In 2020 gaat de manier van informatie-uitwisseling voor PGB op de schop. Doel van het nieuwe systeem is betere ondersteuning voor de PGB-gebruiker (budgethouder en zorgverlener), het verhogen van de rechtmatigheid en het verlagen van de uitvoeringskosten. En daarnaast een efficiëntere afhandeling van dossiers, beter inzicht in de verschillende zorgfuncties en geautomatiseerde controles (om zodoende onrechtmatige handelingen te voorkomen) voor gemeenten. Deze verandering raakt niet alleen uw administratie, maar vraagt ook om beleidskeuzes.  

PGB 2.0

De officiële planning gaat uit van een invoering van PGB 2.0 in 2021. Gemeenten zullen in 2020 gefaseerd overgaan op het nieuwe systeem. Deze overgang vraagt meer van gemeenten dan enkel wat technische aanpassingen via de applicatiebeheerder, namelijk: 

• maken van beleidskeuzes; 
• aanpassen van werkprocessen; 
• actief informeren van budgethouders; 
• (een aanbeveling is ook het) herbeoordelen van vertegenwoordigers budgethouders.  

Beleidskeuzes

Door invoering van PGB 2.0 kan de gemeente het PGB–budget beschikken op zorgfunctieniveau (type zorg) en hierop controleren. Dit kan een handig middel zijn om te sturen op effectieve zorginzet en verantwoording richting de Raad. Het is aan gemeenten om te kiezen of zij hier de meerwaarde van zien of een algemeen PGB-budget beschikken. Andere beleidskeuzes die gemaakt moeten worden zijn: 

• Mag de zorgverlener reiskosten declareren op het toegekende budget?
• Mogen bijkomende zorgkosten zoals cursussen of entreegeld gedeclareerd worden?
• Is een feestdagenuitkering onderdeel van het pgb-budget?
• Is een vast maandloon als pgb-uitkering toegestaan?
• Mag na overlijden nog tijdelijk de hulpverlening worden uitbetaald (overlijdensuitkering)?

Een andere keuze die vóór conversie naar PGB 2.0 gemaakt moet worden, is of vertegenwoordigers van budgethouders opnieuw gecontroleerd dienen te worden. In het bestaande PGB-systeem controleren gemeenten de vertegenwoordigers, maar kunnen budgethouders achteraf zonder controle dit aanpassen bij de SVB. In het nieuwe systeem valt deze achterdeur weg, waardoor naar verwachting een grote oorzaak van PGB-fraude weggenomen wordt. Een goede screening vooraf op vertegenwoordigers (met name bij risicogroepen; vertegenwoordiging bij volmacht en ouders) lijkt daardoor aan te raden.  

Aandachtspunten voor uitvoering en realisatie

Monitoring en toetsing

Als de gemeente beleid kiest om op zorgfunctie-niveau te beschikken, is het belangrijk om dit actief te monitoren. Vanuit de SVB krijgt de gemeente maandelijks een signaal als op een zorgfunctie overbesteding plaatsvindt. Dit kan ook in PGB 2.0 nog plaatsvinden, omdat de SVB enkel controleert of er voldoende budget in totaal is (dus over de zorgfuncties heen). Dit om ruimte te bieden aan de budgethouder om zorg flexibel over de maanden in te zetten. Het is aan de gemeente wat met deze signalen gedaan wordt en wie hierop controleert. Kies dus bewust of enkel op rechtmatigheid of ook op doelmatigheid getoetst wordt.   

Ondersteuning software

Het is zeer belangrijk dat de gemeente voor de invoering controleert of de softwareleverancier al klaar is voor de overgang. Ondersteunt de applicatie berichtenverkeer iPGB 2.0 om zo berichten aan de SVB aan te leveren? En is er een inputveld in de software om de vertegenwoordiging te registreren? 

Voordat de organisatie overgaat naar het PGB 2.0–platform, wordt eerst een proefconversie uitgevoerd om te controleren of alle informatie van het oude systeem (PGB 1.0, het huidige SVB–portaal) goed overgaat naar het nieuwe platform. Als er geen afwijkingen zijn, kan een definitieve conversie over naar het nieuwe systeem.    

Externe communicatie

• Budgethouders 

Uiteraard is het bij de overgang van belang dat budgethouders geïnformeerd worden. De VNG heeft hier standaardbrieven voor beschikbaar en raadt aan om deze 6 én 3 weken voor de overgang te verzenden.  

Wanneer beleidskeuzes (negatieve) financiële gevolgen hebben voor budgethouders dan moet de gemeente rekening houden met een redelijke overgangstermijn.  Bespreek dit met de juridisch adviseur. 

Vanaf de invoering is de gemeente het eerste aanspreekpunt voor  inwoners over PGB. Bij technische vragen over het PGB 2.0–systeem en vragen over de arbeidsrechtelijke toets en werkgeverstaken kunnen toegangsmedewerkers warm doorverbinden richting de SVB. Alle andere vragen zijn voor de gemeente om te beantwoorden. 

• Partners 

Het is ook zeer zinvol om diverse samenwerkingspartners te informeren. Denk bijvoorbeeld aan de onafhankelijke cliëntondersteuner, andere verwijzers binnen de Jeugdzorg zoals de huisartsen en de partners waarmee de gemeente samenwerkt. Zij kunnen de inwoner ook voorzien van informatie en advies. 

Interne communicatie en afstemming

Door bovenstaande zaken dienen alle medewerkers die te maken hebben met het PGB geïnformeerd en geïnstrueerd te worden. Denk aan de toegangsmedewerkers en consulenten, de backoffice, communicatiemedewerkers (o.a. voor juiste informatie op de website), applicatiemedewerkers en afstemming tussen Jeugd- en Wmo–beleidsmedewerkers en financiële medewerkers.  

Vragen of advies?

Wilt u meer weten, neem dan contact op met Tim van der Pol, 06 21 36 68 58, t.v.d.pol@telengy.nl of Femke de Vos, 06 52 58 57 08 of f.d.vos@telengy.nl.