Gemeenten zijn goed op weg met datagedreven werken, meestal is het onderwerp opgenomen in een i-visie, er is datastrategie opgesteld en de eerste pilots werpen hun vruchten af. Nu is het tijd om datagedreven werken onderdeel te maken van de bedrijfsvoering en daarmee de strategische doelstellingen van de gemeente te ondersteunen. Met onderdelen portfoliomanagement kunnen organisaties dit op een bewust wendbare wijze realiseren. Porfoliomanagement is een organisatie-inrichtingsvorm waardoor organisaties kunnen sturen richting een transitie van datagedreven werken die aansluit bij de beleidsdoelstellingen.

In dit artikel maken wij een eerste aanzet om een vorm van portfoliomanagement in te zetten bij datagedreven werken.

Van maatschappelijke doelstellingen naar dataproject

Een overheidsorganisatie kent meestal een missie, visie, coalitieakkoord en/of een strategische kompas waarin de maatschappelijke doelstelling en wensen worden vastgelegd. Deze worden (verplicht) vertaald naar een begroting, waarin verschillende thema’s, opgaves, doelstellingen en ambities worden samengevat met het bijbehorende financiële plaatje.

De ambtelijke organisatie spant zich in om deze doelstellingen te verwezenlijken middels een programma, project of beleid. Aan de hand van de voorliggende doelstelling kan er behoefte zijn aan strategische, tactische of operationele informatie. Daarbij kan de informatie zich richten op het verleden (wat is er gebeurd?), heden (wat gebeurt er?) of de toekomst (wat gaat er gebeuren?). De informatie kan mogelijk worden gecreëerd middels een dataproject. De bovenstaande factoren bepalen in grote mate de complexiteit en de haalbaarheid van een dataproject.

Om te kunnen bekijken of een dataproject goed aansluit bij de maatschappelijke doelstellingen van een organisatie is het verstandig om een kort vooronderzoek te doen en dit vast te leggen in een zogenoemde PID.

Projectinitiatiedocument (PID)

Wanneer er een informatievraagstuk in de organisatie naar boven komt is het de kunst om overzicht te creëren op wat een mogelijk dataproject inhoudt, wat het strategische belang is, wat de haalbaarheid is en aan welke randvoorwaarden het moet voldoen.

Hiervoor gebruiken wij een PID, deze wordt door de ambtelijke opdrachtgever en het datateam gezamenlijk ingevuld. Het document bestaat uit een aantal vragen die de belanghebbende aanmoedigen een realistisch plan te maken.

Voor elke PID wordt ook vastgelegd wie de bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en de betrokken projectleider van het datateam en de domeinexpert zijn. Hierdoor is de verantwoordelijkheid goed belegd.

Op hoofdlijnen komen de volgende onderwerpen aan bod in het PID:

Algemene uitvraag project
Hierin worden de algemene projectgegevens ingevuld. Denk aan onderwerpen als de aanleiding, het doel, resultaat, afbakening, aanpak, (beoogde) effecten, relaties met andere projecten, planning, doelgroep, projectteam, benodigde capaciteit en urgentie.

Strategisch belang
Het strategisch belang gaat over de relaties van het project ten opzicht van de gemeente haar maatschappelijke doelstellingen, de inwoners, ondernemers en/of klanten. Een project kan zich ook richten op het verbeteren van de dienstverlening of de bedrijfsvoering. Tot slot wordt er bepaald of een project duurzaam is, wat betekent dat het hergebruikt kan worden of misschien ingezet kan worden bij andere organisaties.

Haalbaarheid
Onder dit kopje kan het datateam de complexiteit en de haalbaarheid van het vraagstuk beter onderzoeken. De vragen richten zich o.a. op de benodigde kwaliteit van data, de beschikbaarheid van de juiste technieken, kennis en vaardigheden en of er financiële middelen zijn.

Randvoorwaarden
Voor een dataproject kan starten moet er gekeken worden naar de ethische en privacy aspecten. Ook moet er gekeken worden naar de nazorg, wat en op welke wijze wordt er gearchiveerd, welke data wordt vernietigd en wie neemt een dataproduct/dienst in beheer.

De datatafel

Om synergie in dataprojecten te behouden is er een team, stuurgroep of ‘datatafel’ nodig. Deze groep is verantwoordelijk voor:

1. inventariseren van dataprojecten, door informatiebehoefte te identificeren en maatschappelijke doelstellingen te verbinden aan datagedreven toepassingen;
2. prioriteren en selecteren van dataprojecten door middel van een afwegingskader;
3. overzicht behouden op alle aangevraagde, lopende en afgeronde dataprojecten;
4. monitoren van lopende dataprojecten, delivery management.

Aan deze datatafel kan ook flexibel ruimte zijn voor stakeholders of inhoudelijke/domein-experts. In een overzicht worden alle informatiebehoefte en (aangevraagde) dataprojecten bijgehouden. De groep  bestudeerd van te voren alle binnenkomende PID’s en vraagt waar nodig om extra duiding. In gezamenlijk overleg start de datatafel dan met de prioritering en selectie. Vooral het afwegen welk dataproject wel en welke niet wordt uitgevoerd en op welk moment, is een uitdaging. Door gebruik te maken van een afwegingskader die alle leden van de vergadering los van elkaar invullen kan een meer democratisch en gewogen besluit worden genomen.

Onze tip, een PID kan nooit behandeld worden door de datatafel wanneer de haalbaarheid niet is vastgesteld door het datateam.

Een voorbeeld van een afwegingskader:

Optioneel kan het afwegingskader afgezet worden tegen kosten en tijd. Hierdoor ontstaat er een efficiëntie vs. waarde matrix. Hierin moet er bijvoorbeeld zorgvuldig worden gekeken naar de inzet van capaciteit voor een groot dataproject mogelijk kan met de inzet van dat project vier kleinere projecten uitgevoerd worden met cumulatief meer waarde.

Het moment van starten is afhankelijk van het geheel. Daarom is overzicht behouden op alle aangevraagde, lopende en afgeronde dataprojecten van groot belang. Prioritering en selectie van een nieuw PID vindt namelijk altijd plaats in samenhang met alle geïnventariseerde informatiebehoeften, aangevraagde- en lopende dataprojecten.

Hoe je makkelijk overzicht houdt middels monitoring en vervolgens bewust en wendbaar deliverymanagement toepast, bespreken we binnenkort in een vervolgartikel.

Tot slot

Hopelijk bent u in dit artikel wijzer geworden op welke wijze portfoliomanagement kan helpen bij het prioriteren en selecteren van dataprojecten. Het goed organiseren van deze methode kan u helpen bij de transitie naar een datagedreven organisatie en synergie creëren tussen meerdere (data)projecten.

Meer weten over portfoliomanagement of datagedreven organiseren? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Thomas de Jong, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 21 97 84 86 of via e-mail: t.d.jong@telengy.nl.