Burgers en bedrijven die producten of diensten afnemen van gemeenten, kunnen vaak het verloop van de afhandeling daarvan niet volgen. Gemeenten bieden namelijk niet altijd een Persoonlijke Internet Pagina of een MijnGemeente portaal aan. En als die wél aan burgers en bedrijven wordt aangeboden, is de informatie veelal summier en niet altijd toereikend. VNG heeft samen met een aantal gemeenten ProductDienstStatus gelanceerd: de publieke variant van de commerciële Track&Trace. Real-time en kanaalonafhankelijk statusinformatie opvragen over zaken die een burger of bedrijf bij een gemeente heeft lopen.

Vanuit het programma Omnichannel is een referentiearchitectuur opgesteld waarin ProductDienstStatus (PDS) is uitgewerkt. De basis hiervoor betreffen de API-standaarden voor Zaakgericht Werken die het bestuur van de VNG al per 1 april 2021 volgens het principe ‘pas-toe-of-leg-uit’ als standaard heeft verklaard. De referentiearchitectuur is uitgewerkt volgens de 5-lagen van de informatiekundige visie Common Ground en past zo prima in de ontwikkelingen die momenteel binnen de overheid plaatsvinden. Uitgangspunt hierbij is dat zowel burgers en bedrijven als de medewerker van de gemeente over dezelfde informatie beschikken. Gegevens kunnen via verschillende kanalen bij de bron worden opgevraagd. Een burger gebruikt hiervoor bijvoorbeeld een webpagina of een app terwijl een medewerker van de gemeente een procesapplicatie tot zijn of haar beschikking heeft.

Van StUF naar API

Maar gemeenten kunnen toch al statusinformatie over zaken opvragen en beschikbaar stellen? Er is toch al een standaard die hierin voorziet? Dat klopt, maar de StUF-standaard wordt niet meer doorontwikkeld en staat innovatie en snelle aanpassingen aan nieuwe (klant)behoeften in de weg. De API-standaard voor Zaakgericht Werken is eenvoudiger te implementeren en de techniek (gebruik van API’s) wordt over de gehele wereld toegepast.

Hackathon

In de week na Pasen heeft een aantal gemeenten tijdens een 4-daagse hackathon PDS beproefd. Gemeenten hebben samen met hun leveranciers oplossingen bedacht en ontwikkeld om aan te tonen dat het verstrekken van statusinformatie over zaken op een nieuwe en innovatieve manier mogelijk is. Bovendien is aangetoond dat de implementatie van de oplossing relatief snel te realiseren is.

MijnOmgeving Den Haag

De gemeente Den Haag had de focus gelegd op het tonen van statusinformatie in een MijnOmgeving. Via de interface (gebaseerd op NL Design System) van de MijnOmgeving kunnen burgers en bedrijven nu het verloop van hun aanvraag volgen en krijgen ze inzicht in de processtappen die de gemeente nog moet uitvoeren. Met de introductie van substatussen krijgt een burger of bedrijf rijkere informatie aangereikt waardoor (naar verwachting) onnodige telefoontjes naar het KCC worden voorkomen.

Open Webconcept Buren

Dat nieuwe ontwikkelingen gebaseerd op Common Ground makkelijk door andere gemeenten overgenomen kunnen worden, heeft gemeente Buren aangetoond. Door de code van de gemeente Den Haag te (her)gebruiken en aan te passen naar hun eigen ‘couleur locale’ heeft de gemeente Buren in een paar dagen tijd een eigen MijnOmgeving ingericht. Dit is de basis voor verdere uitbreiding van hun digitale dienstverlening en een mooie toevoeging op het Open Webconcept.

Hybride StUF en API OWO-samenwerking

De OWO-samenwerking (gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland) wilde aantonen dat hun huidige, StUF-gebaseerd zaaksysteem aangepast kon worden naar de nieuwe API-standaard voor Zaakgericht Werken. Beide standaarden blijven in gebruik (het Common Ground principe Nieuw naast Oud) zodat gefaseerd en in eigen tempo de nieuwe standaard in gebruik genomen kan worden. Bestaande procesapplicaties die nog StUF gebruiken, blijven op die manier functioneren en procesapplicaties die al API-gebaseerd werken, kunnen dan ook de statussen van zaken opvragen.

Medewerkersportaal Tilburg

Gemeente Tilburg heeft een proef gedaan vanuit het perspectief van de medewerker. Vanuit een medewerkersportaal (CRM-systeem) wilde de gemeente Tilburg meerdere zaaksystemen bevragen. Dit zijn niet alleen StUF-gebaseerde zaaksystemen, maar ook API-gebaseerde zaaksystemen. Er is een mechanisme bedacht die het mogelijk maakt om via één API-bevraging meerdere zaaksystemen met verschillende koppelvlakstandaarden te benaderen.

Toekomstig gebruik

Tijdens de demo’s op de laatste dag van de hackathon is gebleken dat er in een relatief korte tijd mooie resultaten door de gemeenten en hun leveranciers zijn behaald. De komende maanden werken de gemeenten samen met hun leveranciers de ideeën en oplossingen verder uit en worden testomgevingen ingericht. In een gecontroleerde pilotomgeving wordt ervaring opgedaan en getoetst of deze nieuwe functionaliteit aansluit bij de behoefte van de burger, bedrijf of medewerker. De verwachting is dat volgend jaar de gemeenten PDS in productie gaan nemen. Het idee is om vanaf 2023 bij veel meer gemeenten de PDS-functionaliteit te implementeren.

Als u als gemeente nu al aan de slag wilt met PDS, hoeft u niet tot volgend jaar te wachten. Veel componenten zijn (in de basis) al beschikbaar. Een aantal leveranciers biedt al zaaksystemen aan die voldoen aan de API-standaard voor Zaakgericht Werken. Ook leveranciers die Persoonlijke Internet Pagina’s of MijnGemeente componenten aanbieden, werken soms al met de nieuwe standaard. En tot slot zijn er genoeg leveranciers die integratiesoftware leveren om alle componenten met elkaar te verbinden.

Meer weten?

Wilt u meer informatie over wat ProductDienstStatus inhoudt en wat het voor uw organisatie kan betekenen, neem dan contact met me op. Ik vertel u er graag meer over: Paul Jansen, adviseur bij Telengy, 06 53 63 93 02, p.jansen@telengy.nl.