Telengy-adviseur Lizette van der Velden heeft van afgelopen september tot en met eind maart bij de gemeente Berg en Dal meegewerkt aan de migratie naar de ICT-samenwerking in het Rijk van Nijmegen (IRvN). Lizette vertelt over deze overstap.

De opdracht

“De gemeente Berg en Dal heeft, samen met zes andere gemeenten, een aantal jaar geleden besloten om de automatisering samen te doen,” vertelt Lizette. De gemeente had namelijk, net als veel van de andere gemeenten, een kleine afdeling ICT met een eigen servicedesk. “Toen werd bedacht: kunnen we dit niet slimmer organiseren in de regio? Door samen te werken en de krachten te bundelen, kon de kwetsbaarheid sterk verminderd worden. Hier is het IRvN uit ontstaan. Het is namelijk heel handig als de basis hetzelfde is, dus als je dezelfde infrastructuur hebt en op hetzelfde netwerk zit.”

De gemeenten hoefden op technisch gebied zelf niets te organiseren; dit werd verzorgd door het IRvN, die eigenaar was van het project. Wel moesten gemeenten er zelf voor zorgen dat inwoners en bedrijven geïnformeerd waren. Berg en Dal was, na de gemeenten Beuningen, Druten, Heumen, Mook en Middelaar, Nijmegen en Wijchen, de laatste in de rij die overstapte naar het IRvN. “Hierdoor lagen er al draaiboeken bij andere gemeenten en konden we de ‘lessons learned’ bij hen ophalen.”

Werkzaamheden

Lizette bewaarde het overzicht en was de eerste toegang tot vragen. De focus lag vooral op de gevolgen van de overstap voor alle werknemers van de gemeente en de inwoners en bedrijven. De gemeente Berg en Dal moest namelijk, net als de andere gemeenten, een paar dagen ‘uit de lucht’. Ambtenaren konden dus niet bij hun mailbox en vakapplicaties lagen plat.

Ook voor inwoners en bedrijven had dit gevolgen. Er moesten noodprocedures opgezet worden, want niet alle zaken konden stilgelegd worden, zoals het aangeven van een kind of aanvragen van een paspoort. Dit moet je als gemeente goed organiseren en via sociale media en plaatselijke kranten voorlichting geven aan inwoners en bedrijven. Lizette vertelt: “Uiteindelijk is alles heel goed verlopen, en hebben we de reservedagen die ingebouwd waren niet nodig gehad.”

“Dankzij goede voorbereidingen, instructies en ondersteuning door IRvN is de eerste week na de overgang geruisloos verlopen.”
– Edwin van der Velde, gemeentesecretaris Berg en Dal –

Mensen meekrijgen

Medewerkers moesten meegenomen worden in de verandering. “Iedereen snapt wel dat er samengewerkt moet worden, maar met de overstap naar het IRvN moesten bijvoorbeeld de applicatiebeheerders hun manier van werken aanpassen en kregen zij andere autorisaties en taken. We moesten meer in een keurslijf werken en dit

bracht de nodige bureaucratie met zich mee vanwege de afspraken die met het IRvN waren gemaakt. Hier moest iedereen aan wennen,” zo stelt Lizette.

Maar de voordelen wogen hier volgens Lizette zeker tegenop: “De gemeente Berg en Dal is nu vooral ontzorgd wat betreft automatisering. Het IRvN is nu verantwoordelijk voor het netwerkbeheer en het op orde houden van de applicaties. Dit wordt namelijk steeds ingewikkelder, want er kunnen bijvoorbeeld virussen binnenkomen. Dat is nu geborgd, omdat er bij het IRvN nu meer deskundigheid in huis is. Ook zijn er minder meerkosten, is de deskundigheid gebundeld en als er een applicatiebeheerder op vakantie is, kan het werk worden opgevangen.” Door deze voordelen ging uiteindelijk iedereen mee in de verandering.

Zaken om rekening mee te houden

Op tijd starten en van tevoren goede afspraken maken, is volgens Lizette cruciaal: “Wanneer de ICT uitbesteed gaat worden: start op tijd, want je hebt vaak, zeker bij een samenwerkingsverband, te maken met veel partijen waardoor veel afstemming nodig is. Een lange aanlooptijd is dan ook niet te voorkomen, maar hier moet wel rekening mee worden gehouden. Ook was er in Berg en Dal sprake van een overgangsfase waarbij enkele medewerkers al overgedragen waren aan het IRvN, maar er nog wel werk was bij Berg en Dal. Hierbij is het van belang goede afspraken te maken, bijvoorbeeld dat de medewerkers die overgedragen zijn nog wel betrokken zijn bij de omgeving in Berg en Dal.

Tot slot

De gemeente Berg en Dal zit nu in de fase na de migratie, maar Lizette speelt nog steeds een rol. “Wanneer er bepaalde zaken niet lopen of er problemen ontstaan, vergt dit een hoog aanpassingsvermogen van medewerkers en een hoog probleemoplossend vermogen van het IRvN. Een goede relatie met het IRvN en continue communicatie blijft dan ook van belang.”

Noot van de redactie

‘Mensen meekrijgen’ lijkt haaks te staan op de conclusie van Telengy-adviseurs Stella Mol en Luciënne Wynans in het artikel ‘Digitale veranderingen binnen gemeenten‘. Echter, de veranderingsfase overstap naar het IRvN is een ander soort verandering dan die Stella en Luciënne bespreken. Bij de migratie naar het IRvN worden medewerkers namelijk niet meegenomen in de afweging om wel of niet te migreren (een beslissing die voortkomt uit de ambitie en urgentie van de organisatie), maar worden medewerkers wel meegenomen in het omgaan met deze verandering in hun dagelijks werk.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.