Eind april 2017 is Telengy-adviseur Ron van Dijck gestart bij Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs om de Europese aanbesteding voor het outsourcen van de ICT te begeleiden. Deze aanbesteding was noodzakelijk omdat de overeenkomsten met de huidige leveranciers en dienstverleners eindigde. Nadat Telengy veel gemeenten heeft begeleid bij Europese aanbestedingen, vooral op het gebied van het outsourcen van ICT, is het de eerste onderwijsinstelling waar Telengy een succesvolle aanbesteding heeft afgerond.

Limburgs Voortgezet Onderwijs

Stichting Limburgs Voortgezet onderwijs, afgekort LVO, is een van de grootste onderwijsbesturen van Nederland. Onder dit bestuur vallen 21 scholen voor voortgezet onderwijs in de provincie Limburg. In totaal zitten er ruim 26.000 leerlingen op de scholen van LVO, en met circa 3.000 personeelsleden is LVO een van de grootste werkgevers in Limburg. Daarnaast bestaat de ICT infrastructuur van LVO uit zo’n 30.000 gebruikersaccounts en bijna 10.000 werkplekken.

Uitvraag

Om de juiste uitvraag in de markt te zetten, hebben we  naast een programma van eisen, een helder verhaal en een aantal gunningscriteria gebruik gemaakt van een standaard schema waarbij het inzicht in de scope duidelijk wordt:

Projectteam

Een dergelijke aanbesteding kun je uiteraard niet alleen doen. Daarom is er een projectteam opgesteld, waarin de volgende rollen waren vertegenwoordigd:

• De inkoper voor het bewaken van het proces.
• De ICT- architect om de vakinhoudelijke zaken.
• De manager ICT als opdrachtgever en verantwoordelijke.
• Een medewerker uit het onderwijs als vertegenwoordiger van de gebruikersorganisatie.
• Administratieve ondersteuning vanuit Telengy.
• De adviseur vanuit Telengy.

Het verloop

• Na een gedegen voorbereiding en het opzetten van een inkoopstrategie, programma van eisen, aanbestedingsdocument en de vereiste bijlagen is op 25 oktober 2017 de aanbesteding gepubliceerd op Tenderned.
• Na twee rondes Nota van Inlichtingen zijn er op 7 december 2017 uiteindelijk negen offertes binnengekomen.
• Door het grote aantal inschrijvers, was het even de zeilen bijzetten om alle offertes adequaat en objectief te beoordelen. Deze beoordeling gebeurde eerst individueel en uiteindelijk in teamverband (op basis van consensus).
• Op 18 januari 2018 is uiteindelijk het voornemen tot gunnen gepubliceerd en na de Alcatel-termijn is uiteindelijk op 1 februari 2018 de opdracht gegund aan Switch IT Solutions: een organisatie die in ‘gemeenteland’ niet bekend is maar in de wereld van het onderwijs al aardig wat ervaring heeft opgedaan.
• Hiermee is de opdracht voor Telengy geëindigd met als resultaat een succesvolle aanbesteding binnen de gestelde termijn en binnen het gestelde budget.

Ervaring van de klant

Maurice in de Braek, manager ICT van stichting LVO en opdrachtgever voor deze opdracht vertelt over zijn ervaringen:

Tijdens de interne besluitvorming rondom het uitbesteden van beheerdiensten hadden wij een duidelijk beeld van onze eisen en wensen. Intern ontbrak echter de kennis en ervaring om deze om te zetten in een inkoopstrategie die voldoet aan alle gestelde eisen. Met de professionele hulp van Ron van Dijck is er een gedegen Programma van Eisen samengesteld dat enerzijds inzicht geeft in onze behoefte en anderzijds een scherpe evaluatie van de aanbiedingen faciliteert. Door de inschrijvende partijen is later aangegeven dat zij zelden een dergelijk scherp geformuleerd programma tegenkomen.

Naast zijn rol in de voorbereiding heeft Ron ook het inkoopteam uitstekend gefaciliteerd tijdens de beoordeling van de inschrijving. Zijn ervaring tijdens vergelijkbare trajecten heeft ervoor gezorgd dat we een eerlijke en goed doordachte afweging hebben gemaakt. Zijn analytisch vermogen (Wat staat er nu echt? Is dat een antwoord op onze vraag?) heeft gezorgd voor een heldere en goed onderbouwde keuze. Wij hebben er alle vertrouwen in dat we dankzij dit gedegen selectietraject een optimaal passende dienstverlener hebben gevonden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl.