De informatievoorziening bij de overheid staat steeds vaker in de belangstelling; niet alleen de succesvolle projecten maar helaas ook de problemen met ICT. Onderzoekers en media lijken deze bij voorkeur ook wat zwaarder aan te zetten, wellicht omdat dat nu eenmaal meer exposure oplevert. Als gevolg van al deze aandacht vinden er steeds meer Rekenkameronderzoeken plaats naar gemeentelijke informatievoorziening. Een recent artikel over de machtspositie van leveranciers op de gemeentelijke markt heeft de nodige reacties losgemaakt. Dit zijn zowel reacties die de verhoudingen verder op scherp zetten, als reacties die de nodige nuancering aanbrengen. Rob Meijer schetst in zijn blog een goed en verhelderend beeld van de problematiek.

Behoefte aan onafhankelijk onderzoek

Telengy voert als onafhankelijk adviesbureau veel onderzoeken, audits, quickscans en projectevaluaties uit. Alle aandacht voor gemeentelijke informatievoorziening lijkt de vraag naar dergelijke onderzoeken aan te wakkeren. Ook Rekenkamers roeren zich steeds meer op dit gebied. Mogelijk wordt dit nog verder versterkt door berichten over ‘slapende’ Rekenkamers die te weinig initiatief nemen.

Aanpak Rekenkameronderzoeken

Rekenkameronderzoeken zijn bijzonder vanwege de positie van de Rekenkamer. De Rekenkamer onderzoekt immers in dienst van de gemeenteraad en die gaat niet over de ambtelijke organisatie maar over het gevoerde beleid. De grens tussen beleid en bedrijfsvoering is echter niet altijd scherp aan te geven, zeker niet als het gaat om gemeentelijke informatievoorziening. Het vergt ervaring en inzicht in de verhoudingen en de nodige zorgvuldigheid om recht te doen aan ieders rol en verantwoordelijkheid.

Het onderzoek is mede bedoeld voor personen die geen specialistische kennis hebben van gemeentelijke informatievoorziening. Dat stelt uiteraard eisen aan de onderzoeksaanpak en de wijze van rapporteren. De onderzoeken moeten vaak volgens een door de Rekenkamer vastgestelde aanpak worden uitgevoerd. Er moet bijvoorbeeld vooraf een normenkader (toetsingskader) worden opgesteld, een feitenonderzoek worden uitgevoerd en er moeten interviews worden afgenomen. De conceptresultaten moeten voor hoor en wederhoor aan de organisatie worden voorgelegd. De conceptrapportage wordt vervolgens opgeleverd aan de Rekenkamer die daarmee de eigen onderzoeksrapportage met conclusies en aanbevelingen opstelt.

Vertaling naar de praktijk

Uiteraard gaat er veel geld rond in gemeentelijke informatievoorziening en ICT. Dat is ook nodig om de vele ontwikkelingen en uitdagingen het hoofd te kunnen bieden. Een terechte vraag is of al die middelen wel goed besteed worden en het beoogde effect hebben en of de kosten wel in goede verhouding staan tot de baten. Dit leidt in de praktijk tot onderzoeksvragen zoals:

• Wat is het gemeentelijke beleid ten aanzien van ICT en informatievoorziening?
• Wat is de status van de huidige voorzieningen, hoe actueel is de gemeente?
• Wat geven we eigenlijk uit aan informatievoorziening en ICT en hoe verhoudt zich dat tot andere gemeenten?
• Wat willen we bereiken, welke doelen en concrete resultaten worden daarvoor nagestreefd?
• Zijn we klaar voor de ontwikkelingen die nog op ons afkomen? Is onze organisatie daarop toegerust en hebben we hiervoor wel voldoende middelen gereserveerd?
• Wat is de rol van de gemeenteraad op dit punt en wat is de eigen verantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie?
• Hoe komen de beslissingen over investeringen in ICT en informatievoorziening tot stand?
• Hoe worden de projecten uitgevoerd en aangestuurd?
• Is er zicht op de kosten-baten verhouding van investeringen en wordt daarop gestuurd?
• Wordt er gerapporteerd over de voortgang en behaalde resultaten?

Aanbevelingen gemeentelijke informatievoorziening

Uit de vele audits en Rekenkameronderzoeken ontstaat uiteraard ook meer inzicht in de aandachtspunten als het gaat om gemeentelijke informatievoorziening. Hieronder enkele aanbevelingen die vaak van toepassing zijn:

• Betrek de gemeenteraad bij ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en moderne technologie. Informeer de raad en betrek ze bij de keuzes en prioriteiten.
• Bepaal als gemeenteraad welke inbreng en invloed gewenst zijn en maak hierover afspraken met de ambtelijke organisatie.
• Biedt de organisatie de ruimte om bestaande voorzieningen in stand en actueel te houden, zowel in personele als financiële zin.
• Bepaal als gemeenteraad samen met de organisatie welke ruimte er (nodig) is voor ontwikkelingen en innovatie in de vorm van doelstellingen op hoofdlijnen of op projectniveau. Ga als gemeenteraad echter niet op de stoel van de organisatie zitten.
• Rapporteer over de voortgang vanuit de organisatie. Monitor dit vanuit de organisatie (op directieniveau) en vanuit de gemeenteraad.
• Voorkom dat de ICT-organisatie altijd het voortouw neemt of moet nemen voor ontwikkelingen. Faciliteer de directie en het management om deze rol op te pakken.

Recente publicaties

Ten slotte volgen de ontwikkelingen op het gebied van technologie en informatievoorziening elkaar in steeds hoger tempo op. De houdbaarheid van bestaande oplossingen staat hierdoor steeds meer onder druk vanwege de complexiteit en kosten die deze met zich meebrengen. Doorgaan op de langgeleden ingeslagen weg biedt niet langer garanties voor een houdbare en succesvolle informatievoorziening. Gemeenten moeten zich bezinnen op al deze ontwikkelingen en de wijze waarop zij hier mee om willen en kunnen gaan. Het gaat de komende jaren zeker nog voor ingrijpende verschuivingen en veranderingen leiden. Deze veranderingen gaan overigens veel nieuwe en aantrekkelijke mogelijkheden bieden, zowel voor gemeenten als voor burgers en bedrijven. Ton publiceerde al diverse artikelen rondom dit onderwerp. Deze zijn te vinden in zijn profiel op onze website.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.