De gemeente Best is in 2013 gestart met de invoering van ‘digitaal en zaakgericht werken’, als onderdeel van haar verbeterprogramma ‘DOEN’. In Best heeft men de keuze gemaakt voor het zaaksysteem Liber van BCT als ondersteunende applicatie. Zoals vele gemeenten in Nederland heeft ook de gemeente Best ervaren dat het erg moeilijk is om de koppelvlakken tussen verschillende applicaties, die de overdracht van zaakgegevens en zaakdocumenten moeten verzorgen, werkend te krijgen.

Ook al conformeren de leveranciers zich aan de standaard uitwisselingsformaten (StUF) die door KING zijn opgesteld, toch blijkt in de praktijk dat ‘interpretatieverschillen’ tussen de koppelvlakken ertoe leiden dat de gegevensoverdracht niet goed verloopt. Juist die geautomatiseerde overdracht tussen applicaties en daarmee tussen afdelingen moet de gewenste efficiencyverbetering brengen en de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren. Reden voor de gemeente Best om begin 2014 de steun van KING te vragen bij het werkend krijgen van de koppelvlakken, met behulp van de leveranciers. KING levert die ondersteuning vanuit het team ‘Leveranciersmanagement’. In Best zijn daarop de negen leveranciers bij elkaar gekomen die de belangrijkste applicaties  leveren. Zij hebben allen hun steun toegezegd. Voor hen is het van belang standaard koppelvakken te kunnen leveren die voldoen aan de uitwisselstandaarden. Best betrof hiermee direct een goede gemeentelijke praktijkcase waar de vele nieuwe uitwisselformaten en koppelvlakken beproefd konden worden. Er is een zogenaamde ‘showcase’ gedefinieerd waarin het gehele proces van ‘Evenementenvergunningen en -meldingen’ via standaard koppelvlakken operationeel gemaakt zou worden. Voor dit proces leveren vier leveranciers ondersteuning voor de in dat proces gebruikte applicaties, te weten:

• BCT, leverancier van het zaaksysteem, het zakenmagazijn en het documentmanagementsysteem.
• PinkRoccade Local Government, leverancier van de servicebus voor het transport van zaakgegevens en documenten en het gegevensmagazijn voor de aanlevering van basisgegevens als pre-fill.
• Roxit, leverancier van het vergunningensysteem, waarin de evenementenvergunning wordt geregistreerd.
• Care, leverancier van de website (digitaal loket) en de e-formulierengenerator.

Zij leveren alle vier kennis en capaciteit door inzet van hun architecten en integratieconsultants. Tevens denken de leveranciers mee over de inrichting van het proces, eventuele conversie vanuit de oude omgevingen en andere architectuurvraagstukken. De leveranciers zorgen tevens voor het snelle aanpassen van de applicaties en koppelvlakken, mochten deze niet werken. De gemeente Best levert de testomgeving en menskracht om te kunnen testen. Hierbij fungeert Ad van Dijck als regisseur c.q. coördinator tussen de leveranciers en de gemeente, sturend op realisatie van de showcase.

Met de showcase willen de gemeente Best en de betrokken leveranciers qua ketenproces de zogenaamde ‘koninklijke weg’ inrichten. Dit houdt het volgende in:

• Via de website kan een burger (via DigiD) of bedrijf (via eHerkenning) een e-formulier gebruiken om een aanvraag voor een evenementenvergunning te doen.
• Vanuit DigiD en eHerkenning worden vanuit het gegevensmagazijn de basisgegevens van de klant of bedrijf als pre-fill geleverd aan het e-formulier. Dit loopt via de servicebus met het koppelvlak Stuf-BG
• Na indiening wordt het e-formulier via het koppelvlak StUF-EF aangeboden aan het zaaksysteem, dat vervolgens een zaaknummer toekent en het formulier opslaat in het documentmanagementsysteem. Het zaaknummer wordt in het zakenmagazijn geplaatst met bijbehorende kenmerken. De overdracht verloopt ook hier weer via de servicebus.
• Het zaaksysteem levert het zaaknummer terug aan de klant (naar de website). Dit loopt via de servicebus met het koppelvlak StUF Zaak/Document.
• Het zaaksysteem levert, met behulp van de zaaktypecatalogus en via de servicebus, de evenementaanvraag (de ‘zaak’)  aan het vergunningensysteem.
• In het vergunningensysteem vindt verder afhandeling van de vergunning plaats. Nieuwe documenten die worden aangemaakt, worden via de servicebus met het koppelvlak StUF Zaak/Document naar het zaaksystem gestuurd. Vervolgens plaats het zaaksysteem de documenten in het documentmanagementsysteem.
• Ook levert het vergunningensysteem via de service en StUF Zaak/Document de zaakstatussen aan het zaaksysteem, die deze in het zakenmagazijn plaatst. Het zaaksysteem brengt deze zaakstatussen via de service weer met StUF Zaak/Document naar de website als de klant daarop vraagt hoe het met de afhandeling van de zaak staat.
• Medewerkers kunnen de afhandeling van de status ook via het zaaksysteem volgen, zodat zij ook op andere manieren snel klanten kunnen informeren over de status van de afhandeling en snel de bijbehorende dossiers kunnen vinden.

Deze ‘koninklijke weg’, waarbij de overdracht van gegevens en documenten steeds geschiedt via de centrale service op basis van koppelvlakstandaarden, biedt de gemeente Best een toekomstvaste oplossing. Met deze architectuur is het aantal verbindingslijnen minimaal en tevens geordend. Toekomstige vervangingen van onderdelen van die architectuur door andere componenten worden daardoor eenvoudiger.

Eind dit jaar willen de gemeente Best en haar leveranciers de showcase werkend hebben. Het traject leert nu al dat er veel keuzes gemaakt moeten worden over inrichtingsvraagstukken, conversies en de tijdelijke situaties als sommige processen al digitaal en zaakgericht ingericht zijn, terwijl andere processen nog op de oude weg doorgaan. Keuzes worden zeker van belang als deze processen door dezelfde applicaties worden ondersteund. Vóór de invoering van zaakgericht werken moeten gemeenten goed over deze zaken nadenken en daarop de meest passende invoeringsaanpak kiezen.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Ook iBestuur heeft een artikel gewijd aan deze casus bij de gemeente Best:
Link naar artikel iBestuur