De gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert zijn ambtelijk samengevoegd onder de naam ´werkorganisatie CGM´. Deze ambtelijke samenvoeging heeft op 1 januari 2014 plaatsgevonden. De werkorganisatie CGM heeft in een meerjarenplanning de ambities op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering vastgelegd. In de meerjarenplanning staan met name de projecten voor 2015 en 2016 opgesomd. De projectkalender was nog niet verder uitgewerkt dan een planning op hoofdlijnen als gevolg van de werkzaamheden in het kader van de harmonisatie van drie gemeenten. Het was dan ook niet duidelijk wat de gevraagde capaciteit was en welke medewerkers de uren zouden moeten invullen. In deze zomer bleek de projectenkalender te ambitieus en heeft CGM pas op de plaats gemaakt. Telengy-adviseur Lizette van der Velden is gevraagd de projectkalender te reviewen en advies te geven welke projecten voorrang vragen.
De klok tikt
In juli realiseerden de medewerkers van de werkorganisatie CGM zich dat er nog een half jaar de tijd was om alle plannen uit de projectenkalender van 2015 te realiseren. Men had het idee dat de projectenkalender voor 2015 erg ambitieus was. Er werd aan alle projecten gewerkt, maar soms had een project ook last van de mindere voortgang van een ander project. Daarom wilde CGM graag de tijd nemen om een pas op te plaats maken, maar die tijd was er simpelweg niet. Dat was het moment waarop aan mij gevraagd werd om deze rol te vervullen en een review te houden.
De projecten die gepland waren voor 2015 zijn kritisch bekeken. Er is serieus overwogen of een project daadwerkelijk gerealiseerd moet zijn in jaargang 2015 of dat er uitloop mogelijk is naar 2016. Deze overweging was nodig om de juiste keuzes te maken. Indien een project wordt uitgevoerd om te voldoen aan de wettelijke kaders (zoals I-NUP bouwsteen Basisregistratie Grootschalige Topografie ofwel ´BGT´,) dan is uitstel niet mogelijk. Ook wanneer contracten opgezegd zijn, dan is een marktverkenning of eventuele aanbesteding op korte termijn noodzakelijk. Uiteindelijk zijn enkele projecten doorgeschoven naar 2016.
Doorpakken
De lijst van projecten voor 2015 is vervolgens uitgewerkt met een resultaatbeschrijving, doelbeschrijving en een huidige stand van zaken. Daarnaast is per project ingeschat hoeveel uren er nodig zijn en wie van de werkorganisatie CGM hierbij betrokken zijn. Dit alles met het doel om zoveel mogelijk projecten binnen de juiste kwaliteitskaders in 2015 te realiseren. Tot slot is er een advies aan het MT gegeven, met daarin de uitgewerkte voorstellen voor het realiseren van de eerder genoemde projecten in 2015.
Het was een zinvolle opdracht om uit te voeren. De medewerkers van de werkorganisatie CGM hebben het als nuttig ervaren om even stil te staan bij de huidige stand van zaken, het échte doel van ieder project aan te geven en vervolgens te kijken op welke wijze het resultaat in 2015 behaald kan worden. Na deze pas op de plaats is de werkorganisatie in september voortvarend aan de slag gegaan met de geprioriteerde projecten 2015. Er is nu een realistisch beeld voor 2015. CGM gaat deze werkwijze voor 2016 doorzetten en gaat nu al zorgen voor een goed uitgewerkte projectkalender voor 2016.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.
