In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat, het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen.

Het model dat in dit artikel wordt toegelicht is: het overheidsontwikkelmodel.

Elke gemeente kent zo haar problemen en uitdagingen, dat zal niemand verbazen. Maar hoe die te lijf gaan, is een worsteling van menig managementteam. In veel gevallen worden de issues per afdeling of thema op de MT-tafel gelegd. De vraag is dan: stuk voor stuk aanpakken en/of kiezen voor een meer structurele benadering?

Het overheidsontwikkelmodel is een ‘instrument’ dat daarbij kan helpen. Het model is afgeleid van het INK managementmodel. De basis van het model stamt uit 1988, is daarna nog enkele malen op specifieke onderdelen aangepast en is in de afgelopen decennia een praktijkbestendig model gebleken. Het overheidsontwikkelmodel (kwaliteitsmodel overheidsorganisaties) is een gemeente-specifiek model dat wordt beheerd door De Bestuursacademie Nederland, dat op haar website een uitgebreide definitie geeft van het model.

Kenmerken model

Enkele kenmerken verdienen evenwel kort de aandacht:

• Het INK model telt 9 velden, het overheidsontwikkelmodel telt er 10, waarbij ‘informatie’ expliciet als organisatiegebied is opgenomen. Zeker voor gemeenten, die we toch wel zeer informatie-intensieve organisaties kunnen noemen, is dat een pluspunt.
• Het model moet van rechts naar links worden gelezen: “Om …. (doelstellingen in de resultaatgebieden) te bereiken, gaan we  …. (acties en projecten in de organisatie) doen”.
• Het model kent zowel een sterk instrumentele/blauwe insteek (PDCA: Plan-Do-Check-Act cyclus) als een meer menselijke/zachte kant (IMWR: Inspireren, Mobiliseren, Waarderen, Reflecteren).
• Het model waarborgt een integrale benadering van de organisatievraagstukken i.p.v. een geïsoleerde aanpak. De lijnen tussen de velden illustreren de samenhang en onderlinge afhankelijkheden.
• Door de verander- en verbeterenergie op de juiste velden te richten komt de organisatie als geheel meer in balans.
• Het model blijkt een prima ‘praatplaat’ te zijn aan de managementtafel.

Toepassingen

Het overheidsontwikkelmodel (en de ondersteunende hulpmiddelen) kent meerdere toepassingen. Zo is het een instrument om met het MT (en eventueel een schaduwgroep uit de organisatie) een doorlichting te doen van de gemeente op de genoemde velden. Daar zijn ondersteunende vragenlijsten en stellingen voor beschikbaar. Duidelijk wordt welke de sterke en zwakke plekken in de organisatie zijn. Na de organisatiediagnose is het model toepasbaar bij het opstellen van de organisatie-ontwikkelagenda. Verbetering kan plaatsvinden op één specifiek (achtergebleven) terrein, maar ook is het mogelijk een actieplan uit te zetten op het geheel. Door de opzet van het model met kenmerken per ontwikkelgebied, krijgt het MT als het ware verbeterhandreikingen aangereikt. Via deze wijze kan periodiek (bijvoorbeeld tweejaarlijks) met een doorlichting de voortgang gemonitord worden.

Een geheel andere toepassing is om het model te gebruiken als een soort leidraad voor het opstellen van uw concernplan of de afdelingsplannen. Het is zelfs mogelijk om het uitgewerkte plan vervolgens te ‘plotten’ op het model. Daarmee heeft u een jaarplan in één oogopslag. Het overheidsontwikkelmodel zou je een paraplumodel kunnen noemen, het model behandelt namelijk alle organisatiethema’s. Op elk van de genoemde 10 velden zijn er vervolgens modellen/methodieken beschikbaar voor meer detail en diepgang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het 9 vlaks model van Rick Maes (informatie), ITIL, BISL en LEAN (processen), de veranderaanpak van Annemarie Mars (leiderschap), de SWOT-analyse (beleid en strategie), het inkoopmodel van Kraljic (middelen) en het ServQual model van Zeithaml (waardering door klanten).

Meer weten?

Adviseurs van Telengy hebben veel ervaring met het overheidsontwikkelmodel en hebben in meerdere situaties geadviseerd en begeleid bij de toepassingen. Dit betroffen onder andere het begeleiden van een doorlichting met het MT  en het uitwerken van een ontwikkelagenda of een directieplan. Dit artikel is de eerste in een reeks waarin wij laten zien welke methoden en technieken de Telengy-adviseurs gebruiken in hun dagelijkse werk.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ger Manders, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl.