In de oktober editie van Overheid in Beweging schreven we met ‘Portfoliomanagement voor dataprojecten (1)’ een introducerend artikel over de meerwaarde van portfoliomanagement bij het inbedden van datagedreven werken in de bedrijfsvoering van lokale overheden.

Centraal hierin staat de ‘Datatafel’, een stuurgroep/team die verantwoordelijk is voor:

1. inventariseren van dataprojecten, door informatiebehoefte te identificeren en maatschappelijke doelstellingen te verbinden aan datagedreven toepassingen;
2. prioriteren en selecteren van dataprojecten door middel van een afwegingskader;
3. overzicht behouden op alle aangevraagde, lopende en afgeronde dataprojecten;
4. monitoren van lopende dataprojecten, delivery management.

In dit artikel richten wij ons op de laatste twee verantwoordelijkheden.

Het proces

Datagedreven werken is meer dan een project, het is een proces waarbij vragen uit de samenleving of organisatie vertaald worden naar waardevolle oplossingen. In grotere gemeenten kan dit proces op meerdere plekken afspelen binnen de organisatie, waarbij meerdere datateams autonoom aan hun projecten werken. Ook zijn er organisaties die meer taakgericht werken, waarbij de data-ontsluiting, opslag, analyse en de visualisatie los van elkaar gebeuren. Tot slot is de definitie van ‘af’ of ‘klaar’ moeilijk te definiëren bij een dataoplossing.

Uit het bovenstaande kunnen we concluderen dat datagedreven projecten vaak niet lineair verlopen, daarom wordt er vaak iteratief gewerkt. Een dataoplossing wordt in meerdere ronden opgeleverd. Het overzicht behouden en monitoren van het proces is daarom belangrijk, maar ook lastig.

Overzicht houden

Door nieuwe initiatieven te inventariseren, prioriteren en selecteren geef je bewust richting aan de toekomst. Een organisatie heeft echter ook te maken met het heden en verleden. De al lopende projecten zijn vaak op een organische manier ontstaan en kennen geen heldere afbakening. Om bewust wendbaar (bij) te kunnen sturen wil de organisatie ook deze informatie meenemen in de keuzes. Een herevaluatie van lopende projecten is aan te raden.

Wanneer dataprojecten tot uitvoer komen wordt een overzicht dynamisch. Zoals te lezen in het artikel  Aan de basis van Project Portfolio Management is duurzaam project portfolio management gebaat bij gedegen periodieke rapportage van vastgestelde waarden. Een datatafel komt periodiek bij elkaar en ter voorbereiding kunnen de programmanager, kwartiermaker of projectleiders dit overzicht bijwerken en bijhouden.

Er bestaan meerdere applicaties waarmee de organisatie overzicht kan houden op alle aangevraagde, lopende en afgeronde dataprojecten. De een geavanceerder dan de ander. Belangrijk is echter dat de gemeente kiest voor een wijze van overzicht houden die aansluit op waar de organisatie op dat moment behoefte aan heeft en/of klaar voor is. Een lijst in Excel kan in het beginstadium al voldoende houvast bieden. Met als meerwaarde dat de organisatie ervaring opdoet met het ophalen van informatie, het houden van overzicht en het nemen van besluiten op basis van deze informatie. Ervaringen die indien nodig meegenomen kunnen worden in de uitvraag van een applicatie of het doorontwikkelen van portfoliomanagement.

Monitoren en Delivery

De datatafel is verantwoordelijk voor de voortgang van de projecten. Vanuit het overzicht is het verstandig een voortgangsrapportage te ontwikkelen. Waarbij de projectleider van elk dataproject een voortgangsrapportage dient op te stellen. Een voortgangsrapportage zou minimaal uit de volgende onderdelen moeten bestaan:

De datatafel beoordeelt en bespreekt het overzicht met daarin de verwerkte rapportages. Zij maakt een afweging en legt de puzzel op welke wijze alle dataprojecten gezamenlijk de meeste waarde creëren voor de gemeente. Projecten die bijvoorbeeld in het begin erg hoog scoorden in de prioriteitenlijst blijken na een eerste cyclus meer risico te hebben en meer capaciteit te vragen dan ingeschat en worden gestopt.

Beheer en Evaluatie

Het opleveren van een oplossing trekken wij graag bij het in beheer nemen van de oplossing. Binnen gemeenten is dit een grote uitdaging. Om dit te verbeteren kan diegene die de oplossing gaat gebruiken vroegtijdig betrokken worden. Ook is het voor de datateams interessant om na verloop van tijd te meten of de oplossing gebruikt wordt op de werkvloer en op welke wijze.

Voor afronding is het aan te raden om onderstaande activiteiten uit te voeren:

• het schrijven van een overdrachtsdocument (naar de lijn), waar naast een beheerstechnische overdracht ook goed omschreven staat waar en op welke wijze de oplossing gebruikt kan worden, wat de beperkingen en mogelijk ethische vraagstukken zijn;
• het schrijven van een evaluatierapport voor de datatafel, waarin de geleerde lessen staan die verzameld en gedeeld dienen te worden met alle projectleiders;
• een laatste voorgangsrapportage waarin bijvoorbeeld de planning versus realisatie van afgeronde projecten staat. Deze informatie kan zorgen voor een steeds realistischer beeld van de planning bij een soortgelijk vraagstuk;

*Een tip van ons is om deze documenten beperkt te houden in tekst, maar veel aandacht te besteden aan het delen van deze ervaringen, dit kan dagelijks, wekelijks, maandelijks.”

In onze visie is een project pas opgeleverd wanneer de organisatie de oplossing beheert en na een aantal maanden uit de metingen blijkt dat de oplossing gebruikt wordt.

Meer weten?

Wij vinden het ontzettend leuk om aan dit artikel te werken, nog leuker vinden we het om met u in gesprek te gaan. Mocht u dit willen neem dan vooral contact met ons op: Thomas de Jong, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 21 97 84 86 of via e-mail: t.d.jong@telengy.nl.