan ook iedere laag verticaal verder worden uitgesplitst.

Door deze verticale splitsing vormen er nog meer componenten. Zo ontstaat een soort matrix met verschillende componenten die allemaal een eigen functionaliteit bevatten. Hoe groter de opdeling, hoe meer losse componenten er zullen ontstaan. Meer componenten geeft een gemeente meer flexibiliteit om sneller aanpassingen door te voeren aan de informatievoorziening. Echter, meer componenten maken het totale landschap ook complexer. Dit vraagt om meer inzicht en overzicht van de gebruikte componenten. Er ontstaan vragen als:

• Voldoet een component nog wel aan de gewenste functionaliteit, of missen we bepaalde functionaliteit?
• Past een vervangend component wel goed in het bestaande geheel?
• Aan welke eisen en wensen moet een component voldoen?
• Met welke componenten kan een vraag vanuit de business worden beantwoord?

Vragen die verschillende expertises binnen een ICT-organisatie kunnen beantwoorden.

BiSL en Common Ground

Mijn collega Arno van Waesberghe heeft in november 2019 een artikel geschreven over een aanpak bij de transitie van functioneel beheer. Arno ging vooral in op de ondersteuning bij de verandering van de Functioneel Beheerder. Ik bespreek in dit artikel de meer inhoudelijke verandering van de taken, natuurlijk in de relatie tot Common Ground.

Over de rol van de functioneel beheerder is al veel geschreven. Het meest bekende raamwerk hiervoor is Business Information Services Library (BiSL). Hierin staan beschrijvingen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die bij de rol van de functioneel beheerder horen. In dit artikel bespreek ik enkele taken die door het toepassen van Common Ground naar mijn mening zullen worden geraakt.

Het artikel gaat door onder de afbeelding.

Gebruikersbeheer

Eén van de taken bij gebruikersbeheer, is het aan de ene kant contact onderhouden met de verschillende leveranciers en specialisten, en aan de andere kant de gebruikers. Storingen die door een component optreden worden vaak door gebruikers gemeld. Leveranciers zullen deze storingen verhelpen. Vanwege de vele (verschillende) componenten kunnen er bij deze storingen veel leveranciers betrokken zijn. De functioneel beheerder moet goed weten welk component door welke leveranciers geleverd wordt, zodat snel en adequaat een oplossing kan worden gezocht.

Wijzigingenbeheer

Wijzigingsverzoeken die vanuit de organisatie worden aangedragen, moeten worden beoordeeld op de impact daarvan. Enkele belangrijke vragen die de functioneel beheerder zichzelf stelt:

• Op welk component heeft de wijziging betrekking?
• Hoe groot is die wijziging?
• Verandert het proces niet of juist heel ingrijpend?

Doordat meerdere losse componenten worden gebruikt, moet per component waarop de wijziging betrekking heeft een impactanalyse komen. Omdat de wijziging vaak gerelateerd is aan een bepaalde functionaliteit, blijft het aantal componenten dat bekeken moet worden beperkt. Een impactanalyse op het volledige informatiesysteem is niet meer nodig.

Functionaliteitenbeheer

Bij het gebruik van een silo worden functionele specificaties voor de gehele applicatie opgesteld. Met het toepassen van Common Ground worden meerdere specifieke componenten gebruikt die hun eigen specificatie kennen. De functioneel beheerder moet goed weten welke specificaties er geëist worden aan een component, passend bij de functie waarvoor het component wordt ingezet. Het totaal aan componenten geeft dan een overzicht van de functionaliteiten die nodig zijn om een bepaalde business vraag te kunnen beantwoorden. Het onderhouden van dit overzicht en inzicht is een groeiende taak van de functioneel beheerder.

Met het beschikbaar komen van verschillende componenten, wordt het eenvoudiger om nieuwe samenstellingen te vormen. Hierdoor kan sneller ingespeeld worden op de behoefte van de business. De nieuwe samenstelling kan leiden tot een andere werking van het geheel of wordt nieuwe functionaliteit toegevoegd. Door het vluchtige karakter van samenstellingen moeten handleidingen sneller aangepast worden zodat deze weer aansluiten bij de werking van de (nieuwe) componenten.

Arno geeft in zijn artikel aan dat voor een functioneel beheerder de rol van adviseur meer aandacht gaat vragen. Dit zie je vooral terug in het beschrijven van de processen. De gewenste functionaliteit wordt immers aangestuurd vanuit processen. De relatie tussen (deel)processen en functionaliteiten krijgt bij het toepassen van Common Ground veel meer aandacht. Procesmodellen kunnen lezen en maken op basis van een standaard modelleertaal (zoals BPMN) wordt steeds belangrijker. Op basis van zijn of haar kennis van de beschikbare (losse) functionaliteiten, kan de functioneel beheerder aangeven hoe en welke (deel)processen het beste met welke functionaliteit ondersteund kunnen worden. Hierbij treedt de functioneel beheerder als adviseur op naar zijn collega’s.

Behoeftemanagement

De veranderende behoeften van dienstverlening richting burgers, bedrijven en instellingen zorgen ervoor dat organisaties in beweging blijven met hun dienstverlening. De ondersteunende middelen moeten hierin ook meebewegen. Common Ground maakt het mogelijk dat de beweging ook sneller gemaakt kan worden. Functioneel beheerders zullen daarom meer dan eerst de behoeften van de organisatie in kaart moeten brengen en afstemmen met de mogelijkheden die beschikbaar zijn of komen. Hierin ligt ook een relatie naar het functionaliteitenbeheer waarin bekeken wordt welke eisen en wensen gesteld worden aan bepaalde functionaliteit. Dit moet aansluiten bij de behoeften die een organisatie stelt. De functioneel beheerder heeft hier een belangrijke rol in.

Uitdaging

Zoals uit bovenstaande blijkt, ligt er voor de functioneel beheerder een mooie uitdaging om de nieuwe ontwikkelingen van Common Ground te ondersteunen. De functioneel beheerder van de toekomst krijgt een belangrijke rol in de afstemming tussen wat een organisatie aan veranderende behoeften heeft en hoe daarop snel kan worden ingespeeld. Dit met de beschikbare functionaliteiten die door losse componenten wordt geboden. Waar in het verleden de nadruk lag op het beheren van één pakket, verschuift de aandacht naar meerdere componenten. Is uw functioneel beheerder al op de hoogte van zijn veranderende rol?

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Paul Jansen, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 63 93 02, of e-mail: p.jansen@telengy.nl.