Sinds 2020 werd thuiswerken (onverwachts) de standaard. Het gevolg was dat veel organisaties zijn overgegaan tot de aanschaf van Microsoft365. Hiermee werd het namelijk mogelijk om vanuit huis te kunnen vergaderen, via MSTeams. Nu we dit, op het aan/uit knopje van de microfoon na, onder de knie hebben, kijken organisaties langzaam verder naar wat Microsoft365 nog meer te bieden heeft. Al snel komt men dan uit bij SharePoint en daarmee de mogelijkheid om bestanden op te slaan in de cloud. Dit biedt immers, mits juist geïmplementeerd, kansen die het digitaal (samen)werken kunnen bevorderen. In dit artikel delen we hoe je in dit proces kunt aansluiten bij de verschillende type gebruikers binnen jouw organisatie.

Halverwege 2021 speelde bij de gemeente Gennep de vraag naar een structuur waarbij informatie ontsloten, vindbaar en beheersbaar is zodra Microsoft365 breder in gebruik genomen wordt. Door eerst de huidige situatie te inventariseren en mogelijkheden met elkaar door te nemen, werd al snel duidelijk hoe een bredere uitrol van waarde kan zijn. In de daaropvolgende weken hebben we een lijst met uitgangspunten bepaald en een daarbij passende inrichting van Microsoft365 uitgewerkt.

Adoptie?

De uitwerking deed ons beseffen dat een succesvolle implementatie afhangt van hoe gebruikers met de inrichting omgaan en of zij ook werken volgens de gestelde uitgangspunten. Zo ontstond de vraag:

hoe zorgen we voor een adoptie van Microsoft365, waarbij gebruikers werken volgens de door ons opgestelde uitgangspunten en inrichting?

Het werd duidelijk dat we hiervoor eerst een goed beeld moesten krijgen van de medewerkers en hun verschillende behoeften in digitaal (samen)werken en ondersteuning daarbij.

Hoe zijn we te werk gegaan?

Hierop hebben we interviews van 30-45 minuten gehouden met 27 medewerkers (ongeveer 20% van de organisatie). Deze medewerkers hebben we via een aselecte steekproef geselecteerd. Voor de interviews hebben we gebruik gemaakt van een vaste vragenlijst met de ruimte om ook andere vragen te stellen. Op die manier bleef het ook gewoon een leuk en goed gesprek.

De focus in deze gesprekken lag op 3 facetten:

1. 1. De ervaringen van een medewerker met ICT.
   2. De reactie op veranderingen met betrekking tot digitaal werken.
   3. Hoe de medewerker zelf meegenomen wenst te worden in digitale veranderingen.

Op basis van de antwoorden zijn we vervolgens overeenkomsten en verschillen gaan analyseren om deze hierna te kunnen groeperen. De uitkomst van onze analyse laat vijf verschillende groepen zien. Waarbij twee groepen dusdanig weinig voorkomen binnen de organisatie dat we deze niet verder hebben uitgewerkt. De drie groepen die wel vaker terugkomen binnen de organisatie, hebben we verder uitgewerkt tot persona’s.

Persona’s

Deze persona’s geven ons veel waardevolle inzichten om over te gaan tot een succesvolle implementatie. Zo heeft Persona A behoefte om samen te werken aan documenten en het delen van bestanden. Tegelijkertijd is deze persona kritisch naar en reflectief op de organisatie. Dit betekent dat we deze persona in een vroeg stadium bij de ontwikkelingen gaan betrekken en hier ook actief over laten meedenken. Ook is deze persona behulpzaam naar andere collega’s toe. Dat komt goed uit, omdat de grootste groep, vertegenwoordigd in Persona B, nog zoekende is binnen de digitale wereld en alle mogelijkheden die er zijn. Deze groep zullen we daarom op verschillende manieren ondersteunen. Persona C kenmerkt een groep medewerkers die minder of niet gevoelig is voor trends en dus ook minder behoefte heeft aan digitale veranderingen. Wel werkt deze persona, net als de andere twee, graag zowel thuis als op kantoor. Digitaal samenwerken bevorderen is dus voor alle persona’s van meerwaarde. Daarmee is dit een gezamenlijk belang dat de organisatie, ondanks de verschillende adoptiebehoeften, kan verbinden in de beoogde verandering.”

Hoe verder?

Voorafgaand aan onze gesprekken hadden we als doel om een beeld te krijgen van de medewerkers en hun verschillende behoeften in digitaal (samen)werken. Met dit inzicht kunnen we bij de inrichting van Microsoft365 inspelen op wat de medewerkers van meerwaarde vinden. Daarnaast hebben we nu in beeld hoe medewerkers graag meegenomen worden met veranderingen.

De verschillende persona’s die uit de analyse zijn gekomen, zijn niet alleen van meerwaarde voor de inrichting van Microsoft365. Ook bij andere projecten kunnen deze gebruikt worden. We kunnen de gebruikersadoptie binnen toekomstige projecten nu beter afstemmen op de medewerkers van gemeente Gennep. Zo zorgen we dat iedereen zich thuis voelt in de digitale wereld!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Thomas de Jong, adviseur bij Telengy, 06 21 97 84 86, t.d.jong@telengy.nl of met Margot Maas, Informatieadviseur bij Gemeente Gennep, m.maas@gennep.nl.