Evenals veel andere gemeenten maakt Leudal werk van de verdergaande digitalisering (en daarmee de verbetering) van de dienstverlening en de bedrijfsvoering. Vele -vaak op zichzelf staande- initiatieven zijn in het verleden opgepakt. Om de gewenste verbetering te bereiken, is evenwel in Leudal geconcludeerd dat eerst de basis op orde moet zijn (bestaande knelpunten moeten uit de weg worden geruimd), voordat de weg vrij is voor meer baanbrekende initiatieven. Die baanbrekende initiatieven zijn overigens wel degelijk nodig om als gemeente mee te kunnen met de brede maatschappelijke en technologische veranderingen op het gebied van ICT en e-dienstverlening.

Basis op orde brengen

Voor het aanbrengen van meer samenhang en regie op het geheel is Telengy-adviseur Ger Manders in het najaar van 2016 gevraagd om de gemeente Leudal daarbij te ondersteunen. Om dit op een beheerste manier te doen is het neerzetten van ‘de basis op orde’ vormgegeven als een tweejarig programma, met een aantal onderliggende projecten. Om de grote lijn voor ogen te blijven houden is een programmaplan opgesteld, dat door het MT is vastgesteld. Ger vervulde de rol van programmacoördinator met de volgende taken:

• Coördineren en bewaken van (de projecten binnen) het programma namens het MT.
• Op- en bijstellen van het programmaplan.
• Adviseren (gevraagd en ongevraagd) aan de opdrachtgever van het programma, de opdrachtnemer van het programma, MT en de opdrachtgevers van de projecten en de projectleiders (zowel op projectmatig werken als op de inhoud).
• Initieren en bewaken van de functionele samenhang tussen de projecten.
• 4-wekelijks rapporteren van de (geconsolideerde) stand van zaken aan het MT.

De nadruk in het werk van de programmacoördinator (in nauwe samenwerking met de programmasecretaris) ligt op projectmatig werken en monitoring. De verantwoordelijkheid voor inhoud en resultaten ligt bij de individuele opdrachtgevers (afdelingshoofden).

Nut en noodzaak 38 projecten

Bij de start (januari 2017) omvatte het programma maar liefst 38 projecten. Onder begeleiding is voor elk project een projectopdracht geformuleerd onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Dat blijkt vaak al geen sinecure. Het concreet duiden wat nut en noodzaak van het project is, wie de opdrachtgever is, wat de (incidentele en structurele) financiële impact is, wanneer er wat wordt opgeleverd en wat de afhankelijkheid is van andere projecten is lastig, maar wel noodzakelijk gebleken. Ook is een strak monitoringregime ingevoerd: 4-wekelijks wordt de voortgang van de projecten gerapporteerd aan het MT. Per kwartaal wordt de verantwoordelijk portefeuillehouder geïnformeerd.

Top 7 projecten als fundament

In het eerste halfjaar 2017 zijn er 7 projecten succesvol afgesloten. Gaandeweg bleek dat de vele projecten binnen het programma wel een erg grote wissel trekken op de organisatie en dat het lastig om er goed grip op te krijgen en te houden. Om die reden is rond de zomer door het MT beslist om de projectportefeuille in de dikken tot de ‘top 7’ projecten die écht het fundament vormen voor de verdergaande verbetering. De ‘top 7’ bestaat uit projecten op het gebied van documentmanagement, bestuurlijke besluitvorming, P&C-cyclus en enkele procesoptimalisaties.

Door het ‘indikken’ van het programma is er meer focus op het beperktere aantal projecten, hetgeen de voortgang ten goede is gekomen. Inmiddels is het programma stevig in de steigers gezet en wordt het projectmanagement door het MT en de programmasecretaris ingevuld.

Programmasecretaris Jeroen Hesen over de inzet van Ger:

“Met het structureren van het programma en zijn kritische vragen heeft Ger een goede basis gelegd voor het projectmatig werken binnen Leudal.”

Op dit moment is Ger aan de slag bij de gemeente Heerlen als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het werk van Ger in Leudal, neem dan contact op met Ger Manders via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl