Van inkoopadviseur tot projectleider
Begin 2018 ben ik uit een selectie gekozen als adviseur en projectleider voor de Europese aanbesteding Outsourcing ICT bij de ODBN. Hier heb ik samengewerkt met het team informatiemanagement en een inkoper van BIZOB (Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost Brabant). Samen hebben we een succesvolle Europese aanbesteding doorlopen, waarbij in april 2019 een leverancier is gekozen. Een Europese aanbesteding voor het volledig vervangen van de ICT-infrastructuur duurt samen met een degelijke voorbereiding ongeveer een jaar.
Na deze aanbesteding is mijn rol als ICT-inkoopadviseur omgezet in die van projectleider. Hierdoor is het mogelijk om toezicht te houden of de eisen die in de aanbesteding zijn gevraagd, ook daadwerkelijk worden geïmplementeerd. Door de complexe materie, de vele wensen en afspraken is het goed om overzicht te bewaren en de achterliggende gedachten mee te nemen tijdens het implementatietraject.
De implementatie
Samen met de oude leverancier is de oude omgeving netjes ontmanteld. Vervolgens hebben we met de nieuwe leverancier een compleet nieuwe ICT-omgeving uitgewerkt en uiteindelijk ingericht. Deze is gebaseerd op alle nieuwe standaarden met onder andere Citrix, Windows 10 en Microsoft Office 365. Zeker met laatstgenoemde Office 365 met gebruik van Microsoft Teams, een smartphone en thuiswerkfaciliteiten hebben er toe geleid dat de hele organisatie in maart van dit jaar vrijwel naadloos thuis kon werken.
Door goede communicatie, instructies en handleidingen is de overgang naar de nieuwe ICT-omgeving voor de gebruikers redelijk soepel gelopen. Dit terwijl er toch een enorme verandering heeft plaatsgevonden.
Tweejarig traject
Het gehele traject nam ongeveer twee jaar in beslag. Dit is gerekend vanaf het voorbereiden van de aanbesteding tot en met de borrel. Deze periode is een bewuste keuze geweest, omdat de kwaliteit in deze casus boven tijdigheid ging. Dit is in vele andere gevallen (bijvoorbeeld bij een herindeling) niet altijd mogelijk. Houd daarom bij het einde van ICT-overeenkomsten rekening met een flinke transitiefase en kijk waar het zwaartepunt ligt: kwaliteit, tijdigheid of middelen. Hierbij moet de kanttekening worden geplaatst dat het hier ging om een volledig nieuwe infrastructuur. Dit betekende dus van ‘scratch’ af aan opbouwen.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl.
