In een tijdsbestek van twee jaar maakte een gemeentelijke organisatie een ontwikkeling door naar een professionele cultuur waarin open wordt gecommuniceerd, constructief wordt samengewerkt en regelmatig wordt gereflecteerd op eigen handelen. Een management development traject, waarin het gezamenlijk vormgeven van een professionele cultuur middels samenwerking centraal stond, heeft hier zeer positief aan bijgedragen.

Externe coach van Telengy

De gemeente had behoefte aan een externe coach om het managementteam te begeleiden. De coach van Telengy trof een organisatie aan met hard werkende medewerkers en managers. Een eenheid naar de burger toe met grote onderlinge betrokkenheid, maar geen professioneel werkklimaat en teveel open eindjes op het gebied van cultuur en samenwerking. Geen aanspreekcultuur, weinig onderlinge feedback, indirecte communicatie en knelpunten die onvoldoende opgelost bleven. Te lief en voorzichtig naar elkaar.

Middels individuele gesprekken met managers en medewerkers werden deze bevindingen bevestigd. Uit antwoorden op vragen als “Hoe werken jullie in teamverband? Wat zijn de sterke en verbeterpunten? Hoe gaan jullie de samenwerking versterken? Hoe kunnen jullie het verleden afsluiten en focussen op de toekomst?” bleek de sterke behoefte aan teamontwikkeling met een praktische insteek.

Doelstellingen duidelijk geformuleerd

Voorafgaand aan het traject zijn de doelstellingen duidelijk geformuleerd. “Managers begeleiden in het nemen van eigen verantwoordelijkheid, het creëren van een aanspreekcultuur binnen het team, het eigen maken van een cultuur gebaseerd op reflectie, samenwerken, prestatiegericht en zelfsturing.” Deze doelen waren allen gericht op de voorbeeldrol die een manager heeft binnen een organisatie met het uiteindelijke effect van een organisatiebrede cultuurverandering.

Kernkwaliteiten en valkuilen

Op basis van deze doelstellingen zijn enkele succesvolle stappen gezet zoals een onderzoek naar de kernkwaliteiten en valkuilen van zowel het managementteam als de individuele managers. Ook de bewustwording van hoe je op elkaar kunt reageren door elkaar professioneel feedback te geven. De medewerkers zien dagelijks het positieve effect van dit traject, zo bleek uit het evaluatiegesprek. Op de kamers van de managers hangt een aantal kernachtige uitspraken waar de managers af en toe naar wijzen: ‘Weet je nog …?’.

Bewustwordingsproces

De deelnemers begonnen het ontwikkeltraject zeer kritisch en sceptisch, legden echter verbinding met de verandering en waren uiteindelijk positief over de resultaten. De volgende leerpunten hebben ze tijdens de evaluatie benoemd: “Feedback geven en aannames controleren. De wijze van vraagstellen, doorvragen op antwoorden en het oefenen met dieptevragen. Het bewustwordingsproces met betrekking tot teamprocessen en ieders rol daarbinnen. De interactieve gesprekken in groepjes en de groeiende bewustwording van hoe met collega’s en problemen in een team om te gaan.”

Uiteindelijk stonden de resultaten er, namelijk een professioneel managementteam met sterke aansturing. Het heeft bewustwording opgeleverd van manieren van communiceren naar elkaar toe en daardoor een constructievere sfeer. Open communicatie, elkaar bevragen en aannames controleren. Meer openheid en meer ‘durf’ om dingen met vertrouwen bij de juiste personen neer te leggen op basis van competenties. Vergroting van de professionaliteit en veel doorbroken patronen.

Aanspreekcultuur versterkt besluitvorming

Eigenlijk is het bereikte resultaat het best bijgebleven. Binnen deze organisatie is nu een aanspreekcultuur met open en directe communicatie, die de besluitvorming van het managementteam aanzienlijk heeft versterkt. Zeker omdat ook de gemeentesecretaris door tussentijdse coaching zijn leiderschapsrol heeft versterkt, waardoor hij het proces zelf goed kon begeleiden. De communicatie verloopt nu heel goed en regelmatig reflecteren ze zelf tijdens intervisiemiddagen de verbeteringen. Maar ook om de verandering te borgen, iets wat in de afronding van de teamcoaching nadrukkelijk aandacht heeft gekregen.