Werken met Office 365 (M365), dat kan iedereen toch wel? Een tekstje aanmaken in Word en een kleine PowerPoint in elkaar zetten is natuurlijk zo gedaan! Hoewel, in de praktijk valt het nog weleens tegen hoeveel kennis medewerkers hebben over M365.
In dit artikel beschrijft Wendel de Vries de ontwikkeling van de medewerker in de snel veranderende wereld, waarin digitale technologie als M365 voorop staat. Hoe houden gemeenten en andere overheidsinstanties stand in deze tijd en wat kan beter? En hoe kunnen gemeenten medewerkers optimaal ondersteunen bij het opdoen van digitale vaardigheden en geletterdheid? Aan de hand van onderzoek schetst Wendel een beeld. In dit artikel is er aandacht voor:
- toekomstbestendig medewerkersbestand;
- het belang van kennis over Office 365 bij medewerkers;
- de algemene kennis van medewerkers over Office 365;
- de obstakels die medewerkers ondervinden bij het gebruik van Office 365;
- het gevaar van “achterblijven” met betrekking tot Office 365;
- het bevorderen van digitale vaardigheden (& trainingstips).
Toekomstbestendig medewerkersbestand
De populatie van het onderzoek bestond uit oudere medewerkers en is gemiddeld 48 jaar oud. Omdat zij tijdens hun opleiding minder technologische ontwikkelingen hebben meegemaakt, beschikken zij vaak over minder technologische kennis. Dit komt mede doordat zij eerder hun eerste vaste contract kregen en korter studeerden. Mede hierdoor hebben ze meer moeite met het gebruik van moderne tools zoals Office 365.
De gemiddelde medewerker uit het onderzoek is circa 25 jaar geleden afgestudeerd, toen Word, PowerPoint en Excel nog in opkomst waren (de eerste versie van Word werd in 1991 uitgebracht en in 2003 onderdeel van Office). Deze technologieën werden destijds weinig onderwezen, tenzij een specifieke studie gevolgd werd. In de eerste banen werkten de medewerkers uit het onderzoek nog voornamelijk met papier. Hoewel de overheid technologische ontwikkelingen heeft omarmd, kan dit tempo overweldigend zijn voor medewerkers die gewend waren aan traditionele methoden. Het contrast in leeftijdsopbouw is duidelijk zichtbaar in vergelijking met bijvoorbeeld techbedrijven zoals Google. Daar is de meerderheid van de medewerkers tussen de 20 en 30 jaar oud is (zie afbeelding), terwijl dit bij de organisatie van mijn onderzoek slechts 5,1% is. Het percentage medewerkers tussen de 45 en 60 jaar bedraagt trouwens 49,9%…
Leeftijdsopbouw medewerkersbestand Google
Deze achtergrondinformatie ondersteunt de resultaten van de interviews die ik heb gehouden met medewerkers van de organisatie. In deze gesprekken over “een toekomstbestendig personeelsbestand” kwam vaak naar voren dat medewerkers moeite hebben met Office 365-producten. Programma’s zoals Teams worden als “te modern” en “te onoverzichtelijk” ervaren.
Het belang van kennis over Office 365 bij medewerkers
In vroegere tijden verliep alles nog op papier. Als er een vergunning aangevraagd moest worden of een vacature gedeeld moest worden, gebeurde dit met “pen en papier”. Tegenwoordig is vrijwel alles digitaal en zijn Office 365-producten vrijwel onmisbaar geworden. Men kan veel efficiënter en productiever werken dankzij Office 365. Mooie documenten in Word, fraaie presentaties in PowerPoint en handige data-overzichten in Excel. En niet te vergeten mailen via Outlook en sinds de Covid-periode volop actief met Teams. Office 365 biedt echter nog veel meer dan alleen deze bekende tools. Hieronder volgt een overzicht van andere bekende en minder bekende Office 365-producten:
- OneDrive (bestandenopslag)
- SharePoint (raamwerk voor informatie-uitwisseling en digitaal samenwerken)
- Planner (taakbeheer en projectplanning)
- Power BI (voor data-analyse en visualisatie)
- Sway (voor het maken van interactieve rapporten en presentaties)
- Delve (voor het vinden van relevante content en collega’s binnen de organisatie)
- Stream (voor het delen van video’s binnen de organisatie)
- Bookings (voor het plannen van afspraken met klanten of collega’s)
- Forms (voor het maken van formulieren, enquêtes en quizzen)
- To Do (persoonlijke takenlijsten en projectmanagement)
- Yammer (intern sociaal netwerk voor bedrijven)
- MyAnalytics (inzicht in persoonlijke werkgewoontes en productiviteit)
- Power Automate (automatisering van workflows tussen verschillende applicaties)
Dankzij deze applicaties kunnen medewerkers gestructureerd werken en communiceren in een technologisch snel veranderende wereld. Zonder deze kennis dreigen zij achterop te raken in hun ontwikkeling, vooral in vergelijking met medewerkers die digitaal vaardiger zijn.
De algemene kennis van medewerkers over Office 365
Uit mijn onderzoek blijkt dat de kennis van de Office-producten ondermaats is, waardoor medewerkers kunnen vastlopen in hun werk.
De obstakels die medewerkers ondervinden bij het gebruik van Office 365
Al die nieuwe programma’s, het zijn er wel heel erg veel. Één programma voor het versturen van e-mails, maar dan weer een ander programma om te videobellen en te chatten. Dit kan medewerkers in verwarring brengen over welk hulpmiddel ze wanneer moeten gebruiken. Veel medewerkers verliezen hierdoor het overzicht en vinden het daarnaast lastig om de Engelse termen te begrijpen. Bovendien is het niet eenvoudig om een passende routine te vinden voor een efficiënte werkdag, wat kan leiden tot verwarring.
Het gevaar van “achterblijven” met betrekking tot Office 365
Het risico van onvoldoende bijblijven met technologische ontwikkelingen is dat overheidsorganisaties achterop raken, terwijl de wereld om hen heen verder evolueert. Dit kan leiden tot minder effectieve communicatie tussen de overheid en de inwoner, evenals tussen de overheid en de bedrijven. Voor gemeenten is het cruciaal om continu te blijven ontwikkelen en zich aan te passen aan de nieuwste technologieën om hun dienstverlening op peil te houden. Even belangrijk is dat elke medewerker effectief met deze technologieën kan werken binnen zijn of haar vakgebied.
Het bevorderen van digitale vaardigheden
Het bevorderen van digitale vaardigheden onder medewerkers en hen bewust maken van de urgentie van technologische ontwikkelingen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het aanbieden van cursussen en trainingen over Office 365, kunstmatige intelligentie en andere technologische innovaties kan een belangrijke stap zijn. Zo zijn er verschillende manieren om medewerkers bij te spijkeren.
Trainingstips voor Office 365
- Microsoft Learn: Dit is een gratis online leerplatform van Microsoft waar je cursussen kunt volgen over verschillende Office 365-applicaties en andere Microsoft-producten. Ze bieden interactieve modules en leerroutes: Microsoft Learn.
- LinkedIn Learning: Biedt uitgebreide cursussen over Office 365 en andere technologieën, inclusief certificeringsvoorbereidingen: LinkedIn Learning.
- Coursera: Samen met partneruniversiteiten biedt Coursera cursussen en specialisaties op het gebied van digitale vaardigheden en technologieën.
- Pluralsight: Een platform voor technische trainingen, waaronder Office 365 en andere IT-gerelateerde onderwerpen: Pluralsight.
- YouTube: Er zijn veel kanalen en tutorials beschikbaar die uitleg geven over Office 365-applicaties en andere technologische tools, zoals deze video’s:
Meer weten?
Samen kunnen we werken aan een (digitale) toekomstbestendige overheid die optimaal dienstbaar is aan de samenleving. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Wendel de Vries, 06 15 24 10 98 of w.d.vries@telengy.nl.
